XXX电气（集团）股份有限公司
ERP系统管理制度
目录
1总则 (3)
2操作规范及规定 (3)
2.1 新增系统资料规定 (3)
2.2 单据录入时间规定 (3)
2.3 库管签章及盘点规定 (4)
2.4 生产订单管理要求 (4)
2.5 采购单据流转 (4)
2.6 采购发票录入及付款要求 (4)
2.7 销售出库单录入要求 (4)
2.8委外加工管理规定 (5)
2.9非销售产品借用时间规定 (5)
2.10退料业务处理 (5)
2.11 操作员增加及权限规定 (5)
2.12交接工作 (5)
3 附表 (5)
ERP系统管理制度
1总则
为了加强XXXX集团信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促使XXXX集团信息系统工作持续健康的发展，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本制度。
2操作规范及规定
2.1 新增系统资料规定
2.1.1 各部门需要新增型号时，须填写《申请确认单》，注明新增型号的物品名称、型号、计
量单位、库位、物品性质（自制/外购），经技术部门确认后，送ERP小组进行添加，禁止口头、电话等方式请求添加型号。技术部门必须在1小时内签字确认回复当事人，ERP小组收到技术部门确认的《申请确认单》后，必须在1小时内添加到系统。
2.1.2 新产品开发完成投入生产后，技术部负责人须安排技术部门相关人员在下达生产订单
前将产品BOM及时准确录入系统，如果因BOM没能及时录入系统或录入信息错误而影响生产和成本计算，可对相关责任人开出按20元/次罚款单。
2.2 单据录入时间规定
2.2.1各岗位制单人必须保证当天所有单据按要求录入系统，如未将单据及时准确录入系
统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10元/次罚款单，并希望大家的监督；（生产部每天都有上50张以上的单对型号不熟的人员怎么办？）
2.2.2当天单据必须在第二天上午10：00前送交财务，若遇特殊情况，必须在3日内送交
财务。自制入库单需附对应的领用出库单；样品出库单、补货单以及研发领用单需总经理签字后，方可送交财务，无领导签字签字，财务有权拒收。
2.2.3设有入库审批流的单据，仓库收货后，必须在1小时内审批入库单。（要讨论合理的
时间，一小时对成品入库搬运还有收料做不到的8-16个工作小时）以下如遇加急单据，制单人必须在半小时之内将加急单据录入系统，仓库收货后，必须在半小时内审批入库单。
2.2.4当月入、出库单据，当月必须处理，不得以任何理由隔月处理，公司每月结帐的时间
为（上月26日-下月25日），在此期间，所有出入库单据必须在每月25日前全部录入系统；
2.3.5各岗位制单人，须将各自当月所有出入库单据清单汇总核对后打印，部门主管及制单
人签字后，每月27日上午10：00前送交财务。一旦单据清单送交财务，如有单据遗漏、错误、修改等情况将对责任当事人开出10元/张罚款单。（不是很清楚？为什么有单句还要清单，这样变成有错也不一定改了，你要罚款吗!）
2.3.6 制作单据时，必须按要求填写统计、部门、职员、出入库类别，单据号必须按照《单
据号命名规则》填写，未按要求填制，将对责任当事人开出按10元/次罚款单。
2.2.7连续三个月未出错，按50-100元奖励当事人
2.3 库管签章及盘点规定
2.3.1所有入、出库单据必须有库管签章，包括手工签章和系统签章，且两者签章必须是同
一个人。(人员请假或外出怎么办？)
2.3.2如果需要进行物品盘点，须填写《盘点申请单》，经财务成本会计及总经理签字后，
方可在系统中制作盘盈入库单及盘亏出库单。（错误没有办法及时纠正，建议先做帐物处理，后查原因或责任）
2.3.3送交财务的盘盈入库单、盘亏出库单必须有总经理签字，无领导签字，财务有权拒收。
2.3.4以上未按要求办理,将对责任当事人开出按10元/张罚款单。
2.4 生产订单管理要求
2.4.1 当月下达的生产订单，生产调度人员必须在每月25日后，两个工作日内全部关闭。
2.4.2 生产调度每月运行MRP计算前，必须查看所有的出入库单据是否审批，是否存在未关
闭的生产订单以及对应BOM单是否正确。
2.4.3以上未按要求办理,造成系统MRP计算数据不准，将对责任当事人开出按10元/张罚
款单。
2.5 采购单据流转
2.5.1 采购材料到货后，由采购部门填写送检单，质检部门检货后，须当天将质检报告送交
仓库，仓库收货后，填写实际到货数量，须当天将质检报告送交供应部。（清点确认数量后及时送交）
2.5.2 供应部收到质检报告后，当天所有单据必须按要求录入系统，每周的采购入库单必须
在下周一上午10：00点前送交财务。如果制单人未将单据及时录入系统，影响正常工作，一经查实将对责任当事人开出按10元/张罚款单。
2.5.3 当天采购入库单录入完毕后，须在2小时内，将质检报告返还仓库，仓库人员必须在
1小时内确认采购入库单，进行库管签章。
2.6 采购发票录入及付款要求
2.6.1 供应部收到发票后，必须在当天按要求录入系统，每周一上午10：00前将上周的全部
发票送交财务。
2.6.2在签字付款时凭发票的产品名称、规格型号与到货物品一致；入库单与到货的实际产
品名称、规格型号一致；付款单位名称与发票单位名称一致，才能予以支付货款。
2.7 销售管理规定
2.7.1 销售人员制作销售订单时，必须查清库存数量以及在订量，如盲目下达缺货清单，影
响生产排程，一经查实将对责任当事人开出按10元/次罚款单。
2.7.2 销售人员必须按要求录入销售结算清单，如出现产品型号、发货库位错误，影响仓库
成本，一经查实将对责任当事人开出按10元/张罚款单。
2.7.3 送交财务的销售结算清单必须库管签字，若销售清单与系统单据金额不一致，将对责
任人开出5元/张的罚款单。
2.7.4 所有的出库清单必须在第二天上午10：00前送交财务，财务在接到销售清单后必须
在2小时内签章，并在48小时内开票，若财务人员未在规定时间内签章，将对财务人员开出5元/张的罚款单。
