提高工作效率方法提高工作效率小方法

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提高工作效率方法提高工作效率小方法
工作效率是企业的生存之本，也是员工能够在企业中发展之
本，提高工作效率有什么小方法?一起看看吧。
提高工作效率小方法【1】
1.理清工作内容
佩吉•邓肯(peggy duncan)顾问提议，一旦发现自己工
作效率不高，首先应该知道自己做了些什么，因此，她建议可以
用一张纸详细记下自己在每个工作时段分别做了些什么事，通过
一个星期左右的记录，来了解究竟是哪些工作影响了工作效率。
2.立即执行
大卫•艾伦(david allen)表示，很多职场人士在面对问
题时，往往想得比做得多，因而耽误了许多时间，而随着时间的
流逝，要做而未做的事情越来越多，人也会因为事情繁杂而变得
毫无章法，哪个急就做哪个，每时每刻都在救火之中，当然无法
提高效率。
他认为，当事情出现时，应该第一确定自己想要的结果，然
后拟定行动步骤，立即执行。
3.写下工作清单
俗语说：“好记性不如烂笔头”，先将自己本年度要做的事
情写下，然后再一步步地划分，最后分解到每天，将工作计划自
上而下、由重至轻地记录下来，然后逼着自己按顺序完成，每完
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成一项就将其在计划中划去，随着这种习惯的建立，工作也会变
得越来越容易掌握。
4.工具包
大卫•艾伦认为，每个人都会找到不同的辅助工具来提
升自己的工作效率，所以不妨开一个小会，收集一下部门同事提
高效率的工具，并做成一个工具包，发给大家，让部门成员学会
并善用工具包，以提高效率。
5.化繁为简
工作的事务虽然多，但是在工作中必须学会化繁为简，即：
在一个时间段内专心处理一事，等这事处理完成或告一段落后，
再处理其他事情，不要三不五时就查收一下邮或与同事聊天，这
些都会影响工作效率。
6.注意休息
研究表明，每晚睡眠只有五六个小时的人，比起充足睡眠的
人，需要花费更多的时间才能完成同一工作。所以，哪怕工作再
繁重，也要注意休息，否则将会陷入工作越多、休息越少，休息
越少、效率越低，效率越低、工作更多的恶性循环中。
7.安排好业余生活
许多人习惯将工作带到业余生活中，以为通过拉长工作时
间，可以增强工作效率，实际上，一项新的研究表明：业余时间
从事跟工作无关的创意活动的受访者，在工作时间则更有效率更
有精神。
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提升工作效率的一些小技巧【2】
文尽量采用电子版保存，主要是便于携带和查询。
过去我存文名称的方式是：项目名称+文名+日期。便于电脑
自动按照时间排序，且易于在电脑中搜索。例如：xxx厂-接单及
交货统计-20XX0430
出差时，不必携带纸质文和资料，又重又累，只要携带一个
数据u盘即可。
如客户要求必需准备书面资料，可在下榻酒店的商务中心打
印。这样便捷又轻松。
工作邮箱与订阅电子杂志邮箱分开。
上班时，只看工作邮箱，从不开私人邮箱，这样，订阅邮来
时，不干扰工作。晚上再集中处理私人邮，查阅订阅的电子杂
志，分类和摘录资料极其高效。这样留给同事的印象也好：不在
工作时间阅读与工作无关的邮，显得专业。
写邮和做报表时，输入法语言栏移到电脑顶部中间。
需要调用和插入特殊符号时，常常要移动鼠标到电脑右下角
输入法语言栏点击软键盘，麻烦又别扭，总觉得不顺。后来我把
输入法语言栏移到电脑顶部中间，操作和看状态都更方便了。而
且，效率明显变得比过去高了。
文和文档采用云端存储方式。
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(我现在的文存在新浪微盘里，付费版有120g，工作文和参考
资料都足够存)，可在台式电脑、笔记本电脑、手机、pad上快速
读取。
会议记录尽可能在现场用电脑记录。
会议结束，记录完成发送。
写在白板上的会议记录，直接用手机拍摄。
发送。快，准确。
电脑记录的的项目，用一些自己习惯的符号标识：
如：■开始 ○结束 ●保留 ★ 记录(自己发现的问题和一些
忽然冒出来的灵感)▲ 提问(或存疑)。
邮处理：
1、严格执行处理不过夜的原则;
2、邮只读一遍，不拖沓，立即回复，防止浪费更多时间;
3、不能立即处理的邮，马上移到未处理专用文夹中，防止第
二天混在新邮中漏处理;
4、为了便于追踪、关闭和建立to
do清单，一封邮只谈一个主题或一事情。
5、为了防止邮漏掉附，写邮时，先添加附，再写主题和正
