会展信息管理--信息技术与会展业

香港贸发局，之所以能如此有效地推广自己的展 览会，主要也得益于其所拥有的庞大数据库。香港贸 发局展览事务总监周启良称，贸发局累积了一个拥有 60万个商贸企业的数据库，其中香港10万家、中国内 地12万家、海外38万家，每年大约有240万宗商贸配对。
据周介绍，2001-2002年，香港展会共吸引买家27万
旅游规划系
（三）现场制卡系统
• 功能：对观众和展商的身份认证。
• 用于身份认证的卡有多种，如IC卡、磁卡、条码卡、二
维条码卡、打孔卡、光电卡
• 目前用于现场认证的系统主要有：
• 门禁防伪系统 • 通过联网门禁技术的证件防伪系统 • 照片卡防伪技术
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磁卡 IC卡
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门禁系统
◎ 扫描观众胸卡 ◎ 查看当前累计到达人次 ◎ 查看当前观众第几次进入会场 ◎ 知道当前观众的姓名/单位等基本信息 ◎ 和当前观众交谈后为之加备注 ◎ 用观众卡号或分级方式标记此观众为重要客户 ◎ 查看当前观众何时来过本展台
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• 2. 参展商需求信息的采集： 参展商对自己展台到访观众信息的收集、查询和 查看主办方会议通知以及反馈给主办方的需求信息 • 参展商信息采集方式：
展台管理 系统 • 操作：在展台读取到访观众的条码号，在内存中查找其详细信 息和达到本展台的次数、历次到达的时间等，并显示在屏幕上， 同时让操作人员输入汉字或英文备注，并可以查看主办方下发 的会议通知。
（一）信息收集层面 建立信息库：基本资料、参展行为 （二）展会现场服务层面 提高服务质量：更快、更准确
案例1：
蒙哥玛利展览集团的终身主席蒙哥玛利先生说：通过
40多年来的积累，我们储存了所有会展的观众数据。透过 问卷调查、参展注册或网上注册等方式了解他们的职务、

会展信息管理
• 1．1．4管理信息系统的基本功能和组成 1）管理信息系统的基本功能有：对信息进行
采集、处理、存储、管理、检索和传输， 以达到人们使用信息的目的。 2）管理信息系统的基本结构
会展信息管理
3）一个管理信息系统通常由三个基本的系统 组成：
（1）管理系统：由企业组织机构、管理人员、 规章制度等构成。
（2）信息处理系统：由相应的硬件、软件、 数据库、信ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ处理规程以及信息管理人员 等组成。
（3）信息传输系统：由终端设备、通讯线路 和通讯控制设备组成。
会展信息管理
1.2会展信息
1．2．1会展信息的概念
会展行业是一个交叉性很强的行业，对于会 展行业信息的定位也不能局限与行业本身， 它是一个信息极其密集的行业，对于起信 息的采集、传输、加工、存储、加工、更 新和维护亦是一个复杂的过程。
会展信息管理
本章实训
• 实训目标：了解国内外会展行业目前信息化建设 的基本情况。
• 实训题目： • 调研当地展馆，比较展馆的信息化建设和使用情
况。 • 调研当地主题展会，比较展会现场目前信息化建
设和使用情况。 • 调研当地会展企业，了解企业信息化建设和使用
基本情况。 • 组织讨论。
（2）会展管理信息系统的软件结构
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1．4 会展信息管理技术基础
1．4．1数据库技术基础 数据库技术是数据管理的技术，近年来发展
迅速。目前，各行各业对数据管理的需求 越来越多，数据库管理系统已经成为软件 产业的重要组成部分。
会展信息管理
1．4．2 数据管理技术的发展 数据库管理系统经历了30多年的发展演变，
1）信息是对客观事物特征和变化的反映。 2）信息是可以传递的。 3）信息是有用的。 4）信息是有用的知识。

引言概述：会展管理信息系统是指使用计算机技术和信息管理手段对会展活动进行全面管理和协调的一种信息系统。

随着会展业的迅速发展和信息技术的普及，会展管理信息系统在会展组织、展览设计、展览物流、展览市场等方面发挥着重要的作用。

本文将从系统概述、系统架构、系统功能、系统应用以及系统发展趋势五个大点阐述会展管理信息系统的详细内容。

正文内容：一、系统概述1.会展管理信息系统的定义和作用2.会展管理信息系统的基本构成要素3.会展管理信息系统的发展历程二、系统架构1.前台系统：包括展馆门票预订、参展商报名、参观观众注册等功能2.后台系统：包括展位布局、展品管理、会议日程安排等功能3.数据库系统：用于存储和管理会展相关的数据4.网络平台：提供在线服务和信息交流的平台三、系统功能1.参展商管理功能：包括参展商信息管理、展位分配管理、参展费用管理等2.议程管理功能：协助组织者安排会议日程、发放邀请函和议程安排信息3.参观观众管理功能：包括观众注册、讲座预约、交流沟通等4.会展物流管理功能：包括展品运输、展台搭建、展品存储等5.统计报表分析功能：提供会展相关的数据统计和分析报表四、系统应用1.会展组织与管理：提供全方位的会展信息管理和协调，提高会展组织的效率2.展览设计与展示：通过系统协助设计展位，提升展览的吸引力和展示效果3.展览物流和供应链管理：优化会展物流流程，提高物流效率和管理水平4.展览市场拓展：通过系统提供的大数据分析，助力会展市场的开拓和推广5.会展信息共享与交流：提供平台促进会展相关人员之间的信息共享和交流五、系统发展趋势1.移动化：将会展管理信息系统移植到移动设备上，方便用户随时随地操作和管理2.智能化：引入技术，提供自动化的会展管理和推荐功能3.数据化：通过大数据分析，提供更精准的会展市场分析和决策支持4.融合化：将会展管理信息系统与其他相关系统进行融合，提供更完善的服务5.国际化：扩展系统的应用范围，提供多语种、多货币的国际化服务总结：会展管理信息系统是会展业发展的必然趋势，它通过计算机技术和信息管理手段提高了会展组织的效率和水平。

6.2.1 企业电2.子1.商1 务信系息统的层次
作为资源的信息具有如下特点：
① 信息是和决策密切相关的，正确的决策有赖于足够的可 靠的信息，信息又是通过决策来体现其自身的价值的；
② 信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收；
③ 信息利用者会考虑到他们的花费对改进管理带来的功效 是否合算，来决定要否获取和利用该信息；
2.3.4 会展信息管理的分析
六
休
对于一次性会议和展会，不存在休会期间，
会
也就不需要进行休会期间的信息管理。但作为一
期
些类似年会性质的会议或不定期的会议，虽然每
间 信 息
次举办，性质相同，但讨论的主题可以不同，那
么在两次会议中间的时间，就成为休会期间。
管
理
2.3.5 实现会展信息有效管理的方 法
（1）信息管理的标准化 （2）信息管理的高效化 （3）信息管理的现代化
2.3.4 会展信息管理的分析
根据会展的进程的特点，具有5个信息发展阶 段，即筹备阶段、接待阶段、会展期间、结束阶段、 休会期间，各个阶段出现的信息具有不同的特点。
2.3.4 会展信息管理的分析
一
（1）筹备信息管理
筹
备
阶 段
（2）预算信息管理
2.3.1 信息管理的概念
（1）信息管理的对象是信息资源和信息活动 （2）信息管理是管理活动的一种
（3）信息管理是一种社会规模的活动
2.3.2 信息管理的主要内容
信 息
原始数据的收集
管
理
信息的输出
信息的加工
的 主
信息管理的
要
主要内容
内
信息的检索
容
信息的传递