举办会议相关流程&礼仪

小型会议的两种尊位及位次排序的方法

大型会议中主席台排座、发言者座席、 主持人席位、群众席安排
小型会议





小型会议：本系统内的会议 会场布置: 圆桌型、方桌型 特点： 领导和会议成员可以互相看得见 大家可以无拘无束的自由交谈 适于召开15人至20人左右的小型会议 全体与会者均应排座，不设立专用的主席台
２、
组 织 严 密
会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
要有切实的依据；必须要结合本单位的 实际；要 有明确的目的。
2、确定会议名称
会议名称一般由“单位+内容+类型” 构成,应根据会议的议题或主题 来确定。
3、确定会议规模与规格



本着精简效能的原则 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。
4、确定会议时间、会期
会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席， 确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）必备用品 指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、 投影和音像设备等。
（2）特殊用品 指一些特殊类型的会议， 例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需 的特殊用品和设备。
8
6
4
2
1
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7
9
群众席
主
席
台
2．群众席排座： 在大型会议上，主席台之下的一切座席均 称为群众席。 群众席的具体排座方式有二。 （1）自由式择座：即不进行统一安排，而 由大家各自择位而坐。


（2）按单位就座：它指的是与会者在群众席上按 单位、部门或者地位、行业就座。 若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低； 若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。 在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式 一是以面对主席台为基准，自前往后进行横 排； 二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖 排。
若谈判桌横放，则正面对 门为上座，应属于客方，背 背对门为下座，属于主方。 若谈判桌竖放，则应以进 门方向为准，右侧为上， 属客方，左侧为下，属主方。 双方主谈人(首席代表)各在己方一边的中间 就坐，译员安排在主谈人右侧，其余人员则 遵循右高左低的原则，依照职位高低自近而 而远地分布在主谈人两侧就坐。

小规模谈判还可在会客室， 有条件的话最好安排二三 个房间，一间作为主要谈 判室外，另一间作为双方 进行内部协商的密谈室， 再配一个休息室。
谈判室布置以高雅、 宁静、和谐为宜，环 境安静，没有外人和 电话干扰，光线充足， 室温适宜，装饰陈设 简洁、实用、美观。


②谈判桌摆放及座次安排
长方形或椭圆形.
②了解客方基本情况，收集有关信息

可向客方索要谈判代表团成员的名单，了解其性别、 职务、级别及一行人数，以作食宿安排的依据。 掌握客方抵离的具体时间、地点、交通方式，以安排 迎送的车辆和人员及预订、预购返程车船票或飞机票。

③拟订接待方案


根据客方的意图、情况和主方的实际，拟订出接待 计划和日程安排表。 日程安排还要注意时间上紧凑. 日程安排表拟出后，可传真给客方征询意见， 待客方无异议确定以后，即可打印。
竖式
横式
5
主 方 人 员
3 1 2 4
会 谈 桌

关于计算机学习的会议通知 各有关学校： 经研究，定于 8 月 31 日上午 9 ： 00 在新北区软件 园三楼（北大众志网络计算机有限公司）召开 NC 网络计 算机试点学校计算机教师会议，时间半天。请下列学校有 关计算机教师安排好工作准时参加。 （市二十六中、北 环中学、翠竹中学、蓝天实验学校、市聋哑学校，天宁区 红梅小学、延陵小学、青龙中心小学、解放路小学、朝阳 小学、翠竹新村小学，钟楼区勤业二小，新北区圩塘中学、 圩塘中心小学、吕墅小学、薛家中心小学）
（1）主席团排座： 主席团：是指在主席台上正式就座的全体 人员。 基本规则： 一是前排高于后排， 二是中央高于两侧， 三是右侧高于左侧。（政务礼仪中左高右 低）

（2）主持人座席 会议主持人，又称大会主席。 具体位置： 一是居于前排正中央； 二是居于前排的两侧； 三是按其具体身份排座，但不宜令其就座 于后排。
主方谈判的接待准备
（1）主座谈判的接待准备

