行政专员岗位职责
- 格式:docx
- 大小:15.26 KB
- 文档页数:2
一、职责概述:
根据公司行政管理制度,实施并完善各项制度,使公司的管理更加规范、合理;督导员工的日常行为;管理办公区域;管理日常行政事务;做好各部门的沟通桥梁。
二、岗位职责:
1.参与部门管理:
1.1参与部门管理,提出改善工作的建议;
1.2参加部门的相关工作会议,参与部门相关重要事项的决策;
2.文件管理
2.1负责执行公司文件管理有关制度,具体承办文件的编号、统一格式、文印、整理、收发、传递、存档、销毁等工作;
2.2管理公司的各类合同;
2.3审查合同内容的合法性、合同条款的严密性;
2.4建立合同档案,严格按照档案管理办法管理合同档案。
2.5参与草拟各种行政办公文件、制度;
2.6文件签批流程跟踪,签收登记等;
3.日常行政管理
3.1负责前台接待管理;
3.2负责办公室同事打印,复印,以及收发传真,快递等工作
3.3负责行政制度执行监控;
4.会议室管理
4.1会议召开前确保会议室的使用没有冲突,并通知需到会人员;
4.2准备好会议场所,调试会议室设备,确保投影仪、话筒、音箱、白板等使用正常;
4.3做好会议接待,做好会议签到及会议记录;
4.4会议结束后,整理会场,整理会议纪要并复核发放。
5.印章资质管理
5.1负责集团公司所有印章管理,以及公司日常用印与登记;
5.2负责公司各种证照管理,各类证照的登记、年审、变更、注销等手续办理;
5.3办理刻章登记与备案工作。
6.机票预订
6.1预订集团及所有分子公司员工机票及酒店,通知各公司对接负责人航班信息;
6.2机票及酒店费用的报销。
7.车辆管理
7.1对公司所有车辆及驾驶员的档案进行管理
7.2对公务车辆进行合理调度
7.3负责车辆的维护和保养及企业交通费用的控制
7.4负责组织办理车险等工作
8.后勤服务保障服务
8.1员工宿舍的管理
8.2办公区清洁卫生、环境绿化管理
8.3办公区内治安和消防管理
8.4其他后期服务及后勤保障工作
9.固定资产管理
9.1协助负责公司非经营性财产的统计、造册、调配、盘点及处置等工作
10.成本控制
10.1协助部门总经理严格控制各项行政办公费用的支出
三、权利
1.业务类
1.1合同审核权,印章使用审核权;
2.财务类
2.1日常常规费用报销权;
2.2机票、酒店预订费用报销权。