公司收据管理制度
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公司收据管理制度
1、目的为了加强收款收据的管理,规范收款收据的领用、登记、开具、保
管等流程,确保资金安全完整,制定本制度。
2、定义本制度所指的收款收据系由母公司统一印制的,印有“志邦”LOGO
的,用来收取顾客、家装公司等交来的厨柜定金、预付款、合同款
等有效凭据,分三联(客户联、财务联、留存联),收款收据加盖
公司财务专用章,是表示客户交款的有效凭据。
3、收款流程
3.1、收款流程图附表
3.2、名词解释 3.2.1自营店面:指公司注册的下属分公司,由公司独立经营的店
面;直营店面收款方式通常分为直接收款和卖场代收款两
种;除独立经营的家装店的家装单以外,其他家装渠道订单
均在直营店面落单签订销售合同。
3.2.2家装店面:家装(装饰)公司注册,但由公司出样自己经营,
委托家装(装饰)公司收取货款或自己收取货款(定金、合
同款等),若委托家装(装饰)公司收取货款的,公司按家
装协议收回货款的店面;家装店面是否有权与顾客直接签订
销售合同,需由公司在签订家装合作协议时明确。
3.2.3 家装(装饰)公司(全包单):无店面,或虽有出样但公司
不自己经营的,但和公司有业务关系的公司;以下简称家装
公司。双方结算按家装协议进行;家装公司不和顾客签订厨
柜销售合同(装修合同除外),厨柜销售合同必须由自营店
面(分公司)签订。
4、细则
4.1、收据的领用、登记制度4.1.1每个店面只准领取一本定金收据、一本签单收据(业务量大
的店面可考虑二本)。存根联在整本收据用完后交至财务部
门,待核销后,再领取新收据。
4.1.2 财务对店面收据的领用、核销做备忘登记。收据任意一联有
缺失的店长应书面说明原因,并视情况给予不同的处罚。
4.2、收据的开具制度4.2.1 开具定金收据时,在交款单栏须写明新房地址(客户姓名、
联系方式)、店面代码、经办人等。
4.2.2 对于重复交定金的客户,需在备注栏注明。
4.2.3 收据金额大小写必须一致,否则就作废处理(作废的收据三
联都必须保存)。收据金额必须与实际收到现金或刷卡金额
一致。收据金额必须是唯一的数字,不得出现两个以上数据。
4.2.4 收款事由须准确说明,如定金、预付合同款、合同款、合同
部分款、合同尾款、合同更改单款、遗留单。
4.2.5 收据右上方空白处须注明合同店面编号,定金收据则注明店面代码。
4.2.6 收款方式须准确说明,如现金、银行、刷卡/POS、电汇、支
票、**卖场,同一张收据上不得出现两种不同收款方式。若
是卖场代收款,则在收款方式上写明**卖场,同时以该卖场
交款单为附件。
4.2.7严禁出现员工利用客户交纳的现金套现,即不得用员工信用
卡刷卡置换客户现金。
4.2.8 店面交账的收据存有不符合规范的,财务人员一律拒绝签
收,拒签后3日内予以更正,延迟不办者,根据收据金额自
行承担,情节严重的对相关经办人和店长给予处罚。
4.2.9 各渠道活动订单一律照此规定实施,部门主管负责审核监督。
4.2.10 财务应在各店面提供收据填写的样本,供店面经办人员学习并参考。
4.3、收据的退票、作废、退款、遗失制度4.3.1 收据开具错误需作废的,作废收据三联必须齐全。若收据其
中任何一联或者三联均遗失,员工需要提交《承诺书》,明
确全责承担由于该收据遗失而引起的法律风险,并声明公司
对该收据享有不限期的追偿权。
4.3.2 退定金(或预付款)时,客户凭已开具的客户红联收据予以
退款,若客户定金收据遗失,原则上不允许退定金。如遇特
殊情况客户需填写《遗失声明》并亲自签名(不允许用复印
件),由导购填写《退单申请表》,经店面经理签字审核后方
可办理,不允许代签代办。
4.3.3 店面退客户定金以报销封面方式,后附《退单申请表》、客
户红联收据或遗失证明,《退单申请表》说明退单理由、店
面负责人或相关负责人(家装或小区或网络线上)签批处理
意见,《退单申请表》上必须注明归属的导购或家装或小区
或网络线上具体业务员,财务根据报销封面予以核销已收客
户款项并扣除相应提成。注:报销封面按报销流程手续。
4.4、店面交账、财务收账制度4.4.1 对于自营店面,店面定期(建议每周至少2次)向财务交账。
各公司财务根据自身市场特点制定具体规范的交账流程,目
标是保证每月所有款项、合同、收据、图纸都已收齐并入账
完毕,保证财务及时、准确向母公司下单生产。
4.4.2 对于家装店面,参照直营店面交账相关规定。各公司财务根
据自身市场特点制定具体交账流程,目标是保证每月所有款
项、合同、收据、图纸都已收齐并入账完毕,保证财务及时、
准确向母公司下单生产的同时,保证家装应收款按期收回。
4.4.3 交账时合同(含更改单)、订货清单、客户签字纸质图纸、
收据、现金/客户签字的银行刷卡单等须填写清楚、审核无误,相互勾稽关系一致。
4.4.4 对于卖场代收款、家装公司收款等涉及第三方收款的方式,
相关业务人员和财务人员及时与家装公司核对往来并催收货
款。财务应建立应收账款对账、催款流程。应收账款对账单
是重要的单据,应予以重视。
5、相关制度表单《退单申请表》、《承诺书》、《遗失声明》