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OA系统管理办法
第一章总则
1.1为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。
1.2 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设置、综合办公、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。
1.3 本办法适用于集团及所属各分公司。
第二章组织管理与职责
2.1集团综合行政部负责OA办公系统的管理、规划、实施、培训和检查工作;其主要职责:
（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销、权限设置等相关手续的审核工作；权限设置应严格按公司领导确定的使用权限设置，权限变更需经公司领导审批。
（二）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；
（三）负责OA系统公文种类流程的修改及修订工作；
（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的情况、问题；
（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；
(六)负责全公司办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级；
(七)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查；
（八）负责办公终端安全策略软件的安装；
（九）负责OA系统的数据备份，并对系统运行情况进行监控，保证系统安全稳定运行；
（十）做好其他相关工作。
2.2 各使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：
（一）负责本单位办公自动化的日常管理；
（二）指导和监督该系统在本单位的运行；
（三）负责与综合行政部的衔接工作。
2.3集团各部门及所属各分公司用户是OA系统的终端用户，各使用单位应结合本单位实际情况，制定相应管理办法，并指定本部门信息员，负责本部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。
第三章基础管理
3.1为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对
“企业信息化“的认识，OA审批人必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假须通过移动OA功能（云之家）完成审批事项。
3.2协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，应在1个小时内处理审批事项。凡因非客观因素不能及时审批的，应不超过1个工作日；若遇紧急业务，流程发起人可通过短信或电话告知审批人员。涉及财务结算事项，在收到原始票据后在规定时间内完成审批。费用报销事项在公司规定报销日前审核完毕。
3.3 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、部门经理、主管原则上应该全天在线，其他人员至少每天登陆四次OA系统（8:00、11:00、13:00、16:00），接收各类文件，处理待办事项。
3.4各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上进行归档。
3.5 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。
3.6OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设8位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员（账号密码）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设置里面，须立即对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。
3.7 每位OA用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整、准确、规范，并对所发布的内容和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。
3.8 有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，发起人可发送短信消息或者直接拨打手机进行提醒。
3.9因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由本人负责。
3.10 OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告等由综合行政部负责统一发布和管理。
3.11 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。
3.12个人信息的完善。在OA系统的个人设置里面，
必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。
3.13 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统流程实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。
第四章工作程序
4.1 综合行政部应建立OA办公系统用户台账，详实记录用户所属信息，包括账号信息、权限信息等。
4.2 OA账号的申请。申请人填写《OA办公系统变更申请单》（见附件1），经部门负责人和主管领导审批后，送综合行政部；综合行政部审核通过后，由OA系统管理员进行操作调整，并填写《OA系统台帐》进行登记。
4.3 OA流程管理。公司各部门需在OA系统中增加电子流程审批，由各申请部门填写《OA办公系统变更申请单》，经相关领导签批后，报送综合行政部，并提供已签发的制度、表单及流程图。由综合行政部根据《OA办公系统变更申请单》在系统中进行搭建、测试。需求部门的试用通过后，综合行政部负责发布流程，并在OA门户中发布启用公告。
4.4 OA账号信息变更。因公司人事调动，账号的信息发生变化时，由人力资源部填写《OA办公系统变更申请单》，经部门负责人审核后，提报综合行政部。综合行政部收到单据后，由OA系统管理员进行相应的调整。
