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QW：质量管理体系三级文件 EW：环境管理体系三级文件
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第5页
页 数
共 32 页
标题：文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
部门代码：最高管理层：GM01、营销部：SL02质量管理部：QA03技术部：TN04
财务部：CW05生产部：SC06 仓储物流部：SP07 物资供应部：RS08
7.4外来文件登记一览表； （ZH-QR-004）
7.5作废文件登记一览表； （ZH-QR-005）
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第7页
页 数
共 32 页
标题：文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
文件控制流程图：
湖南中汉高分子材料科技有限公司
2.0范围：用于质量管理体系改善，追溯及衡量质量管理体系有效运作的信息记录。
3.0权责
3.1质量管理部:规范记录收集的表格格式，记录保存期限。
3.2相关部门：文件记录分类、归档、保存与销毁。
3.3管理者代表：公司外界人员借阅纪录的核准。
4.0定义（无）
5.0作业内容
5.1凡有关文件制订者，应依本程序的规定，规划有关日后品质运行改善、追溯及衡
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-00
版本号
B/0
页 码
第 1 页
页 数
共 32 页
标题：目录
生效日期
2011年05月27日
序号
文件名称
文件编号
责权部门
1
文件控制程序
QP—001
行政人资部
2.
记录控制程序
QP—002
行政人资部
3
目标管理程序
QP—003
行政人资部
4
管理评审程序
由该文件之表格附于后面；由其余文件引出之窗体而该文件也用到者，不再附于文件后，
以表格编号管制。
5.8文件发行，回收管制作业
5.8.1一、二、三级文件收发管制，由质量管理部按各部门需求份额填写“文件分发回收记录表”进行发行，并在发行文件封面上加盖蓝色发行章。
5.8.2修订及废止时，旧版本失效，记录于“文件分发回收记录表”备注栏。
G．制定日期：制定文件的时间；
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第3页
页 数
共 32 页
标题：目录
生效日期
2011年05月27日
H．发行日期：文件被核准后正式发行实施的时间；
I．核准、审查及制定人签名：核准、审查人必须签名确认．
5.2.2内页制作规范：内页制作必须包括：
A．文件名称：位于正文中间．
B．文件编号，版本版次及页次；位于正文之上方．
C．正文：正文必须位于页面内．
5.3文件制定、修订、废止作业
5.3.1文件制定作业：文件需要制定时，同权责部门进行制作，经相关部门会审，权责人
员核准，质量管理部按文件编号原则对新文件进行编号．
5.3.2文件修订作为
A．若文件不符合现时要求需修订时，由权责部门提出修订原因，填写“文件修订及废止
2.0范围：适用于本公司的目标管理的控制。
3.0权责：管理者代表负责此程序的执行和维持。
检验标准及技术或品质图等。客户与本公司往来之订单及因订单回复的沟通资料不列入外
来文件管理，只依四级文件要求作业。
6.0相关文件/资料：
6.1记录控制程序;
6.2内部审核程序;
7.0使用表格：
7.1文件修订及废止申请单；（ZH-QR-001）
7.2文件分发回收记录表； （ZH-QR-002）
7.3文件最新版次一览表； （ZH-QR-003）
A. 客户的规定，若客户的保存期和本公司不同时，应由PMC部人员在接受订单前和客户协商，达成一致保存期限。
B.任用和使用期限：员工训练覆历记录表保存至该员工离职后3个月，供货商资料保存至终止交易后一年。
C.认证机构：认证或定期的时间间隔。
5.6.3记录销毁：各单位记录（一般保存期限为3年）超过保存期限时，应由相关人员提出并填写“记录销毁申请单”经各部门主管审核，报管理者代表批准后才可进行销毁作业。
行政人资部：HR09
5.6.1文件级层：一级文件—1，二级文件—2，三级文件—3。
5.6.2文件流水号：以三位数字表示，从：001“开始编号，002，003…依此类推。
5.6.3表格流水号：以三位数字表示，从“001”开始002，003…依此，表格版本：此限
于表格使用权用，用小写英文字母表示，”a”开始，修订号为“b,c”依此类推。
5.7一、二、三级文件版本/版次用页次管理
5.7.1第一次制定之原本以A/O表示，A版第一次修订为A/1版，依此类推。
5.7.2为避免版次修订太多影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，或文件修订后总
Байду номын сангаас页数有变化时原制定单位进行版本变更，发行B版、C版，依此类推。
5.7.3一、二、三级文件总页数包括封页、正文和附件部份，随附之表格不计入总页数，
5.9文件保存，销毁作业：
5.9.1文件保存作业:
A、现场使用之文件须置于现场，非现场使用之文件由各部门自行集中管理。
B、使用部门不得影印正式发行文件（四级文件不限制影印）。
