成品油采购业务流程

成品油采购业务流程
一、 业务目标
1 经营目标
保证适当的库存，满足市场需求。 寻求合理采购价格，降低
采购成本。 保证采购的数量和质量。
2 财务目标
保证成品油采购会计记录及其账务处理真实、准确、 完整。
3 合规目标
成品油采购业务符合合同法等国家法律、法规和股 份公司内
部规章制度。

二、 业务风险
1 经营风险
库存不足、品种或结构不合理导致客户流失。 库存过高，占
用资金增加。
外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失、采 购成本增
加或不必要的商业纠纷。 运输方案不合理导致运杂费增加。

采购的油品与订单不符，导致油品数量超耗、质量 差异。
未经审核 , 变更标准合同文本中涉及权利、义务条款导 致的风
险。
2 财务风险 采购交易没有及时入账，期末发生截止性错误。
没有准确和完整的会计记录。
虚假记录采购交易，导致资产流失。
未按规定进行账务处理，导致账实不符。
3 合规风险
成品油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和 股份公司
内部规章制度的要求，受到处罚，造成损 失。

三、 业务流程步骤与控制点
1 上报市场需求
省（市）分公司（区外销售公司）根据市场需求及 经营变
化，编写年、季、月（度）经营及资源需求 计划，由分管经
理审批后，于年前 60 天、季前 50 天、月前 20 天上报销
售大区分公司、油品销售事业 部。
油品销售事业部汇总分省 （ 市） 的需求计划，综合平 衡
后向生产经营管理部上报成品油经营及资源需求 计划，并与
其协商拟定生产经营计划。
2 下达配置计划 / 外部采购计划 根据总裁批准的月度生产经
营计划，油品销售事业 部制定石化资源收购计划、供应计划
和成品油配置 流向计划，报事业部主管副主任批准下达销售
大区 分公司和省 （市）分公司 （区外销售公司 ）。省
（市）分 公司（ 区外销售公司 ） 根据资源、市场和库存
等情况， 经分管经理审批后制定下达本公司月度资源计划。
【ERP分（子）公司业务部门按照油品销售事业部 下达的
配置计划在 ERP系统中维护采购订单。 油品销售事业部每
月根据资源平衡情况，制定外部 采购计划，报事业部分管副
主任批准下达销售大区 分公司和省 （市）分公司 （区外
销售公司 ）。省 （市）分 公司 （ 区外销售公司 ） 根
据下达的外部采购计划，结 合本单位库存情况制定本区域外
部采购计划，报省 （市） 分公司 （ 区外销售公司 ） 经
理批准下达。【 ERP】 分（子）公司财务部门根据批准的
预算指标在 ERP 系统中对采购基金中心的承诺项目进行维
护和下 达。
3 内部采购 销售大区分公司根据油品销售事业部下达的配置
流 向计划安排运输计划，如需调整运输计划，业务部 门分
管负责人在授权内批准后下达执行，超出授权 报分管经理
审批后下达执行。
销售大区分公司负责组织一次运输并通知驻厂办事处 安排炼化
分（子）公司发货。资源出厂后，大区驻 厂办事处通知省
（市）分公司 （区外销售公司 ）业务部 门有关发货的数
量、时间和到站 （ 港），省（市）分公 司（ 区外销售公
司 ） 收到发货通知后，向仓储部门发 出收货通知单。
4 外部采购 各级业务部门跟踪了解市场变化情况，适时编制
市 场价格材料 , 报部门负责人和本分（子）公司分管经
理，作为确定外部采购价格的依据。 大区统一外部采购：
销售大区分公司根据油品销售 事业部下达的外部采购计
划，合同签订人按规定权 限签订购销合同，衔接具体的价
格、数量和品种， 落实到港 （站） 。
省（市）分公司 （区外销售公司 ）外部采购：根据外部 采
购计划，业务部门建议采购价格，填写外部采购 申请表，报
分管副经理审批。需预付货款的，由业 务部门组织对外部供
应商信用情况进行评价。按照 法律事务部审定的标准合同文
本 , 合同签订人按规 定权限与外部供应商签订采购合同
（ 明确交货方式、 地点、时间、价格、数量、承付方式、损
耗率、违 约责任等 ） ，并通知仓储、财务等部门。
【ERP业务部门根据采购合同在 ERP系统中维护采 购订
