第一章 一般商务会议礼仪

3、会议结束时的接待工作 （1）会议结束时，接待服务人员先不要忙着收 拾东西，而应先协助与会者离开会场，或在门 口送行道别。 （2）大型会议还要送远道客人去机场、车站、 码头。
第一章
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一般商务会议礼仪
一、会前接待准备工作 1、根据会议方案内容拟定会议接待工作日程表， 联系安排与会者下榻的宾馆饭店、交通工具。 2、准备好会议使用的设备设施、用具、文具及纪 念品等。 3、确定会议开始的日期，提前发出会议通知书或 请帖。通知书应注明会议接洽的日期及形式。
二、会议期间接待工作 1、会议开始前的接待工作 （1）一般大型会议会期较长，与会者集中食宿， 会议接待准备工作较重，一般需要在报到日期 或提前一二天开始接站。 （2）与会者到达会议住宿地后，工作人员应热 情问候，自我表现介绍，并为其办理登记、安 排食宿，发放会议有关材料，介绍会议日程安 排等。
（3）一些参加认输较多的大中型会议，为方便 与会者和保持会场安静秩序，接待服务人员应 引导与会者入场就座。 （4）一般会议文件可提前放置在与会者座位上。 对需要当场分发的文件，要及时发到与会者手 中。对需要收退的文件，应在文件上注明收文 人的姓名，对人发文并做登记。 （5）会议进行期间，接待服务人员应协助有关 人员做好会场照明、通风、扩音、录音、照相 以及文具、茶水供应等工作。如，传递文件材 料、文具用具，在会议组织者和与会者之间进 行等。还有在会场门口接待迟到者或接传电话 与临时通知等。整个服务工作都应该注意轻捷 迅速、保持安静，以不影响会议进程为要。
2、会议接待服务工作 （1）会议正式开始前，接待服务人员应提前到 达会场，检查会议准备情况，如会场布置、座 位安排、文具材料、音像设备等，如果发现问 题应及时采取补救措施。 （2）要做好会议签到工作。签到的目的是为了 证实与会人员身份，分发会议证件、文件和会 议材料，并使会议组织者能掌握与会人员的情 况，同时也为档案工作留下第一手资料，一些 重要会议的签到人数还具有选举是否有效的意 义。因此，这项工作要力求准确、无遗漏。接 待人员应事先准备好签到表，签到项目包括姓 名、性别、单位、职务或职称等。签到工作完 成后，应立即把签到情况报告个会议主持人， 以便根据情况采取相应措施。