C、质量管理部在增加新文件或文件有修订版本、版次的次月发行“文件最新版次一览表”供使用部门在“文件最新版次一览表”上自行做好记录。
量管理体系有效运作的记录，各相关单位应对记录编制索引并建立文件，按表格性质（如：
时间，客户类别或供货商类别等）分类归档保存。
5.2表格规划：
5.2.1相关文件的制订者，应依记录种类的要求，在文件中规划表格格式，以记录有关的品质运行信息。
5.2.2规划表格时，应赋予表格适当的名称，以让使用者能够掌握表格记录信息的种类。
QP—004
总经理
5
培训控制程序
QP—005
行政人资部
6
设备控制程序
QP—006
生产部
7
6S管理程序
QP—007
质量管理部
8
客户沟通和服务控制程序
QP—008
营销部
9
合同评审控制程序
QP—009
营销部
10
配方调试及更改控制程序
QP—010
技术部
11
采购控制程序
QP—011
物资供应部
12
生产过程控制程序
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-002
版本号
B/0
页 码
第10页
页 数
共 32 页
标题：记录控制程序
生效日期
2011年05月27日
5.4记录的保存
5.4.1记录的保存单位，应以记录的性质或时间分类归档保存，一般保存期限为一年。
5.4.2当记录须装箱储存时，在外箱上写上箱内纪录的名称与记录时间存放，记录保存时，应考虑储存环境，记录的性质（如磁盘）与重要性，避免纪录的损坏，变质与遗失。
E、任何人不得于一、二、三级文件加标记或书写任何字符。
F、所有文件之原件由质管部指定专人管理，文件管制须纳入内部品质稽查项目中，以确保文件资料之正确使用。
G、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版式本版次，文件修订时应随文件而改变。
H、文件之借阅，须经权责部门审查核准后由质管部办理。
5.9.2文件销毁作为：由各部门回收旧版本文件，统一交文管中心销毁，文管中心保留一
份原版本文件并加盖“作废章“存档，并登记在“作废文件登记一览表”中。
5.10外来文件管理
5.10.1外来文件之接收由各权责部门负责，接收后统一交到登录于《外来文件登记一览
表》内。
5.10.2外来文件需引用时，由权责部门主管确定，确定引用之文件由文管中心依受控文
件要求管制发行并记录。
5.10.3外来文件含：相关法律、法规、行业标准、国家标准、ISO标准条文、客户提供之
5.5.1一级文件编号：
QMS-01：质量手册
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第4页
标题：目录
生效日期
2011年05月27日
5.5.2二级文件编号：
QP：QMS程序文件
E P：EMS程序文件
5.5.3表格编号：QR：质量记录 ER：环境记录
5.5.4三级文件编号：
4.0定义：
4.1一级文件：质量手册：说明质量管理体系原则与管理重点之体系指导文件。
4.2二级文件：程序文件：供管理者控管各部门之作业流程是否顺畅且符合标准之文件。
4.3三级文件：作业规范：规范作业者行为或动作的各类标准或指导书。
4.4四级文件：记录（各类表格）：采用记录的形式来显现执行结果之表格或报告书。
5.5记录的调阅
5.5.1非职务上需要，记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录。
5.5.2当公司外界人员须调阅纪录时，应由管理者代表同意，方可借阅或复印。
5.6记录的销毁
5.6.1记录超过保存期限时，由保存单位销毁过期无效的记录。
5.6.2相关文件的制作者，应在规划表格时，规定纪录的保存期限，保存期限的规定可参照以下方式：
3.1内部文件与资料之制定，废止与收发管制权责表：
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第5页
页 数
共 32 页
标题：文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
部门代码：最高管理层：GM01、营销部：SL02质量管理部：QA03技术部：TN04
财务部：CW05生产部：SC06 仓储物流部：SP07 物资供应部：RS08
7.4外来文件登记一览表； （ZH-QR-004）
7.5作废文件登记一览表； （ZH-QR-005）
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第7页
页 数
共 32 页
标题：文件控制程序
生效日期
2011年05月27日
文件控制流程图：
湖南中汉高分子材料科技有限公司
2.0范围：用于质量管理体系改善，追溯及衡量质量管理体系有效运作的信息记录。
3.0权责
3.1质量管理部:规范记录收集的表格格式，记录保存期限。
3.2相关部门：文件记录分类、归档、保存与销毁。
3.3管理者代表：公司外界人员借阅纪录的核准。
4.0定义（无）
5.0作业内容
5.1凡有关文件制订者，应依本程序的规定，规划有关日后品质运行改善、追溯及衡
湖南中汉高分子材料科技有限公司
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文件编号
ZH/QP-00
版本号
B/0
页 码
第 1 页
页 数
共 32 页
标题：目录
生效日期
2011年05月27日
序号
文件名称
文件编号
责权部门
1
文件控制程序
QP—001
行政人资部
2.
