业务招待费管理制
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2020年4月19日
为了有效控制公司的业务招待费支出,节约成本费用,提高公司的经营管理水平,特制定本制度。
一、业务招待费用支出范围
(一)招待来访客人、客户的茶叶、水果、饮料等费用。
(二)宴请客人、客户(包括工作餐)的用餐、食品、酒水、礼品等费用。
(三)赠送客人、客户的纪念品等费用。
二、业务招待费用分管规定
(一)用于接待客人的茶叶、水果、饮料、以公司名义制作的纪念品、礼品等统一由人事行政管理中心经过采购评估后购买、订做、保管、发放。各部门需领用时,按有关规定填写<领用单>办理领用手续。
(二)公司举办的对外客户活动及员工活动的费用由市场管理中心、人事行政管理中心和财务管理中心集中管理,联合控制。
(三)宴请客人、客户发生的相关费用,遵从下文”三、四、”中的具体规定执行。
三、业务招待费用、客户会、年会、家属会申请工作流程
(一)业务招待费用----申请工作流程
各部门确因工作需要,必须宴请的,按提倡勤俭节约,反对铺张浪费的原则和方法办理。由主管部门实施招待,非相关人员一律不得参与,具体工作流程如下:
1、因正常业务需要招待外部来客时,应事前办理申请登记手续,并填写<业务招待申请表>(编号:JPT-QR-CG-012),经运营公司负责人、各职能中心负责人、顾问公司总经理批准后方可开支,具体审批权限如下:
①市场管理中心、人事行政管理中心和财务管理中心发生业务招待费用
具体审批权限如下:
A业务招待费申请金额≤300元,职能中心负责人批准后方可实施招待。
B业务招待费申请金额>300元,职能中心负责人审核,顾问公司总经理批准后方可实施招待。
②各运营公司发生业务招待费用具体审批权限如下:
A业务招待费申请金额≤300元,经运营公司负责人批准后方可实施招待。
B业务招待费300元＜申请金额≤500元,经运营公司负责人及业务对应职能中心负责人同时批准后方可实施招待。
C业务招待费申请金额＞500元,经运营公司负责人、职能中心负责人、顾问公司总经理批准后方可实施招待。
2、因工作外出或无法填写申请表时,由招待申请人以电话或短信的方式向有关领导提出申请,经批准后方可实施招待,事后两个工作日内补办申请手续(即填写<业务招待申请表>(编号:JPT-QR-CG-012)),无补办手续的不得报销。
3、超出招待标准的费用,无特殊情况由招待申请人负担(与顾问公司总经理同餐的情况除外)。如遇特殊情况,必须经过”四、(二)7、”工作流程方可办理报销手续。
4、申请限额只准一事一用,不得互相套用。
5、结算时招待申请人必须刷卡结算,而且向用餐地索要水单(消费明细单)。
(二)客户会、年会、家属会----申请工作流程
1、公司召开客户会、年会、家属会,应事前办理申请登记手续,填报<运
营公司客户活动申请表>、<___ ___年家属会预算表>、<____ __年年会
预算表>。如有特殊情况需要延期报销的,需要在审批会议预算的同时审批< 会议费用报销延期申请表>(编号:JPT-QR-CG-015),经运营公司负责人、职能
中心负责人、顾问公司总经理批准后方可开支,具体审批权限按照各类管理审
批权限一览表(编号:JPT-QC-XG-002)执行。
2、如遇特殊情况,必须经过”四、(二)7、”工作流程方可办理报销。
3、客户会、年会、家属会一事一用,会议申请项目费用单项之间不得互
相套用。
4、结算时经办人尽量刷卡结算,发生餐费:必须向用餐地索要水单(消费
明细单);发生礼品费用:必须取得购买地购物小票;其它费用:必须取得购买地
的购物小票或消费证明。
四、业务招待费用、客户会、年会、家属会报销工作流程
(一)业务招待费用、年会、客户会议报销时间要求
1、发生业务招待费用,招待申请人必须在费用发生后的五个工作日内办
理报销手续。
2、发生客户会、年会、家属会费用,申请人必须在会议结束后的十五个
工作日内办理报销手续。
(二)业务招待费用报销手续
具体报销流程按照各类管理审批权限一览表(编号:JPT-QC-XG-002)办理
相应报销审批手续。招待申请人报销时必须同时提供以下资料(若资料不齐,
财务人员有权拒绝报销),方可办理报销手续。
1、经审批的<业务招待申请审批单>(编号:JPT-QR-CG-012)、<运营公司
客户活动申请表>、<____ __年家属会预算表>、<____ __年年会预算表>、
< 会议费用报销延期申请表>(编号:JPT-QR-CG-015);
2、银行卡消费单据,财务人员需核对是否与用餐地发票总金额一致;
3、用餐地提供的水单(消费明细单);财务人员需核对用餐地水单(消费明细单)总金额是否与用餐地的发票总金额一致;
4、用餐地的发票,财务人员需核对申请用餐地点是否与发票上加盖的单位印章一致。
5、如果报销时间超过规定时间,不限金额必须经顾问公司总经理审批后方可报销。
6、客户会、年会、家属会根据<运营公司客户活动申请表>、<___ ___年家属会预算表>、<___ ___年年会预算表>申请的项目,办理单项报销手续;
7、如遇特殊情况,报销金额超出<业务招待费用申请表>(编号:JPT-QR-CG-012)申请金额,报销金额超出<运营公司客户活动申请表>、<__ ____年家属会预算表>、<____ __年年会预算表>单项申请金额。需要完成以下工作流程方可办理报销手续。
①申请人编写”费用超标说明”,经主管经理、运营公司负责人、职能中心负责人审阅签字。
②申请人持经审批后的”费用超标说明”,重新填写<业务招待费用申请表>(编号:JPT-QR-CG-012)、<运营公司客户活动申请表>、<______年年会预算表>不限金额,均需顾问公司总经理审批。
③申请人持重新审批后的<业务招待费用申请表>(编号:JPT-QR-CG-012)、<运营公司客户活动申请表>、<__ ____年家属会预算表>、<______年年会预算表>办理报销手续。
④以上①-③的工作流程必须在五个工作日内办理完毕,超期办理对申请人处以100元至200元罚款。
