采购部需求调研报告20030728

采购部需求调研报告1、采购部职责及岗位设置1.1 采购部定位根据公司整体规划和生产计划，执行并实施采购计划，建设和完善采购供应体系，提高产品竞争力，保证公司目标的完成。

1.2 采购部主要职责a、采购计划的制定与执行（采购业务）b、采购供应体系的建设与完善（供应商管理）c、采购成本的控制d、散件库存的控制；e、备件、设备的采购1.3 采购部组织架构采购部岗位：采购部经理采购部副经理采购专员采购物流专员齐套员帐务助理返修员接货员1.4 采购部岗位之间信息流1.5 业务模块 业务模块 简单描述建议 供应商管理 建立供应商档案；进行供应商评价 √ 采购计划管理 物料需求计划的编制以及计划执行的控制 √ 采购申请与订单管理 采购申请产生、审批；采购订单的执行与跟踪 √ 收货处理 货物接收及送检处理 √ 让步接收处理 检验不合格物料的处理 √ 入库处理 合格物料入库手续的办理 √ 帐务处理 报销、付款处理 √应付款管理 应付款核对、帐目管理 √ 散件退返管理 不合格物料的退换与返修处理 √ 库存控制 库存物料状态、库存分析 √ BOM 管理 对于采购部主要是BOM 的应用 √ 供应商选择 新供应商的选择与评定 ？ 备件采购 作为独立需求纳入采购计划 √设备采购新增设备的采购×3、问题与需求业务模块职能问题需求采购计划制定采购计划，控制采购进度1、手工编制，人工查询库存状态，并根据BOM和产品配置进行分解，只能考虑标准配置，没有同实际需求紧密结合；2、没有考虑采购周期，只是下月计划，而对于采购周期接近或大于一个月的物料起不到计划的作用；3、没有用料进度，不知何时物料才会用到，无法安排采购进度，只能根据流量进行不断调整，可能造成缺货或积压；4、依靠经验，对于实际需求，只能在标准配置基础上依靠历史和经验进行判断，确定要采购的数量1、系统根据物料需求和BOM对生产计划进行分解；2、分解后的物料需求计划至少分为三个采购周期以上的时间的计划，第一采购周期内的计划为固定，已执行或必须执行，第二采购周期内的计划为将要执行，可能微调，第三采购周期以上的计划为预测，可以根据实际需求进行调整；3、需要超过1个月的计划，达到2-3个月滚动计划；4、根据实际需求，系统自动调整和安排物料供需，并根据不同的产品自动进行平衡，合理安排用料进度；并在需求中考虑批量原则；5、系统记录历史，给定一定的调整系数，然后再由人工进行微调；6、对于进入淘汰期的产品，散件计划（特别是仅此产品采用的部件）需要单独制定；供应商管理供应商档案管理、供应商评价1、有关供应商的各种文件、资料人工建立档案，如帐期、供货周期、财务资料等在使用时要么凭记忆，要么手工查询；2、供应商的综合状态没有同采购实际连接，更多依据采购专员判断；3、供应商的评价利用各种表格人工进行分析，数据的1、建立供应商完整的档案，将有关供应商的各种资料（包含财务采用的各种资料）建立在档案中，对于一些应用如采购申请时由系统自动获取，避免人工查询以及出现差错；2、对供应商评价的各种信息在各有关输入点实时输入，由系统根据规则对搜集不及时，评价相对比较片面，没有将综合信息纳入一起评价；4、因为没有上面的评价的准确结果，供应商的优化淘汰更多是依靠开会或判断这些信息进行处理，实时对供应商进行评价，并将这些评价应用在采购工作中；3、根据设定的规则，系统依据对供应商的评价生成对供应商的褒奖或不合格通知，对于长期不合格供应商除特殊情况外不允许进行采购；采购申请与订单管理采购申请的审批与采购订单的签订1、采购申请提出的依据是库存，然后依据计划由采购专员提出；2、何时提出采购申请，何种物料，多少，何时到，向谁采购缺少必要的控制；3、采购申请通过WEB进行，申请完毕再手工填写采购订单，两者之间没有控制，更多由采购专员自觉进行；4、采购申请必须完成两次审批，没有授权；（此项为管理问题）5、采购订单下达后更多依靠采购专员进行跟踪，没有预警机制6、关于进口货物：分两种情况，一是向供应商下订单，向怡亚通下内贸合同，收一张发票；二是向供应商下订单，向浪潮软件下进口委托书，货物由天合成或进出口公司办理进口手续，浪潮软件开具货值发票，天合成开具运费和其它费用发票，然后手工核算后计算单价，还存在不通过浪潮软件而直接从进出口办理调拨的情况。

