办公软件自学教案精简版,16节课学会Word文档
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办公软件自学教案精选版
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办公软件自学教案一：Word文档
一、版面设置
（一）页边距的设置
1、在“文件”中找到“页面设置”，在“页边距”中对页边距进行设置，
上一般为2cm、下为2cm、左2.5cm、右2cm，“装订线”及“装订线位置”视
情况而设置。纸张的方向视情况而定，一般为“纵向”。
2、纸张一般为“A4”或“16开”，办公室常用“A4”, “A3”也有使用。
（二）行距的设置
首先选中要设置行距的所有文字，然后选“格式” →“段落”，在“缩进
和间距”对话框中对“对齐方式”、“缩进”中的“特殊格式”（一般选首行
缩进2字符）、“间距”（段前一般为0行，段后0行，行距选“单倍行距”或
者“固定值”，选固定值的话需要设置具体的磅数，一般四号或者小四号正文，
20到24磅的间距都是可以的）进行设置。
以上设置也可以在“右键” →“段落”里进行设置。
（三）字体、对齐方式、颜色等的设置
1、字体设置：选中所要设置的文字，在主对话框中间上方的“字体”选项
中选择目标字体。
2、字体大小：同样选中文字，在“字体”后面的选项框中选择设置即可，
一般文件正文字体“四号”或“小四”，标题“三号”或“小二”号。
3、加粗：在文档上方的工具条中有“B”形图标，选中要加粗的文字，按
它就可以了。要取消加粗的话重复一次即可。
4、对齐方式：选中文字，在文档上方工具条中选择合适的对齐方式即可。
5、字体颜色：在文档上方的工具条中有“A”形图标选项，点击右侧小三
角，选择合适的颜色，按“确定”即可。
（四）页眉页脚、日期、页码
1、页眉页脚：在“视图” →“页眉和页脚”中进行编辑，需要什么页眉
页脚自行输入。
2、日期：在“插入” →“日期和时间”中选择（在“语言及国家”中选
“中文”，然后在左侧对话框中选择需要的格式，一般文件要正规的日期，即
“二〇一〇年六月三日 ”这种格式）。
3、页码：“插入” →“页码”，再选择需要的格式，对“位置”、“对
齐方式”、“首页是否显示页码”、“格式”中的“数字格式”进行一一设置。
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二、表格
（一）表格的三种制作形式：
1、用“表格” →“绘制表格”，绘制你需要的表格形式，需要说明的是，
表格中的斜线只能通过绘制表格完成。
2、用“表格” →“插入” →“表格”来制作表格，这里只要在对话框中
输入你需要的行数、列数，然后按“确定”就可以了。
3、用“表格” →“表格自动套用格式” 来插入表格，这里要选中你需要
的表格样式，然后按“应用”，再在对话框中输入行数、列数就好了。
（二）表格的设置
1、插入行：把鼠标切入到要插入的那行，用“表格” →“插入” →“行
（在上方）”或“行（在下方）”即可。
2、插入列：把鼠标切入到要插入的那列，用“表格” →“插入” →“列
（在左侧）”或“列（在右侧）”即可。
3、合并单元格：选中要合并的几格，然后点右键，“合并单元格”即可。
4、拆分单元格：选中要拆分的单元格，点右键，按“拆分单元格”，再输
入要拆分的行数、列数即可。
5、删除单元格：不需要的单元格可以选中单元格，用右键的“删除单元格”
删除列或者行。
6、边框和底纹：选中要加边框或者底纹的单元格，按右键，用“边框和底
纹”对边框或者底纹进行设置（底纹中选中颜色后还可以在“图案样式”中设
置底纹的图案样式和颜色）。
7、自动调整：单击右键，按“自动调整”可以调整表格。
8、表格属性：单击右键在“表格属性”中能够对表格的对齐方式、文字环
绕方式、列宽、行高等属性进行设置。
9、表格中的文字对齐方式：选中表格，单击右键，在“单元格对齐方式”
中选择需要的对齐方式即可。（特别提示：如果在选中表格时选到表格以外的区
域了就不能够设置对齐方式了。一般表格的对齐方式为：居中对齐。）
三、插入
（一）艺术字
把鼠标切入到要插入艺术字的位置，单击“插入” →“图片” →“艺术
字”，选中需要的形式，单击“确定”，在对话框中输入要插入的艺术字内容，
单击“确定”即可。（注：有时候发现插入的艺术字只能看到一部分，不能看到
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全图，那是因为文档的行距设置为固定值了，只要把图片周围的文字行距改为