主座谈判，作为东道主一方出面安排各项谈判 事宜时，一定要在迎送、款待、场地布置、座 次安排等各方面精心周密准备，尽量做到主随 客便，主应客求，以获得客方的理解、信赖和 尊重。
①成立接待小组

成员由后勤保障(食宿方面)、交通、通讯、医 疗等各环节的负责人员组成，涉外谈判还应备 有翻译。
会议证件
旁听证
工作证 记者证 出入证
会议工作证件
会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。 有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。
12、准备会议文件资料
议程表和日程表 会场座位分区表和主席台及会场座次表 主题报告、领导讲话稿、 开幕词和闭幕词 其他会议材料等。
三、公司大小型会议中尊位及位次排序 方法



迎接的客人较多的时候，主方迎接人员可以按身份职 位的高低顺序列队迎接，双方人员互相握手致意，问 候寒暄。 如果主方主要领导陪同乘车，应该请客方主要领导坐 在其右侧。最好客人从右侧门上车，主人从左侧门上 车，避免从客人座前穿过。
Nice to see you!

（3）谈判室的布置与座次安排
①谈判室的选择与布置
会务工作流程图（会前）
确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议规模与规 格
明确会议组织机构
明确会议所需设备和工具
确定会议时间与会期
确定与会者名单
选择会议地点
安排会议议程和日程
制发会议通知
安排食住行
准备会议文件材料
制作会议证件
制定会议经费预算方案
布置会场
会场检查
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
任务训练

1．面门设座

2．依景设座 指会议主席的具体位 置，不必面对会议室 正门，而是应当背依 会议室之内的主要景 致之所在，如字画、 讲台等。
小型会议室
椭圆形 回字形
Ｔ字型
长方形

中型会议室
半圆型、课堂型。

大型会议室

众星拱月型

礼堂型
半圆型
大型会议


４、按时到会，专心参会，维持秩序 按时到会：准时赴会，不得迟到、早退 专心参会：不得交头接耳，四处走动，接 听电话 维持秩序：不得愤然告退、打断、谴责或 是当众争论

二、会务工作

会务工作：指作为会议的主办者、召集者 或工作人员在会议的召开过程当中，自始 至终需要注意的相关的细节。

会议小调侃
第一天：签到——见面有礼 第二天：表彰会——人人拿奖 第三天：庆功会——满汉全席 第四天：现场会议——各取所需 第五天：总结会——打包发货 第六天：返程——周游列国

３、提高会议效率 集中主题 压缩会议的内容 对于会议材料已经发放的，可不必再照本 宣科 限时发言
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、 秘书组、文件组、 接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单
出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的 性质、议题、任务来确定与会人员。
8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。 有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程
会议日程是指会议在一定时间内的具体安排， 对会议所要通过的文件、所要解决的问 题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。
任务描述
商务谈判
商务谈判的 座次安排
出席谈判的 仪态仪表礼仪
会议
会议是两个以上的人,多人或多个组织团体 就事先商定的议题进行商议的过程，是人 际交往的一种常规形式。 座谈会、办公会、报告会、博览会、展示 会。。。

会议礼仪的内容
端正会风 会务工作 排列会议的位次

会议的作用
讨论问题 弄清问题 解决问题
上海市教育局职业教育处 2005年10月3日
10、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会 人员、议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。 会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。
11、制作会议证件
会议正式证件
代表证 出席证 列席证 来宾证
பைடு நூலகம்
如涉外谈判，则要将日程安排表译成客方文字，日程 安排表可在客方抵达后交由客方副领队分发，亦可将 其放在客方成员住房的桌上。 主座谈判时，东道主可根据实际情况举行接风、送行、 庆祝签约的宴会或招待会，客方谈判代表在谈判期间 的费用通常都是由其自理的。

