公司人事档案管理规定

公司人事档案管理规定 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】 人事档案管理规定 第一章? 总? 则 第一条 为加强和规范员工档案管理，制定本办法。 第二条 本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。 第三条 人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。 第四条 中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。 第二章 机构和职责 第五条 人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。 第六条 档案管理员职责： (一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。 第三章 人事档案保密规定 第七条? 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。 个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。 第四章 材料归档规定 第八条 人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料 包括：?履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；?委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料 包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。? (三) 鉴定、考核、考察材料 包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。? (四) 评定岗位技能和学历材料 包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、着作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料 包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。? (六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料 包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料 包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。 (八) 处分材料 包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。? (九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料 包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料； (十) 其他可供组织参考的材料。 包括：? 1、企业工人从事特殊工种工作登记卡； 2、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表； 3、计划生育审批表； 4、招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表； 5、有残疾的体检表、残疾登记材料； 6、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书； 7、有关证明单位改制的文件材料； 8、有关证明单位更名的文件材料； 9、有关证明单位性质的材料； 10、有关证明在外地从业期间参保情况的文件材料； 11、有关证明从事特殊工种的文件材料； 12、有关特殊工种岗位的批件； 13、有关证明招工情况的文件材料； 14、有关证明知青身份的文件材料； 15、有关证明户籍迁出迁入的文件材料； 16、有关证明出生时间的文件材料； 17、有关证明参军、复员、转业人员身份、时间的文件材料； 18、其他证明材料。 第九条 归档程序 (一) 职工个人在一定时期内的再教育学习、学历、职称、技能学习过程中形成的材料（权威部门确认）及时移交到部门兼职档案员处。 (二) 公司人事、组织部门的管理人员以及各部门的兼职档案员，负责对日常工作活动中所形成的员工人事档案材料进行收集归档，凡涉及到 归档范围内的材料应在审查盖章或个人签字后择其收集整理，及时移交到对口部室，直至移交到人力资源部。 第十条 归档时间 人事档案材料属于年度类的在办理完毕后的次年三月底前移交归档。阶段、周期性材料在活动完成后两个月之内归档。变更、修改、补充、调动、调离的材料及时归档。 第十一条 归档要求 (一) 收集的归档材料应客观真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的应盖章签字完成后及时移交。 (二) 接收部门应全面检查归档文件材料质量，交接双方核对移交清册后履行签字登记手续。 (三) 对转入的档案，拆封人员要根据档案清单核对验收，缺材料的原档退回。 (四) 对假公济私或利用档案材料营私舞弊的，将视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。 (五) 人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；A4纸填写的，要求页边距左右均大于或等于2.5cm，上下均大于或等于3cm，以便于用来裁剪。 第五章 人事档案的保管规定 第十二条 人事档案存放应配备档案库房、档案工作室等相应设施。做好防火、防盗、防虫、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染等八防工作。 第十三条 人事档案材料应分类整理后方可入卷存档。每年要对档案进行一次整理、校对工作。 第十四条 档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。 第六章 人事档案查阅规定 第十五条 查阅手续 (一) 凡查阅人事档案者，一律填写《人事档案借、阅审批单》（见附表），档案室凭审批表提供档案。人力资源部、党群工作部查阅人事档案人员每年审批一次。 (二) 外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信和本人身份证件，填写《人事档案借、阅审批单》，方可查阅。 (三) 查阅档案应在查阅室查阅，查阅时按顺序翻页，避免乱插错放、不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证的经审查批准后方能办理复制。 第十六条 注意事项 (一) 建立档案查阅登记规定，对查阅职工档案的情况做好记录。 (二) 凡查阅人事档案的工作人员必须是中共党员，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。 (三) 查阅档案时要注意爱护，保持档案整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损、泄密等。 (四) 未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。确因工作需要从档案中取证的，须填写《人事档案借、阅审批单》方可办理。 (五) 档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，填写《人事档案借、阅审批单》，严格履行登记手续。 (六) 借用的人事档案，必须妥善保管，要严格保密，不准转借，不准交给无关人员和本人翻阅。 (七) 任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。 (八) 员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内进行移柜。 第七章 人事档案转递规定 第十七条 人事档案的转出 (一) 员工劳动合同终止、解除或其它原因需要转出档案的，应在15天之内办理转递手续。 (二) 员工工作调动的，需持商调函办理转出手续。 (三) 对转出的人事档案要进行认真的检查核对，并按规定的要求，整理合格、装订成册，不得扣留材料或分批转出。未经整理的档案，不得转出。 (四) 档案转出要填写档案转递通知单，提档人签字，档案要密封，加贴密封条并盖密封章。 (五) 转出的档案须进行编号登记。 (六) 档案转出后，经办人应在档案名册上注明何时转往何处并签字，以便备查。 (七) 对转出的档案回执以及清单，于次年归入到公司档案室，并留台帐予以备查。 第十八条 人事档案的接收 (一) 新员工调入，接到有关员工调入通知后，应及时接收人事档案。 (二) 对接收的人事档案，应当场开封，对照档案清单检查核对，无误后接收；若缺少材料，档案退回并明确告知，补齐材料后再予接收。 (三) 对接收的人事档案，要认真登记、编号、整理、入库。 第十九条 其他要求 对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。 第八章 人事档案的检查核对规定 第二十条? 在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与摆放位置相符，档案目录与档案材料相符。做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收、漏转和张冠李戴等错装现象。 第二十一条? 接收档案时，看姓名、单位、职务是否相符；看档案内容是否与档案转递单所列的材料项目相符，发现差错及时纠正。 第二十二条? 转出档案时，认真清点材料，注销名册，并办理转递手续。