英文写信地格式范文-写信格式英语范文

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英语信件的种类比较多，有一般信件， 邀请信，推荐信等。但几乎所有信件的格式都大同

小异。书写英语信件要注意下面几点：

（一） 英语书信结构、书写款式及要求

1．书信结构

英语书信结构一般有以下几个部分组成：

1）信封（ envelope ）

英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮

票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角） 和中文的一样外，英语信

封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，

收信人的地址应写在信封偏中右偏下处， 英文书信的地址应从小写到大， 先写门牌号码， 再

写街道、 城镇、省或州及邮政编码， 最后是国家名称。 国家名称的每一个字母都要大写。 如

下：

2）信头 (heading)

公司信纸上方居中一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在

没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。

3）封内日期 (Date Line)

封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。

4）封内地址 (Inside Address)

封内地址是收信人的地址，包括姓名，职务 ( 如适用 ) ，公司名称 ( 如适用 ) ，街道名称

或信箱号，城市，州或省，邮政编码和国家。封内地址通常写在左手边，在日期线和称呼之

间。

以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：

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【注】 如果是相当熟悉和随便的朋友之间， 因为彼此都知道对方的地址， 故信头和信内的地

址常常省略。

5）称呼 (Salutation)

称呼是一封信开头对收信人的称呼，写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒

号或逗号。在商业信函或其他正式书信中，用冒号。

在非正式书信中，称呼后用逗号。 ( 注意：尽量避免使用“ To WhomIt May Concern” 或

“Dear Sir or Madam”, 因为这种称呼已经过时，并且不很友好。改进方法是争取确定收信

人的姓名，或使用“ Dear HumanResources Manager ”，“ Dear Friends ”这样的称呼。在

给律师或外交领事写信时，可以使用“ Esquire ”或“ Esq. ”这样的头衔，但它们不应出现

在称呼中。同样，如果收信人的姓名后面有“ Jr. ”或“ Sr. ”，如“ George Bush,Jr. ”也

不能把它们包含在称呼中。 )

6）头衔 (Titles)

除非写信人与收信人熟到可以直呼其名，通常要在收信人名字前加上“ Mr. ”，

“Professor ”等表示礼貌的头衔。

7）提示句 ( 选择性 )Attention Line(optional)

提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理， 尽管信是写给这个组织的。

另外， 在指明的收信人不在时， 它也允许组织中其他人查看信的内容。 提示句通常写在封内

地址的下两行或封内地址的上面。

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8）主题句 ( 选择性)Subject Line(optional)

主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信

人的姓名， 也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写

主题句。

9）正文 (Body of the Letter)

正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在

齐头式书信中， 全部内容包括日期和信尾问候语， 都从左侧顶格开始。 段落开头不空格，各

段之间空两行。

修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私

人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。 使用没有印刷信头的普通信纸时， 这种格式最合

适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左

边开始。

10）写信人签名 (Writer's Identification/ Signature)

写信人的签名、名字和头衔( 如果适用 ) ，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。

应亲笔签上写信人自己的姓名。 如果是用打字机或电脑写的信， 在写信人签名的上方， 同样

应该打上写信人的姓名。

11）附注 (Notions)

附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收

到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。

12）信尾问候语 (Complimentary Closing)

信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如 Sincerely,; Sincerely yours,; Yours

sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours

cordially, 通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。

13）附言 (Postscript PS or P.S.)

附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧

顶格写起。 在促销和私人信件中， 附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做的

考虑。

除以上几个部分外，有时一些英语书信还包括：

（1）附件 (Enclosure) ，以 Enc. 表示，如“附有。 。。。。证明”应写为 Enc⋯ Certificate ；

（2）再启 (Postscript) ，以 P.S. 表示；

（3）抄送件 (Carbon Copy to ⋯ ) ，以 c.c. 表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些

都是次要的补充部分。 P.S. 主要在私人信件中使用， 事务信件中应避免使用， 以免造成写

信人粗心大意的印象。 Enc. 和 c.c. 大都用在商贸信函中。

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2．书写款式

英语书信的款式一般有两种：齐头式 (Block Style) 和折衷式

(Semi-Block Style) 。齐头式常常在商贸、官方以及一些正式的信件中使用，以显示信件内

容的严肃性，真实性， 可靠性。而折衷式则显的比较随便，主要用于家人、朋友、私人之

间来往的信件。 如果两人之间不是第一次通信， 相互比较了解， 可以省略信内的双方地址。

以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式。

A: 齐头式信件款式：

（ 范文 1 ）

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【注】 用齐头式信件写信， 其正文与称呼之间空一至二行。 每段的第一句句子不需要空格，

但段与段之间需要空一至二行。 齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。 第一种写

在左下方， 这是最常用也是最正式的。 另外也可以写在右下方， 这种形式则表示写信人与收

信人之间的关系比较熟悉随便。下面是另一种齐头式信件的格式。

齐头式信件款式：

（范文 2 ）

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B: 折衷式信件款式：

用折衷式书写信件， 其正文与称呼之间空一至二行。 第一段第一句的第一

个单词必须在 Dear 称呼的直接下面。以后每段开头都要与第一段第一个字对齐。信尾的客

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套话和签名都写在右下方。 朋友之间写信一般都使用折衷式， 而且称呼与正文之间一般不空

行。具体款式和要求参见后面的一些信件。

以下是一封折衷式信件。

3．信件书写要求：

写英语信件一般可以使用打字机、 电脑， 朋友之间比较随便的信件也可以

用钢笔、圆珠笔甚至彩色笔，但不宜用铅笔。不管你用什么形式书写，一些重要的信件，签

名处必须用深蓝色或黑色墨水笔签名。

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（二）各类常用信件

1）感谢信

2）祝贺信

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3）邀请信

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4）一般信件

5）商业信件

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6）求学信

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7）出国留学推荐信 ( Recommendation Letter for Studying Abroad )

随着我国出国留学生日年增多一般， 大部分学生需要在出国前让自己的老师、

导师或领导写一份出国推荐信， 从而可以在信中告知对方学校申请人的学历、 能力、 为人处

世等方面的情况。 如果推荐信是写给对方某某人的， 开头用 Dear ⋯ ，如果是写给对方单位

或学校的，则开头可以用 To whom it may concern, 或 To Whom It May Concern, （意为：

有关负责人）。

以下是一封出国留学推荐信

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