文，最后再添加收人。
6、一些只是知会信息和看过觉得没有价值回的邮，立即删
掉。
会议记录和相关邮保存在to do条目里，方便查询。
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to do清单，每周过滤一遍，之前觉得有价值，但几天后又觉
得无价值或价值不大的，删掉。
一定对自己的工作项目评价，分为：a-超过目标完成;b-达到
或者接近目标;c-实施但远离目标;d-基本未做。
我每周会统计一下自己所有工作项目的评价，若a+b过半，
则会奖励自己吃大餐、看电影、买书中的某一项。若d+c过半，
则立即将下周支出预算减半，并取消一些休闲计划，读书和训练
技能来填补取消计划所空出来的时间。
没有上司监督时，我们一定要自己给自己建立监督机制，督
促自己提升和持续进步。
提升工作效率的一些小技巧【3】
不仅要定期整理文，也要定期整理时间。
写邮和用电子版发送的文字类文，每段之间都多一空行，这
样便于高效阅读。
老板和上司拿来的一些别家的打印稿和文，需要重打成文字
的，可采用扫描或者直接用手机拍摄，而后用具有orc功能的软
提取文字，重新在word中编辑即可。
办公桌上电话放在左手边，且定位;笔筒和便签则放右手边，
如此以来，听电话时记录东西会很方便。
我所有办公文和资料，以及自己需要阅读的电子书籍，都使
用能自动同步到云端的文夹，这样可减少拷贝数据和文的时间。
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车间和现场工作太忙，实在没有时间坐在电脑前处理邮(一天
我的邮箱里大约会进来200封左右邮)，干脆自己买了个128g的
ipad，配上网卡。
无论走哪里，我都拿着ipad，有一两分钟空闲，可处理三五
封邮。有些问题，干脆在哪里碰到需要处理的人，立即从ipad上
调出来，面对面解决。快捷，明了。
因为我的电脑、ipad、手机都是苹果的，这样信息和效率可
高效整合。能提升效率，应立即投资，即使是自己掏腰包也无所
谓。不要斤斤计较办公设备一定要公司买，这样的人，难以成长
和超越。
所有阅读过的书籍，立即用豆瓣读书功能标识，建立数据
库，便于以后查询。
报纸内容信息大多没有价值，惟其提到的数字必经过编辑严
格校订，是准确、有价值的。
因此，我看报纸，一目半版，只记数字和关键词，其余的大
多是垃圾信息，看完直接丢掉。
需要存和给别人阅读的多页文，用订书机订，效率高，不要
用回形针，容易散、丢、漏。
懒人记录法：
曾有一上司，工作、学习笔记、逸闻趣事、灵感心得，分四
个笔记本记录，便于查找非常佩服，努力模仿和学习了很久，总
觉太麻烦费事。
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后来自己用懒人方式处理。无论公私事，还是学习心得、逸
闻趣事，都用一个笔记本，流水账式记录。在此之外，另建一较
大的中央笔记本，一天或者一周结束后，把零星记录的信息分门
别类，剪贴粘到中央笔记本上，方便日后查找。
职场类书籍，读过后舍不得扔掉，积了很多，携带不易，查
资料更麻烦，后来采用三法解决：
1、有价值的内容基本都浓缩在目录中，每次读完干脆缩印书
目录粘贴到笔记本上待查或备忘即可。
2、若书经典，对工作有极大帮助，值得反复读，则干脆买两
本，一本切掉书脊，把有价值的部分单独挑选出来装册。
3、有电子版，干脆直接购买电子版。
用金字塔原理写邮，节省自己思考的时间和别人阅读的时
间。
有灵感，马上记在笔记本后面，向前记，积累到一定程度再
整理。
笔记本页面若太大，对折成两半用，页面会漂亮，写得东西
也整齐，不会东倒西歪。这是9年前从一上司处学来的，一直用
到现在。
公司没有我需要型号和颜色的易事贴以及笔，我自己购买我
喜欢的易事帖，一些临时需要跟踪的项目，或者只是起提醒作用
的数字和信息，直接贴在电脑屏幕上，完成扔掉。
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有种铅笔我用惯了，手感非常好，用它甚至都会出灵感，所
以到哪里，我都自己买自己喜欢的笔。
手机、ipad充电器，我都买四个，家里一个，办公室一个，
车上一个，随时充电，防止因为没电而影响工作。
背包里永远背着笔记本电脑，充电器、usb线、刮胡刀。人走
哪里，包背哪里。
好处：
1、紧急出差，不会因为拷贝资料、找充电器之类浪费时间;
2、即使没有携带手机和ipad充电器，usb连接电脑，就是万
能充，可以给手机、ipad充电;
3、早上太忙来不及刮胡子，可以在车上完成。