商务部门职责说明书
- 格式：doc
- 大小：48.50 KB
- 文档页数：4
商务部门职责说明书
1、 基本资料：
部门名称 商务部 直接上级 行业系统事业部群总经理
主要岗位 经理、助理
管理权限 协调各部门工作，行使事业部群商务管理权限。
部门职能 负责销售合同评审、标书审定、销售计划编制、协调与控制，应收账款控制，协调供需关系，协助管理销售费用等工作。
2、 主要职责：
1. 组织编制项目投标阶段的经济标文件
2. 组织事业部群合同管理与签订工作
3. 负责协助领导处理事业部群有关法律事务
4. 参与分包招标及分包商选择工作
5. .协助领导做好投标方案策略研究及投标项目的风险预测和控制，努力降低价格和技术风险
6. 负责项目应收款的管理工作
7. 收集、整理和管理与本部门业务有关的各种内外部文件和资料
8 . 代表事业部群与相关部门进行接洽、联系
3、主要工作内容：
1、制订、修改行业事业部各项商务制度和管理办法，经总经理审批后组织实施。
2、负责对部门员工工作业绩进行综合考核评定，在此基础上做好部门工作总结和分析，保证部门管理目标的实现。
3、负责技术标编制工作的分配及协调工作，主持技术标编制及审核工作，对技术标编制质量负责。
4、协助做好投标方案策略研究及投标项目的风险预测和控制，努力降低价格风险。
5、负责组织在项目签订过程商务管理，督促项目部完成各项预算编制、签认工作。
6、负责事业部群商务管理系统的建立，负责系统人员的培训，提高系统人员工作技能。
7、 协助总经理做好中标计划成本审核和监督执行工作，确保事业部群收益。
8、 协助领导进行项目最终核算工作。
9、 负责分包合同管理工作，负责各种合同的条款起草、修订及评审签定、合同的发放、解释与监督履约等工作。
10、负责做好各类项目计算底稿、计算依据等原始资料的整理、保存，以保证数据的正确性、系统性、连贯性，进而保证所有工作的可追溯性。
11、熟悉合同及相关条款，根据总包合同内容和有关规定，充分利用其中的有利因素编制预算，为项目增收创造条件。
12、做好商务来访接待工作。
13、对非自方原因引起的费用支出，及时向责任方提出索赔要求，以确保事业部群利益。
14、完成事业部群领导交给的其它任务。 4、主要工作要求：
1、工作计划、总结
1.1 在每月第一个工作日，每季度首月的第三个工作日内，制定部门工作计划并检查落实情况。每年1月15日前，制定出本部门的年度工作计划，上报总经理，经审批后组织实施；工作计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做修改记录。工作计划要有落实、有小结，与考核挂钩。
2. 组织编制项目投标阶段的经济标文件
2.1与造价咨询机构建立并保持日常联系，协助领导作好项目运营工作，根据项目投标策划书组织编制经济标，根据有关意见，对报价文件进行必要调整和最终审核。
2.2 参加项目开标会，代表公司进行项目开标经济标答辩，协助销售作好投标阶段的价格谈判与合同签订工作。
2.3 参加组织的投标结果分析和评估会，着重对经济标进行分析和评估，总结经验教训。
2.4 项目中标后，配合销售开展合同谈判工作，拟订项目主合同，组织行业事业部相关部门对主合同进行合同评审，并负责向项目经理转交相关投标资料，进行投标及合同交底。
2.5 收集、整理、归档、保管事业部群投标报价文件和资料，并分类划分，逐步建立健全事业部群投标报价案例库。
3 组织公司合同管理工作
3.1对主合同履行情况进行过程控制，按照项目进度，对合同执行情况及相应意见提出书面报告，并在合同履行完毕后，组织对合同执行情况进行分析和评估。
3.2编制事业部群各类合同标准 >标准文本、分包招标标准文本，组织行业事业部各部门、分公司和项目经理贯彻实施，并根据反馈意见及时进行版本更新工作。
3.3审核事业部群各类合同的合法性、合理性和完整性，及时提出意见和修改建议，组织对事业部群各类合同进行合同评审，保存有关评审记录，并根据具体需要参与各类合同谈判、签订工作。
3.4 归口管理事业部群各类合同，保存事业部群除劳动合同外的各类合同文本正本，组织对合同文本的归类、编号、统计、保管和存档，以及合同台帐建立等工作，为相关单位和人员按规定参阅合同提供支持和协助。
4. 参与分包工程招标及分包商选择工作
4.1 对于由行业事业部招标选用的分包商——协助项目管理组织对分包商的内部招标，组织制定分包工程标底价格，审查分包商报价，参与分包商评估、合同起草、谈判及签订工作。
4.2对于授权由项目经理招标选用的分包商——负责审核项目分包合同评审资料，并对项目合同进行监督管理。
5. 组织项目成本管理和控制，建立健全事业部群成本库和内部定额
5.1组织编制事业部群商务、成本管理制度，负责测算项目预控成本。
5.2 指导项目经理部商务经理开展工作，与项目及时进行沟通，对项目成本控制工作提出建议和意见，以便及时修正或改进。
5.3负责对项目预控成本进行过程控制与结算审核，审核项目月度资金计划和成本报表、月度项目款支付，建立事业部群各项目成本台帐，并定期编制成本月报表上报领导。
5.4收集、整理项目日常成本信息，组织建事业部群建造成本模型和事业部群建造成本库，并按照项目分析项目建造成本，建立和完善事业部群内部定额库。 6、档案资质管理
6.1制定事业部群商务管理规定，明确事业部群资质、合同文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。
6.2用现代档案管理技术整理、保管档案，及时做好档案的收集、鉴定、整理等工作；履行保密职能，按要求及时收发、登记、保管、销毁保密文件。
7、其他
7.1及时做好公司往来商务信件、邮件、包裹的收发、登记工作。
7.2做好商务接待工作，调查了解业务实际情况，及时进行商务答复并处理商务问题。
7.3定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况，做好工作总结，形成书面报告，按时向总经理汇报。
7.4按时、按量、按质完成事业部群下达的各项商务处理和总经理交办的其他任务。
7.5配合销售进行项目应收款工作，开具发票等相关商务文件。