记录控制程序
QP—002
行政人资部
3
目标管理程序
QP—003
行政人资部
4
管理评审程序
由该文件之表格附于后面；由其余文件引出之窗体而该文件也用到者，不再附于文件后，
以表格编号管制。
5.8文件发行，回收管制作业
5.8.1一、二、三级文件收发管制，由质量管理部按各部门需求份额填写“文件分发回收记录表”进行发行，并在发行文件封面上加盖蓝色发行章。
5.8.2修订及废止时，旧版本失效，记录于“文件分发回收记录表”备注栏。
G．制定日期：制定文件的时间；
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第3页
页 数
共 32 页
标题：目录
生效日期
2011年05月27日
H．发行日期：文件被核准后正式发行实施的时间；
I．核准、审查及制定人签名：核准、审查人必须签名确认．
5.2.2内页制作规范：内页制作必须包括：
A．文件名称：位于正文中间．
B．文件编号，版本版次及页次；位于正文之上方．
C．正文：正文必须位于页面内．
5.3文件制定、修订、废止作业
5.3.1文件制定作业：文件需要制定时，同权责部门进行制作，经相关部门会审，权责人
员核准，质量管理部按文件编号原则对新文件进行编号．
5.3.2文件修订作为
A．若文件不符合现时要求需修订时，由权责部门提出修订原因，填写“文件修订及废止
2.0范围：适用于本公司的目标管理的控制。
3.0权责：管理者代表负责此程序的执行和维持。
检验标准及技术或品质图等。客户与本公司往来之订单及因订单回复的沟通资料不列入外
来文件管理，只依四级文件要求作业。
6.0相关文件/资料：
6.1记录控制程序;
6.2内部审核程序;
7.0使用表格：
7.1文件修订及废止申请单；（ZH-QR-001）
7.2文件分发回收记录表； （ZH-QR-002）
7.3文件最新版次一览表； （ZH-QR-003）
A. 客户的规定，若客户的保存期和本公司不同时，应由PMC部人员在接受订单前和客户协商，达成一致保存期限。
B.任用和使用期限：员工训练覆历记录表保存至该员工离职后3个月，供货商资料保存至终止交易后一年。
C.认证机构：认证或定期的时间间隔。
5.6.3记录销毁：各单位记录（一般保存期限为3年）超过保存期限时，应由相关人员提出并填写“记录销毁申请单”经各部门主管审核，报管理者代表批准后才可进行销毁作业。
行政人资部：HR09
5.6.1文件级层：一级文件—1，二级文件—2，三级文件—3。
5.6.2文件流水号：以三位数字表示，从：001“开始编号，002，003…依此类推。
5.6.3表格流水号：以三位数字表示，从“001”开始002，003…依此，表格版本：此限
于表格使用权用，用小写英文字母表示，”a”开始，修订号为“b,c”依此类推。
5.7一、二、三级文件版本/版次用页次管理
5.7.1第一次制定之原本以A/O表示，A版第一次修订为A/1版，依此类推。
5.7.2为避免版次修订太多影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，或文件修订后总
Байду номын сангаас页数有变化时原制定单位进行版本变更，发行B版、C版，依此类推。
5.7.3一、二、三级文件总页数包括封页、正文和附件部份，随附之表格不计入总页数，
5.9文件保存，销毁作业：
5.9.1文件保存作业:
A、现场使用之文件须置于现场，非现场使用之文件由各部门自行集中管理。
B、使用部门不得影印正式发行文件（四级文件不限制影印）。
C、质量管理部在增加新文件或文件有修订版本、版次的次月发行“文件最新版次一览表”供使用部门在“文件最新版次一览表”上自行做好记录。
