合同管理办法(贸易公司)

合同管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范**公司工贸事业部（以下简称事业部）经营活动，维护事业部合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及其他相关法律法规的规定，结合《**公司合同管理办法》以及事业部实际，制定本办法。 第二条 本细则所称合同，是指事业部以**有限公司（以下简称**公司）名义与其他平等主体的自然人、法人和其他非法人经济组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 第三条 凡对外签订买卖、担保、租赁、承揽、建设工程、运输、技术、保管、仓储、委托、居间、联营、合资合作以及其他对事业部产生权利义务关系的合同，均应遵守本细则。 劳动用工类合同不适用本办法。 第四条 事业部合同按标的额分为一般合同和重大合同。标的额在 50 万元（不含）以下的合同为一般合同，50 万元（含）以上的合同为重大合同。 联营、并购、合资合作、招投标、融资租赁、专利、技术、知识产权、品牌使用、担保等合同，其他事业部认为重大或法律关系复杂的合同也归属于重大合同。 第五条 事业部实行授权委托代理制度、合同评审制度、合同专用章管理制度、合同档案制度、合同评价制度、承办人员责任追究制度。 第六条 针对不同的主营业务，事业部应当建立不同风险等级、不同信用额度的客户目录并实行动态评价管理，与客户目录中风险等级较高的客户发生合同关系时，应当采取财产担保或其他保全措施。

第二章 合同管理组织机构 第七条 经营管理部是事业部合同主管部门，其职责是： （一）归口管理合同事务； （二）负责归口管理合同印章，并建立使用台账； （三）管理合同授权委托书； （四）为合同的订立、履行及争议处理提供法律支持； （五）参与合同的评审，审核合同的合法性、规范性； （六）宣传合同法律知识，组织对合同管理员的培训和考核； （七）建立主营业务格式合同文本，按有关规定程序报备执行； （八）其他合同管理事务。 合同主管部门应当配备具有法律顾问资格、法律职业资格或一定法律知识背景的人员负责合同管理工作。 第八条 各业务部门是合同承办部门，是合同的分类管理部门，其职责是： （一）组织签订、履行、管理各类业务合同； （二）组织本部门合同的评审，对评审合同资料的真实性负 责； （三）管理本部门的合同授权委托书； （四）负责建立客户档案和合同台账，对合同资料的完整性、 真实性负责； （五）在职责范围内处理合同纠纷； （六）将合同履行情况适时以电话或内网方式告知合同主管 与监督部门。 （七）其他与承办部门有关的职责。 合同承办部门应明确兼职合同管理人员，负责本部门合同管理事务。 第九条 合同承办人指具体办理合同业务的人员，其职责是： （一）在职责范围内负责合同的资质与资信调查，并实施合同审批； （二）在职责范围内负责合同谈判、拟稿、签订、履行、变 更、解除及纠纷处理事务； （三）在职责范围内负责所承办合同债权的催收； （四）收集整理合同资料，交本部门合同管理员归档； （五）对合同的真实性、资料的完整性负责； （六）其他应由承办人负责的事宜。

第三章 授权委托代理和印章管理 第十条 事业部以天盛公司名义签订合同，在800万元以内（含）的，由总经理行使合同签订权；超过800万元的，由天盛公司授权相关人员行使合同签订权。其他人员以天盛公司名义签订在总经理可授权范围内的合同，必须经总经理授权。如擅自对外签订合同，产生归责于事业部的情况，应追究相关人员的责任。 事业部授权委托书申办程序： （一）所属单位（部门）根据工作需要提出授权申请并填写 《授权委托书申请表》（附件 1）； （二）事业部法务分管领导审核； （三）总经理审核批准； （四）合同主管部门办理《授权委托书》（附件 2）。 《授权委托书》分长期授权委托书和专项授权委托书。 长期授权委托书指授予分管业务的领导、业务部门负责人和其他经常签约人员签署一定限额和一定性质合同的法律文件，授权期限结合被授权人员的任期确定。 专项授权委托书指授予专人签署某项具体合同的法律文件，授权期限根据签署具体合同的时间确定。 第十一条 授权委托书的适用范围 授权委托适用于外出代表事业部谈判、签订合同及外部单位要求的情况，合同承办部门应事前提出授权委托书申请，办理授权委托书。 一经授权，代理人的相关签字确认即产生与加盖公章同等的法律效力，代理人应谨慎行使代理权。 第十二条 代理人应当在授权的权限和期限范围内行使代理权。 （一）禁止无权、越权代理，未经授权、超越授权范围或代 理权限终止后签订的合同，除在合同签订之日起15日内追认的外，一律由承办人承担责任。 （二）禁止代理人转委托。 第十三条 除合同对方当事人有特殊要求外，以天盛公司名义签订的合同，必须加盖合同专用章。合同对方当事人有特殊要求需加盖事业部行政印章代替合同专用章的，由经营管理部审核后，按行政章用印程序办理；需加盖天盛公司行政印章的，须经天盛公司法律顾问审核后，按行政章用印程序办理。