1、独立需求计划可以通过两方面提出，一是系统，二是采购专员提出；2、除上述描述的采购专员提出的采购申请外，系统根据需求和计划，对库存可用量进行综合分析后，生成采购申请，并将供应商评价的结果自动应用在采购申请单中，申请的时间、数量由系统根据需求和批量规则等确定，采购专员在向采购申请中的供应商及其它供应商寻价并比较后应用，确定采购申请；3、对于供应商一周内有固定时间接单，需要系统进行处理，如供应商周四接单，则上周五下单和本周四前下单供货情况相同；即系统应能处理固定计划起始时间；4、需要为采购提前期提供一定范围的可变性，以避免不可控的风险；5、依据供应商评价规则对供应商的评价结果，建立相同物料不同供应商之间的供货比例；6、根据计划进行判断，有一定的授权；7、采购申请单审批完成后依照我方产品名称与供应商产品名称的对应规则，自动生成采购订单；8、对于采购订单的执行情况进行跟踪，并对提前较长时间和拖延的订单进行预警，要求采购专员进行相应处理。

9、应能对进口货物的情况进行处理；收货管理按照采购订单收货并送检1、收货与采购订单没有建立完全的对应；2、送货单的规范有问题；3、送检时需要手工办理，一是存在重复录入，二是增加了出错的几率；4、检验通知单、检验结果需要手工传递，做不到及时，经常造成送检不及时和紧急物料不能及时入库；5、检验通知单上的QN码是按照规则手工生成，存在出错的情况；1、建立规范的送货单，要求供应商按照要求提供送货单；2、接货员在接收到送货单后，与采购订单进行对应，根据对应结果生成提货单和检验通知单；3、通过系统将上述两单传递到物控部和品管部，并将结果传回；4、检验完毕，品管部确认后将检验结果传回采购部；5、检验通知单的QN码依据规则由系统生成相应项目，对于个别项由接货员进行调整（如数量）6、对无订单到货应能进行处理；让步接收处理对检验不合格物料进行处理1、手工填写让步接收申请单，由申请者将检验结果与之相对应，而在审批过程中，需要向相关人员不断解释与出示；2、让步申请单的审批由采购专员到相关部门去跑，浪费时间；1、对于检验不合格物料，将结果传递到采购部后，由采购部判断决定进行处理；2、对于退货，自动生成退货单；3、让步处理情况，生成让步接收申请单，采购专员填写让步申请理由后分别传递到相关部门进行审批，并将审批结果回传；入库处理按照检验报告对采购物料办理入库手续1、入库通过国强软件办理，没有确认机制；2、发票未到情况较多，因此暂估入库较多；3、暂估情况下必须办理冲估1、采购部帐务助理根据检验报告和采购订单以及到货发票确认生成入库单，并传递到物控部，此时货物处于暂存状态，不手续，比较复杂4、QN码在检验完毕已经输入，入库时没有体现，在使用时无法根据QN码跟踪部件能修改物料库，待物控部确认后修改库存信息；2、将入库方式修改为不论发票到否，均按照订单价格进行暂估入库；3、要求供应商在提供货物的同时开出发票并寄出，尽可能保证收到货物的同时收到发票；4、在检验完毕录入物料编码时同时输入QN码，并建立QN码跟踪机制，通过QN码可以查询目前此物料的状态；5、对于一个订单，分批到货，发票到后，应能进行相应匹配；帐务处理根据发票、入库单等办理报销、付款手续1、手工填写各种单据；2、由人来将发票与采购订单进行对应；3、存在差额情况人工办理各种手续，比较复杂1、财务是否可以接收打印单据？2、建立人工对应与系统对应双重进行的机制，对于简单情况，系统对应，特别情况（如两个订单开一帐发票），人工对应；3、能够处理不同税率的发票；对于同一订单、入库单对应不同税率的发票应能进行处理；4、暂估入库情况，在发票收到后，帐务助理对应暂估入库录入发票，系统自动进行各种手续的处理并生成财务需求的单据。