量管理体系有效运作的记录，各相关单位应对记录编制索引并建立文件，按表格性质（如：
时间，客户类别或供货商类别等）分类归档保存。
5.2表格规划：
5.2.1相关文件的制订者，应依记录种类的要求，在文件中规划表格格式，以记录有关的品质运行信息。
5.2.2规划表格时，应赋予表格适当的名称，以让使用者能够掌握表格记录信息的种类。
QP—004
总经理
5
培训控制程序
QP—005
行政人资部
6
设备控制程序
QP—006
生产部
7
6S管理程序
QP—007
质量管理部
8
客户沟通和服务控制程序
QP—008
营销部
9
合同评审控制程序
QP—009
营销部
10
配方调试及更改控制程序
QP—010
技术部
11
采购控制程序
QP—011
物资供应部
12
生产过程控制程序
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-002
版本号
B/0
页 码
第10页
页 数
共 32 页
标题：记录控制程序
生效日期
2011年05月27日
5.4记录的保存
5.4.1记录的保存单位，应以记录的性质或时间分类归档保存，一般保存期限为一年。
5.4.2当记录须装箱储存时，在外箱上写上箱内纪录的名称与记录时间存放，记录保存时，应考虑储存环境，记录的性质（如磁盘）与重要性，避免纪录的损坏，变质与遗失。
E、任何人不得于一、二、三级文件加标记或书写任何字符。
F、所有文件之原件由质管部指定专人管理，文件管制须纳入内部品质稽查项目中，以确保文件资料之正确使用。
G、各单位看板需引用文件时，在看板上标明文件编号及版式本版次，文件修订时应随文件而改变。
H、文件之借阅，须经权责部门审查核准后由质管部办理。
5.9.2文件销毁作为：由各部门回收旧版本文件，统一交文管中心销毁，文管中心保留一
份原版本文件并加盖“作废章“存档，并登记在“作废文件登记一览表”中。
5.10外来文件管理
5.10.1外来文件之接收由各权责部门负责，接收后统一交到登录于《外来文件登记一览
表》内。
5.10.2外来文件需引用时，由权责部门主管确定，确定引用之文件由文管中心依受控文
件要求管制发行并记录。
5.10.3外来文件含：相关法律、法规、行业标准、国家标准、ISO标准条文、客户提供之
5.5.1一级文件编号：
QMS-01：质量手册
湖南中汉高分子材料科技有限公司
程序文件
文件编号
ZH/QP-001
版本号
B/0
页 码
第4页
标题：目录
生效日期
2011年05月27日
5.5.2二级文件编号：
QP：QMS程序文件
E P：EMS程序文件
5.5.3表格编号：QR：质量记录 ER：环境记录
5.5.4三级文件编号：
4.0定义：
4.1一级文件：质量手册：说明质量管理体系原则与管理重点之体系指导文件。
4.2二级文件：程序文件：供管理者控管各部门之作业流程是否顺畅且符合标准之文件。
4.3三级文件：作业规范：规范作业者行为或动作的各类标准或指导书。
4.4四级文件：记录（各类表格）：采用记录的形式来显现执行结果之表格或报告书。
5.5记录的调阅
5.5.1非职务上需要，记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录。
5.5.2当公司外界人员须调阅纪录时，应由管理者代表同意，方可借阅或复印。
5.6记录的销毁
5.6.1记录超过保存期限时，由保存单位销毁过期无效的记录。
5.6.2相关文件的制作者，应在规划表格时，规定纪录的保存期限，保存期限的规定可参照以下方式：
3.1内部文件与资料之制定，废止与收发管制权责表：