（2）主座谈判迎送工作

主方应确定与客方谈判代表团的身份、职位对等。 准确掌握对方抵离的时间，主方所有迎送人员都应先 于客方到达指定地点迎候。 主方应主动到机场、车站、码头迎接，在到达前15分 钟赶到。 对于客方身份特殊或尊贵的领导，还可以安排献花。
模块一/商务会议礼仪
商务会议礼仪
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知识点：
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职业素质：
知识点
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掌握公司会议的工作流程 了解会议准备的内容 掌握会议座次安排的原则 了解商务谈的礼仪规范
职业素质
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组织能力 策划能力 协调能力 沟通能力
任务
公司会议 商务谈判


公司会议
端正会风
公司会议的 工作流程
会议的 座次安排
特点： 与会者众多、规模较大的会议 企业职工代表大会 报告会 经验交流会 新闻发布会 会场上应分设主席台与群众席 主席台必须认真排座 群众席的座次可排可不排

1．主席台排座 面对会场主入口 在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上 的就座之人呈面对面之势 每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签 主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人 座席、发言者席位等三个不同方面的问题。

有关会议的悖论



据英国媒体报道，人力资源集团罗博特· 沃尔特 最近对13个国家的数千名上班族进行了一次国际调 研，研究各公司为什么有那么多无聊会议。 研究结果显示，有八成的被访者认为，他们公 司至少一半的会议是没有意义的，纯粹是在浪费工 作时间。沃尔特认为，良好的日程安排和前期准备 可以降低员工的失望感。 调查显示，一个人对会议的喜好或厌恶，在很 大程度取决于这个人想取得事业成功的愿望是否强 烈。那些想有所作为的人，他们集中精力向目标挺 进，每天都有自己要完成的阶段目标。如果会议的 频率高、时间长，这些人就对会议持有负面看法。 换句话说，那些干实事的人不喜欢参加会议，而更 愿意少说多做。
组织签到 做好会议记录
做好会议值班保卫工作
编写会议简报或快报
会议信息工作
做好会议保密工作
做好后勤保障工作
会务工作流程图（会后）
安排与会人员离会
撰写会议纪要
会议的宣传报道
会议文书的立卷归 档
催办与反馈工 作
会议总 结
会议准备工作

指 导 会 务 工 作 的 原 则
准备充分 1、 确 保 安 ４、 全 ３、 服务周到
一、端正会风
会风：有关会议的风气； 开会开会，去了就睡 开会开会，其实不累

数据

中央和地方党政国家机关部门开支状况 （２００８年）
中央党政国家机关部门会议差旅费42.7亿 地方党政国家机关部门会议差旅费1625亿

１、避免形式主义 议而不决，决而不行；

２、严格控制会议 数量、规模、地点、时间、经费






（3）发言者席位 起立发言 发言者席位，又叫做发言席。 在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发 言。 发言席的常规位置： 一是主席团的正前方（我国的惯例）； 二是主席台的右前方（国际惯例）
⑩ ⑧ ⑥ ⑤ ③ ①
⑦ ⑨ ② ④
⑧
④
⑥
②
⑤
①
⑦
③
群 众 席
群 众 席
尊位
发言席
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那些不指望在工作中有所成就的人对会议则 热情有加。多开会对他们来说是一种打发时间的 方法，还可以和人碰碰头，编织关系网。不喜欢 工作的人往往把开会看作是和同事一同休息的机 会。 根据研究，另一个产生无聊会议的原因是公 司政治。在大多数情况下，即使上级对下级的工 作很关注，也很难找到一个客观、合理而明确的 标准来衡量员工的工作成绩。这时候，员工平时 留给领导的印象就显得异常重要。下班以后在办 公室加班以示勤奋，或者在会上积极发表自己的 见解，也不失为“实干”之外的另一条成功之路。 资料来源：《世界经理人》，2008-5-20