5、收到发票后，将发票与采购订单和入库单进行对应，进行冲估操作；系统自动记录中间过程和记录；6、尽可能减少单据的手写和打印；应付款管理建立应付款帐目，对付款进行控制1、资金计划由人工根据采购订单汇总；2、由于没有供应商档案，何1、资金计划由系统根据采购计划、采购订单、到货记录和供应商帐期自动时付款更多依靠人来判断；3、资金计划是否合理，更多是依靠人工对以前采购订单的整理来确定；4、对资金计划的执行情况没有控制体系，一是此款该不该付，何时付的监控，二是避免存在重复付款；进行汇总，然后再进行确认；2、建立资金计划、采购订单、帐期的对应，监控付款时间；3、对于付款进行控制并记录，按照资金计划、采购订单进行对应，避免重复付款；4、应能处理推迟付款和因某种原因不付款的情况；5、对于付款，应建立一定的授权，不必要全部经过审批；退返管理散件的退换与返修和备件的返修的管理1、目前库存只是存在不合格名称及数量，另外手工建立不合格帐，无法及时从库存信息中了解不合格物料的情况，如故障原因，需到仓库中实际查看、记录；2、散件退返的出发是采购部的自觉，没有预警机制；3、退返清单需要在到仓库查看后才能确定；4、因为QN码在库存中没有记录，不合格物料是否超过保修期，无法判定；5、部分供应商要求先申请RMA，这需要将不合格列表（含故障）先发给供应商，采购部在没有到仓库查看前无法完成；6、部分供应商需要我方提供供应商产品的编码才进行维修，目前我们的整个数据体系中没有记录；7、退返综合列表由人工进行维护，为EXCEL表格，出错几率非常大1、对于库存不合格部件，依据QN码为每一个部件建立档案，通过PN可以查看一类故障件的所有故障原因；2、目前库存中还有没有QN码的部件，需要对这些进行处理；3、对不合格部件需要分类进行处理，过保不过保的判断，维修还是进行处理等；4、对于库存不合格部件超过一定数量要求采购部进行处理，规则可以设定；5、根据查询情况确定退返清单，根据退返情况到仓库进行确认，然后进行退返处理；6、系统自动依据QN码将过保部件进行过滤，并形成清单，要求进行处理；7、在我方库存中加入供应商产品编码，进行退返时可以形成带供应商产品编码的列表，向供应商申请RMA；8、系统中自动记录退返情况，返修员及时将退返情况进行录入；记录返修部件的出、入库时间，对返修周期进行监控并进行预警；9、应能处理返修过程中的调帐处理；10、需要对返修中的质量进行跟踪处理；11、对于部件应建立跟踪，特别是返修次数；12、对于返修退款应建立账目进行管理；库存管理与分析库存散件合理性的控制和分析1、对库存散件的上下限和库龄等没有预警机制；2、不能及时对库存散件的占用进行分析和计算库存周转情况，无法及时调整各散件的库存；3、库存不合格部件没有为每个部件建立档案，不能清晰描述不合格部件1、建立库存预警机制；2、随时可以进行库存分析，获得当前库存占用和周转情况，依据这些信息采购部对库存进行调整；3、为每个不合格部件建立单独的档案，详细列出不合格情况；BOM管理建立完整、准确的BOM 1、目前的BOM是一种设计BOM，部件的可选、必选等情况没有体现，更多依赖另一个表格：兼容列表；2、没有体现计划1、建立模板BOM；2、建立计划BOM报表1、采购计划2、资金计划3、散件库存状态4、合格供应商列表及供应商评价结果5、到货未到发票列表；6、已到发票未付列表7、库存散件占用分析表8、库存周转报表（分部件）9、返修综合信息表10、返修退款表11、未到货列表（超期单独标示）12、周、月散件流量表（单独散件、针对产品）13、库存预警表其它需求：1、提供各种查询功能：散件库存状态查询、需求查询、供应商查询、订单查询、帐务查询、应付款查询、退返部件查询等；2、提供各种报表：采购计划、资金计划、库存占用分析、库存周转、返修综合信息表等。