外贸函电写作技巧

・１０８・　哈尔滨职业技术学院学报 ２０１２年第２期 Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｈａｒｂｉｎ　Ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　＆　Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ　Ｃｏｌｌｅｇｅ

外贸函电是商贸英语专业的核心课程，也是外贸

实践中被广泛运用的交流工具，主要内容包括建立商务关系、询盘、报盘、还盘、订单、合同、装船、保险、付款、索赔。作为一门融合了国际贸易的专业知识，英语写作技巧和商务谈判策略的综合技能课程，写出准确、得体和具有说服力的信函，必须掌握函电的写作技巧。

一、外贸函电基本特征

函电的写作技巧来源于对外贸函电特点的透彻理解，概括来说，外贸函电有以下三个特征。（一）专业性

由于外贸函电是商贸领域中的来往信函，服务于国际商业买卖，必然要体现出商贸领域的专业性。这种专业性体现在外贸函电的内容上，外贸函电的内容主要涵盖三方面：盘、谈和证。所谓盘，就是贸易中所有围绕商品的信息，除了最主要的价格，还牵涉到一系列的实务操作，比如贸易术语、包装、运输、投保等等。也就是说，这个小小的盘就涵盖了商品交易的所有专业细节。所谓谈，就是针对商品交易展开的谈判。外贸商都会立足于自己的利益，采用各种策略说服对方接受自己的条件，而就其谈判内容，又分为价格、包装、装运、保险和索赔等。所谓证，是指围绕商品的价值，所有权和货价支付编制的各种单据，其中关于货物价值的有发票、装箱单或重量单；关于货物所有权的有提单或运单；关于货价支付的有信用证和汇票。有时一则短短的函电就涵盖了上述三方面的内容，可见函电不仅本身可以承载实质性内容，而且可以充当单证往来的信息载体，其专业性可见一斑。（二）公文性

外贸函电的作用很大程度上是信息传递的载体，对于商人来说，如何用最短时间获知目的信息尤为重要，这也体现了时间就是金钱的现代商务理念。这一现实就决定了外贸函电的公文性。从宏观来看，这种公文性体现在函电的结构上。一般的外贸函电都有标题，能够给看信人第一时间传达函的中心信息或事由。除此之外，函电的结构一般由信头寒暄，意图表［收稿日期］２０１２－０２－２３

［作者简介］钟飞（１９８３－），男，江苏徐州工业职业技术学院信息管理学院教师。

中图分类号：Ｇ６４２ 文献标识码：Ａ 文章编号：１００８—８９７０—（２０１２）０２—０１０８—０２

达，理由说明，信尾希望。由于这种结构，收信人可以

跳过一些内容，直接挑拣所需信息，这样可以最短时间内处理公司日常大量的来往信函，准确地把握商机。从微观来看，这种公文性还体现在大量固定句型，词组搭配的使用上。这样一来，既使文章紧凑精干，同时实现了文章价值向其承载信息方面的倾斜，同样体现了时间就是金钱的商务理念。（三）目的两重性俗话说无奸不商，外贸函电也不例外，其中最主要的体现就是写者的双重目的。这种双重目的包括直接目的和间接目的。所谓直接目的，就是信函中提出的要求或建议；而间接目的是让这些要求或建议得到满足，主要体现在对潜在的利弊分析，即你给我做什么有好处，你不做什么有坏处；我给你做什么对你有好处，我给你做什么对我有坏处。刻意得夸大类似的好处和坏处，能够诱使对方的行为，达到自己的利益。比如拿询盘来说，写信人的直接目的是获知产品的所有信息，而间接目的是希望对方报价能给与特别的优惠。所以在询盘写作中，写信人往往会强调自己公司有多优秀，销售能力有多强，市场有多诱人，从而使卖方在报盘时会重视这些因素，也为后面的讨价还价提供筹码。这样的例子在函电写作中举不胜举。

二、外贸函电写作技巧外贸函电集专业性，结构性和灵活性于一身，针对外贸函电的这些本质，我们在写作实践中可以循序渐进，采用将函电写专，将函电写死，将函电写活的三步法写作技巧。（一）将函电写专

尽管函电的主要功能是传递信息，但是由于函电的使用者都是商贸方面的专业人才，不专的用语不仅会影响信息的准确性，而且也会影响公司的形象和从业人员素质的印象。因此把函电理解透彻，书写专业显得尤为重要。而如何透彻理解函电所承载的专业领域知识，而不流于对知识的死记硬背，最重要的技巧就是用英语单词本身来理解商贸知识。在函电中很多学生对信用证一知半解，我们可以从信用证的英文拼

浅谈外贸函电写作技巧

钟 飞

（江苏徐州工业职业技术学院， 江苏 徐州 ２２１１００）

摘要：外贸函电是商贸英语专业的核心课程，也是外贸实践中被广泛运用的交流工具，它融合了国际贸易的专业知识，

英语写作技巧和商务谈判策略，其综合性常常令写作者力不从心，无法照顾到信函的准确、得体和说服力。本文浅析外贸函电的特点，在此基础上总结出外贸函电的写作技巧，希望对专业英语教学和外贸实践活动起到抛砖引玉的作用。

