食品安全管理程序版本/修订: A/O
安徽省恒利源食品有限公司.
食品安全程序文件汇编
版本修订: A/O
编制:食品安全小组审核:
批准:
发放编号:
持有部门:
受控状态: Y口N口
发布日期:二0一0年五月十日
实施日期:二0一0年五月十日
Page 1 of 40 本页修改记录
食品安全管理程序程序文件目录
版本/修订:
A/O
本页修改记录
Page 2 of 40
版本/修订: A/O 食品安全管理程序文件控制程序
c/HLY一01
1.目的
对与公司食品安全管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件适用版本。
2.范围
适用于与食品安全管理体系有关的文件控制。
3.职责
a.总经理负责批准发布食品安全管理手册。
b.食品安全小组组长审核食品安全管理手册。
c.各部门负责本部门文件的编制、管理和定期评审。
d.办公室负责公司食品安全管理体系文件的归口管理。
4.程序
4.1.文件的编写、审核、批准
a.食品安全管理手册由食品安全小组组长组织公司各职能部门编写，由食品安全小组组长审核，总经理批准发
布:
b.各部门文件由各部门编写，由部门负责人或其指定人员审核，负责人批准发布:手册或程序中有规定的，服
从食品安全管理手册或程序规定:
c.审批人对文件的充分性与适宜性负责。
d.文件正稿发布时要在办公室备案，对其编号，规定如下:
食品安全管理手册:手册代号/公司名称代号一版号一年号，如: 2010年制定的A版食品安全管理手册S/HLY-A-2010。
程序文件: C/ HLY -流水号)如:文件控制程序。C/ HLY - 01
作业指导书、管理制度等文件: ZY 文件流水号，如前提方案: ZY-01其它
文件的编号为:安恒宇( )第( )号
记录表式:表格代号*标准条款号一流水号，如:文件控制记录JL4. 2. 2-01注:
HLY一安徽省恒利源食品有限公司第一层次文件:食品安全管理手册第二层次文件:食品安全程序文
件
第三层次文件:作业指导书、其他文件、记录
本页修改记录
Page 3 of 40
4.2.文件的评审
a.每年由文件各发布部门公司对现有食品安全管理体系文件进行定期评审:
b.不定期的评审识别具体情况，如食品安全管理体系发生变化、内外部环境发生重大变化、纠正预防措施实
施及相关文件的变更等，要及时进行评审。
c.各部门结合平时使用情况，必要时予以更改或更新，执行4.3条款规定。
4.3.文件的更改(包括更新)
a.文件的更改要由原编写部门或使用部门提出，原审批人或岗位部门审批后实施。如果指定其它部门或岗位
人员审批时，该部门要获得审批所需依据的有关背景资料:
b.文件更改要填写《文件更改通知单»，审批人审批后指定人员持《文件更改通知单》按文件发放记录
逐一更改:
c.文件持有人监督更改人进行更改，确认无误后在更改单上签字:
d.对于小处更改，可直接在文件上划改，在更改处盖文件用章，在附页上记录更改状态:
e.对个别页换页，要在新页上标识版次及更改时间，在附页上记录更改状态。
f.文件整版更新时，新文件根据改动程度重编版号或加修订次序号，按原发放记录重新发放，同时收回旧文
件，参见.4.7
4.4.文件的发放、借阅、复制
a.文件的发布部门要确定文件的使用场所(部门) ，经办公室审核备案，填入《文件发放、回收记录»，经部
门负责人审批后发放，领用人领取文件时要在《文件发放、回收记录》上签名。
b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相要旧文件销毁:因丢失而补发的文件，要给予新的分发
号，并在《文件发放、回收记录》上注明已丢失的文件的分发号失效。
c.借阅、复制卫生质量管理体系有关的文件，由部门负责人批准后向资料管理人员借阅，资料管理人员要在
《文件借阅、复制登记表》记录借阅人、借还时间。复制受控文件按文件发放管理。
4.5.文件的保护
a.与食品安全管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方:
b.各部门文件由各部门保管。办公室每季度对各部门文件保管情况进行检查:
c.对受控文件，各部门资料员要及时填写本部门使用的文件的受控《受控文件清单》。每三个月要将清单副
本报办公室备案，如内容无变化，要通知办公室:
d.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别。
4.6.外来文件的控制
a.收到外来文件的部门，要根据文件类别或内容，传递至有关职能部门:
b.由有关部门负责人或其指定人审核、负责人批准以确认其适用'性或适用范围:
c.审批确认后的外来文件作为部门文件控制，其分发执行4.4有关规定。
4.7.文件的作废与销毁
a.文件因各种原因不适用需作废时，由文件的审批部门或管理部门提出申请，填写《文件销毁申请表»，
经负责人审批后，由办公室授权相关部门销毁。并填写《文件销毁记录»;
b.对受控版本的所有失效或作废文件由相关部门按发放记录从所有发放或使用场所撤出:
c.销毁作废文件，由相关部门提出书面申请，经部门负责人批准后销毁:
d.为某种原因需保留作废文件的，加盖"作废"印章，确保防止作废文件的非预期使用。
4.8.对承载媒体不是纸张的文件的控制，也要参照上述规定执行。
4.9.作为记录的文件要执行《记录控制程序》。
5.记录
文件发放、回收记录文
件更改通知单
文件借阅、复制登记表受
控文件清单
文件销毁申请表
文件销毁记录
