邮件合并图文教程
在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资
条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗能保证过程中不出错吗？
其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成
这些任务。这里我们特别组织了这个的专题，详细讲解“邮件合并”以及具体用法，同时以实例剖析的方式帮助大家快
速上手。
一、什么是“邮件合并”
什么是“邮件合并”呢为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢？
其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内
容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文
档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。
显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，一样可以轻松地批量制作标签、工
资条、成绩单等。
Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”，这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。本课程通过三个实际任务的解决步骤，详细介绍“邮件合并”功能的使用方法，学习完成后大家就可
以按部就班地运用到自己的实际工作当中。
二、什么时候使用“邮件合并”
我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务，从而得到答案。比如最我们最常用的需要批量处理的信函、
工资条等文档，它们通常都具备两个规律：
一是我们需要制作的数量比较大；
二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，
这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据
记录表表示。
什么是含有标题行的数据记录表呢通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信
息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。接下来的每条记录，存储着每个客户的相应信息。
？
此主题相关图片如下：
三、邮件合并的三个基本过程
上面讨论了邮件合并的使用情况，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住
了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。
(一)建立主文档
“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。
使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方
面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
(二)准备好数据源
数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是W ord、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被
客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来
使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。
(三)把数据源合并到主文档中
前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行
数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。
四、实例详细剖析
明白了原理和使用过程之后，我们进入实际操作。这里我们提出三个实际任务：
如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函？
如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封？
如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条？
关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件，利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能，具体
开始之前请先下载案例文件：
第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格，第三个任务提供Access表格，操作完成之后你会发现过程
都是大同小异，使用非常简单。
(一)制作大量信函
由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件，所以接下来的操作，实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。在实际处理自己的工作时，主文档和数据源当然都会
改变，到时参照提供的案例文件制作即可。
1.启动Word2003（其他版本一样），打开主文档“信函(主文档)”案例文件，接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。
2.如果任务窗格没有显示，选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它，然后单击它顶部右边的下拉按钮，在弹
出的菜单中选择“邮件合并”命令，切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。
图2
3.接下来，可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步：选择文档类型，这里我们采用默认的
选择：“信函”（图3)。
图3
4.单击任务窗格下方的下一步：正在启动文档链接，进入“邮件合并向导”第二步：选择开始文档。由于我们
当前的文档就是主文档，故采用默认选择：“使用当前文档”。
5.单击任务窗格下方的下一步：选取收件人，进入“邮件合并向导”第三步：选择收件人。从这里可以看到，
如果你还没创建数据源，则可以选择“键入新列表”单选框，然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接，在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。但是前面已经说过，为了提高效率，还是在之前就把数据源创建好。由于我们已经准备
好了Excel格式的数据源，“信函和信封(数据源)”案例文件，于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图4)，打开“选取数据源”对话框。