关键词：外贸函电；国际贸易；商务谈判；写作技巧

・１０９・　哈尔滨职业技术学院学报 ２０１２年第２期 Ｊｏｕｒｎａｌ　ｏｆ　Ｈａｒｂｉｎ　Ｖｏｃａｔｉｏｎａｌ　＆　Ｔｅｃｈｎｉｃａｌ　Ｃｏｌｌｅｇｅ

写Ｌｅｔｔｅｒ　ｏｆ　Ｃｒｅｄｉｔ来透彻理解。我们可以看出信用证

就是一封关于信用的信，从而引出谁是写信人，谁是

收信人等。另外，学生对国际买卖中的收货人为什么

常用ｔｏ　ｏｒｄｅｒ　ｏｆ，　其实我们从ｏｒｄｅｒ上理解就恍然大悟

了。Ｏｒｄｅｒ是命令和指使，只有在一方有货或有钱的情

况下才能命令和指使别人，那在货物没有到达买方之

前，在信用证下，货已经属于银行了，所以收货人由银

行指定；在托收下，货还是卖方的，所以收货人由卖方指

定。下面我们以贸易术语用表格进一步诠释这一技巧。

（二）将函电写死

由于函电的公文性和实用性，决定了函电本身结构和用语的固定性。因此要写好一篇规范的外贸函电，首先应该归纳总结出书写函电的写作步骤。归纳总结书写函电的写作步骤时，既要锻炼自己学习的自主性和创造性，又要重视知识信息的准确性。我们可以通过两个步骤总结出步骤，即首先自主构思函电的写作结构。以询盘写作为例，我们可以通过设问方式来引出大致的写作步骤，如下表

那这是不是标准的或者说还有没有更加完善的框架呢？因此接下来我们可以根据教材课本给定的例文归纳出写作步骤，和开始构思的结构进行对比，修改完善之后得出最后的结构。［１］

（１）表达对对方产品的兴趣

（２）要求对方寄送资料和告知信息

（３）夸自己和市场，表达下大订单的信心

（４）信尾寒暄语

其次，根据归纳出的写作步骤，参照书上的范文例句，总结出每个步骤下有用的句型和词组。我经常问学生教过游泳的鱼和没教过游泳的鱼游泳时有何区别，同学们都很纳闷，鱼还用教吗？其实鱼都会游泳，但会跳舞的鱼一定是教过的。也就是说信函我们都会写，但写的好和坏，正不正宗则取决于我们使用的语句。因此归纳出各个步骤下常用的句型和词组，可以帮助我们快速正宗的书写信函。在归纳时，可以将词组细分成形容词性词组，动词性词组，介词性词组和副词性词组，这样可以增强学生的记忆和英语知识的嫁接使用。只有这样，学习才能以一当百，提高对知识的归纳和迁移能力。以询盘写作为例，我们按照上述方法总结出相应的语句，［２］如下表

（三）将函电写活

一篇好信函的关键包括三点：一信函的结构，这如同生物体的骨架；二语句修辞，这如同生物体的肉；三得体达意，这如同生物体的神。从函电的实用性来看，我们决不能忽视函电写作的神。很多人会说函电写作在网上都能找到，把姓名和日期改一下不就行了吗？这句话有它的道理所在。但并不意味着所有函电都一样，一样的东西就会缺乏它的吸引力和说服力。因此我们有必要强调写信的技巧，即怎样写出自己的信函达到达意传情，说服对方的效果。我们知道每一则外贸函电都有两个目的：直接的和间接的。所谓直接的目的就是这封信函的主要目的，比如询盘信函，它的直接目的就是获取对方产品的信息；所谓间接目的，是信函中触及到商务利益的目的，在询盘信函中，买方的商业利益就是希望卖方能够报低价。因此将函电写活的写信技巧主要集中在函电的间接目的的表述上。以询盘为例，买方如何才能使卖方报优惠的盘，进一步说就是买方在买卖中有什么优势。经过思考，我们可以知道买方本身的市场地位和买方的市场前景才是吸引卖方报低价的重要因素。因此，我们可以从市场地位和市场前景两方面要求学生收集句型。因此所谓的无奸不商中的奸就在对自己间接目的的表述上，而掌握这种技巧无疑对以后从事商务谈判有莫大的帮助。［３］见下表：

外贸函电内容繁杂，但只要掌握上述写作的三个技巧，可以轻松有序地完成课程的学习，提高信函写作的质量。同时由于技巧的层次性和步骤性，学生可以提高自身学习的主观能动性，增强自主动手的实践性。通过不断地实践，才能真正实现学有所用，终生学习的理想教育。

【参考文献】

［１］甘鸿．外经贸英语函电［Ｍ］．上海：上海科学技术文献出版社．２００４．

［２］李先庆．英语应用文写作［Ｍ］．北京：新时代出版社．２００３．

［３］邓建良．商务英语谈判［Ｍ］．北京：中国人民大学出版社．２００３．

　（责任编辑：

杨晓娜）