第四章 合同的订立 第十四条 事业部与其他单位发生经济往来应坚持先签订合同后组织实施的原则。 第十五条 在事业部对外经济往来中，除即时清结的外，均需签订书面合同；虽能即时清结，但交易额在 1 万元以上（含）或当时难以检测产品内在质量和技术性能的交易，也应签订书面合同。 第十六条 书面合同是指以合同书、信件、数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容的形式签订的合同。 第十七条 合同订立前，合同承办部门应进行市场调查，包括国家法律法规政策依据、相关行业动态、标的物的市场分布、价格动态。 第十八条 合同订立前，合同承办部门应对潜在签约对象进行资信调查（资质评价）。调查范围包括但不限于签约对象的主体资格、资质能力、代理人资格、经营信用、技术和生产能力、产品质量、资产负债状况、诉讼记录等事项，以确认签约对方的法律状态、履约能力，确定相应的风险额度。此外，在通过比选程序选择合同主体时，还应当对新的运行项目（合同标的物）所涉采、运、存、销等环节合同主体的名称、地址、投资股东、运营控制等情况进行关联性排查，杜绝融资性贸易。 第十九条 一般合同的市场和资信调查，由合同承办人员负责并形成书面意见；重大合同的市场和资信调查，由合同承办部门负责组织并形成书面意见。合同承办部门和承办人应当对市场和资信调查结论的真实性、客观性负责。 市场和资信调查的原始材料应作为书面意见的附件，在进行合同评审时书面意见应与合同文本一并提交合同评审部门，作为合同评审的重要依据。 重大合同的市场及资信调查，可由经营管理部、财务部协助办理。 （一）供应商的资信调查 《合格供应商名录》及《新准入供应商名录》以外的供应商，业务部门应按照《**公司工贸事业部供应商管理实施细则》中的相关规定，填写《供应商准入审核表》，经审批并交经营管理部存档后方能与其签订合同；名录内的供应商无需再次审批，由业务部门核实其企业资信现状，符合要求即可。 二、客户的资信调查 《重点客户名录》、《一般客户名录》、《新合作客户名录》以外的客户，业务部门应按照《**公司工贸事业部客户管理办法》中的相关规定，填写填写《客户资信审核表》，经审批并交经营管理部存档后方能与其签订合同；名录内的客户无需再次审批，由业务部门核实其企业资信现状，符合要求即可。 第二十条 合同的谈判 （一）一般合同由合同承办人负责合同的谈判。 （二）重大合同由合同承办部门牵头组织相关部门或外部专家一起进行谈判，经营管理部配合协助。 第二十一条 合同的拟稿 签订合同时，合同承办人应优先采用事业部的格式合同文本（附件3-1、3-2、3-3、3-4、3-5、3-6、3-7、3-8）。如潜在签约人不同意采用事业部的格式合同文本的情况下，可选择格式合同文本以外的合同文本，由合同承办人自行拟稿。 合同内容应当包括法定基本条款（当事人的名称和住所、标的、数量、质量、价款及报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议的解决方法）及其他必备条款（合同生效条件、合同份数及去向分配等）。其中，合同价款及报酬的支付方式、支付时间应当具体明确。 第二十二条 廉洁合作条款 一、合同中必须包含廉洁合作条款。 二、如使用合作方格式合同且对方无法在合同文本中增加廉洁合作条款的，可以签订单独的廉洁合作协议。 三、经过沟通，合作方既不能在合同文本中增加廉洁合作条款，也不能签订单独的廉洁合作协议的，承办人在合同审批资料中阐述原因，并对该说明的真实性负责。 四、廉洁合作条款内容为：如乙方及其工作人员违反廉洁从业有关规定的，一经查实，除向乙方追回由此给甲方造成的损失外，乙方应以合同总标的额的5 %或10%（1000万元及以上金额为5%，反之为10%）为标准向甲方支付违约金；如若被检察机关立案查处的，甲方有权取消或终止合同履行，由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。 其中，乙方指合作方，甲方指事业部。如合同中乙方和甲方的定义相反，则廉洁合作条款的甲乙双方需调整对应的称谓。 第二十三条 合同的评审 合同应经过评审，由业务部门、经营管理部、财务部共同完成。新项目的销售合同在项目可行性论证会上评审，评审意见纳入总经理办公会会议纪要；非新项目的销售合同中，重大合同应召开合同评审会议进行专项评审，一般合同可不召开直接实施评审签字流程。