单。
5 油库验收并办理入库手续 油库工作人员核对成品油的品
种、数量和内容是否 与收货通知单一致，做好收货及后续
工作。 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品
质量合格报告。出现质量问题或品种差异，查清原 因报省
（市）分公司 （ 区外销售公司 ） ，由相关部门 提出处
理意见，报分管经理批准后处理。
【ERP卸油前，油库经办人员核对成品油收货通知单 的品
种、数量等与 ERP系统采购订单（内向交货） 是否一致。
油品计量验收合格后，仓库保管人员凭质量合格报 告、计
量报告、收货通知单办理入库，并签发入库 单，油库接卸
人员按要求做好收货作业，填写收货
作业台账。
油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连 续编
号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关 部门。
【ERP在系统中录入相关计量数据办理入库，并打 印系统
生成的入库单。 卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前
尺和罐后 尺的计量。计算实际收油数量，填写《油罐动态
分 户账》 和《油品运输超耗（溢余）通知单》。 出现运
输超损耗问题，按规定填写《罐车验收及复 测记录》，查
清原因报省 （市）分公司 （区外销售公 司） ，由相关部
门提出处理意见，报分管经理批准后 处理。
从外部单位油库的汽车发油台自行提油的，油品经抽检 合格后
可直接配送加油站或终端用户。直接配送加 油站的油品接
卸验收按照《成品油零售管理业务流 程》控制点执行。直
接配送终端用户的油品接卸验 收按照《成品油直销及分销
业务流程》控制点执行。
6 内部 / 外部采购付款
内部采购付款：销售大区分公司收到炼化分（子） 公司增
值税发票清单的传真件，复核无误后 5 日内 付款。省
（市）分公司 （区外销售公司 ）收到销售大区 分公司付
款通知，复核无误后 10 日内付款。内部结 算均须通过中
国石化财务有限责任公司。 外部采购付款：外部采购油品
确认到货和收到发票 后，由各级业务经办人填写付款申
请，按规定权限 逐级审批后，统一付款。 外部采购油品需
要预付货款时，各级业务部门在签 订合同前应核查供应商
的信用情况，由业务部门填 制预付货款申请单，经其负责
人审核后交财务部门 审核 , 按规定权限报批后统一付款。
7 财务记账 各级财务人员对应付凭证的相关原始票据（发
票、 入库单、付款通知书、外采合同等）进行审核，确 认
票据合法、信息完整后进行账务处理，由不相容 岗位人员
对凭证进行稽核。【ERP财务人员在系统 内进行发票校验。
各级财务和相关业务部门至少每月核对预付货款和 应付货
款，确保金额准确无误。业务部门检查油品 的在途情况，
经本部门负责人审核后报财务部门。 省（市）分公司 （区
外销售公司 ）财务部门与销售大区 分公司和炼化分（子）
公司及外部供应商至少每月
进行对账。
8 经营活动分析
各级业务部门至少每月检查外部采购合同履行和验
收情况。合同执行完毕及时核销。发现问题及时查
明原因，由相关部门提出处理意见报分管经理审批 后执
行。
各级业务部门至少每月汇总分析外部采购油品的数
量、价格情况以及配置资源的运费情况，并提出改 善建
议。
9 考核评价 油品销售事业部每月对各级分（子）公司成品油
外采业 务进行分析考核，并 25 日前通知各分（子）公司。

四、 相关制度目录 （ 制度后标号为《内控手册配套规章制 度汇
编》目录索引号 ）
1 关于印发 《中国石油化工股份有限公司合同管理实施
细则（试行）》和《中国石油化工股份有限公司授权
委托管理办法 （试行）》的通知（石化股份法 2003]419
号） - 1.12.1
2 关于印发 《中国石油化工股份有限公司成品油资源管
理 办 法 》 的 通 知 （ 石 化 股 份 销 [2004]362
号 ）
- 1.14.1
3 关于印发《销售企业外采油品质量管理指导意见（暂
行）》的通知（石化股份销质 [2006]235 号） -- 2.14.7