“单倍行距”即可）
（二）组织结构图
把鼠标切换到要插入的位置，用“插入” →“图片” →“组织结构图”
插入。然后对结构图进行编辑，在工具条上的“版式”中可以设置需要的版式，
选中一个方格（当它四周出现小圆圈）后，在工具条中的“插入形状”中可以
插入下属、同事和助手。
（三）图片
把鼠标切换到要插入的位置，用“插入” →“图片” →“来自文件”，
找到自己要插入的图片，单击“插入”即可。
1、插入图片后选中图片，单击右键，然后再选择“显示图片工具栏”，在
这个工具条上可以对颜色、对比度、亮度、文字环绕方式等进行设置。
2、在右键中的“设置图片格式”对话框中也可以对图片的环绕方式、大小
等进行设置。
（四）图表
把鼠标切换到要插入的位置，用“插入” →“图片” →“图表”即可插
入一个新图表。该图表分为两部分，一个是图表，一个是数据表。
1、首先我们把鼠标放在图表上，在“右键” →“图表类型”中选择自己
所需要的图表类型。
2、根据自己的需要在数据表中更改所有单元格中的内容和数据。
3、把鼠标放在图表上，在“右键” →“设置图表区格式”中对图案和字
体进行设置。
4、在“右键” →“设置三维视图格式”中调整上、下仰角和旋转度。
5、图表选项的设置
把鼠标放在图表上，选择“右键” →“图表选项”进入图表选项对话框：
A、在“标题”选项框中对“图表标题”、X、Y、Z轴的名称进行设置。
B、在“坐标轴”选项框中对“分类轴”和“数值轴”进行设置。
C、在“网络线”中对主、次网络线进行设置。
D、在“图例”中对图例的位置等进行设置。
E、在“数据标签”中选择需要的标签。
F、在“数据表”中选择是否显示数据表。
最后对图标大小可以像编辑图片一样编辑其大小。
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（五）符号、批注、文本框
1、插入符号及特殊符号：在“插入” →“符号”或“特殊符号”中选择
需要的符号，单击“确定”即可。
2、插入批注：这一功能主要用于修改电子文本。选择“插入” →“批注”
即可，然后在批注对话框中输入需要的文字。删除时单击右键，选择“删除批
注”即可删除。
3、插入文本框：把鼠标切入到要插入的位置，选择“插入” →“文本框”
→“横排”或“竖排”，然后用鼠标在已有的方框中拉一个框，在里面输入需
要的文本内容即可。
四、格式
1、项目及编号：在“格式” →“项目符号及编号” 中可设置“项目符
号”和“编号”。
2、边框和底纹：在“格式” →“边框和底纹” →“底纹”中选择要设置
的底纹颜色即可。
3、分栏：首先要选中要分栏的文字，然后在“格式” →“分栏” 对话框
中设置栏数、栏宽、间距、分隔线、栏宽是否相等。
4、首字下沉：在“格式” →“首字下沉”，然后在对话框中对“位置” 、
“字体”、“下沉行数”、“距正文的距离”进行设置。
5、背景：在“格式” →“背景” 中选中所需要的颜色即可。
6、主题：在“格式” →“主题” 中选择需要的主题。
五、编辑
1、查找：在“编辑” →“查找” →“查找内容”中输入想要查找的内容
→选中“突出显示所有在该范围内的找到的项目” →单击“全部查找”，这样
就可以找到你要找到的所有内容。在文档上方的字体工具条中可以改变这些内
容的大小、颜色、字体等。
2、替换：在“编辑” →“查找” →“替换”中输入查找内容和替换内容，
单击“替换”或者“全部替换”即可。
3、定位：在“编辑” →“查找” →“定位”中输入你要固定到得位置页
码，单击“定位”即可（定位是为了在较多的页面中迅速切换到你要浏览的页
面）。
六、其他工具
1、字数统计：利用“工具” →“字数统计”可以对选中的文字或者整篇
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文章进行字数统计。
2、格式刷：如果需要把一些文字变成和其他一段文字一样的格式（如大小、
字体、颜色等），可以选中那段文字，然后单击文档上方的格式刷，再刷过要被
改变的文字即可。
3、撤销即恢复键入：在文档上方有两个蓝色的弯曲箭头，左边为撤销键，
右边为恢复键。
4、预览：在文档上方打印键后面是预览键，用预览键可以对文档进行打印
前预览。
5、显示比例：在文档上方的工具条中有一个“X%”的图标，下拉它右侧的
三角符可以设置显示文档窗口比例。
6、三维效果：利用文档下方的绿色三维效果样式及阴影样式可以设置图片
或者图标的三维效果。
