优化馆藏档案 加强企业档案的鉴定工作

新时期加强企业档案鉴定工作必要性探讨作者：刘宁宇来源：《办公室业务》 2018年第3期【摘要】在企业档案信息化进程中，档案数据库建设是企业档案信息化建设的核心内容，而档案鉴定工作是决定档案数据库质量优、劣的关键因素。

本文从新时期加强企业档案鉴定工作的必要性、企业档案鉴定工作中存在的主要问题、做好企业档案鉴定工作应采取的对策3个方面试对此问题进行探讨。

【关键词】企业档案；鉴定工作；必要性档案资源信息化是适应新时期发展，深度利用档案资源的必然选择。

在传输技术和存贮技术飞速发展的今天，企业档案管理对象正在从传统的以纸质载体形式为主的档案向以“机读档案”为代表的适宜于计算机和网络等现代信息技术处理和管理的载体形式转变。

档案管理的对象更多的体现为存储于计算机中的集图、文、声、像于一体的多媒体信息，而该信息的获取不外乎两种途径：一方面是对库藏纸质档案的数字化处理，另一方面是对利用办公软件直接形成的电子文件的接收。

而这两种不同来源的信息最终是否能转变为档案数据库中的“一分子”，决定它们“存、毁”命运的正是档案鉴定工作。

由此可见，随着企业档案数字化工作的不断推进，档案鉴定工作的任务将更加艰巨，而档案的特性决定档案人员必须在文件的源头和文件生命的全程展开鉴定工作，因此，信息化背景下的企业档案鉴定工作不但不应被弱化，反而应逐渐成为企业档案工作的重心。

一、信息化背景下加强企业档案鉴定工作的必要性企业档案鉴定工作是企业档案管理工作的重要组成部分，是对企业在社会活动中形成的庞杂文件进行存精去冗的一种手段，是依据相关标准对文件精炼、优化的过程。

（一）对企业档案鉴定工作的理解。

档案鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定。

档案鉴定工作是在档案管理不同阶段依次分别展开的。

通常划分为初始鉴定、归档鉴定和期满鉴定。

初始鉴定是指各单位拟办人对办结完毕的文件进行初步的鉴定。

归档鉴定是指档案人员对文件材料保存价值的鉴定和对归档文件材料的准确性、完整性、系统性的鉴定。

国家综合档案馆档案开放鉴定工作实施细则一、总则为了加强档案开放鉴定工作，在确保档案安全和保密的前提下，规范档案开放鉴定的程序和要求，促进公众使用档案、研究历史，特制定《国家综合档案馆档案开放鉴定工作实施细则》（以下简称《细则》）。

二、鉴定资格和条件1.档案开放鉴定工作由经过国家综合档案馆资质认定的鉴定机构或个人承担。

鉴定机构或个人需具备相应的专业知识、技能和经验。

2.鉴定机构或个人在申请开展档案开放鉴定工作时，需提交相关材料，包括个人或机构简介、专业领域和鉴定经验等。

3.鉴定机构或个人应按照《档案法》以及《档案工作规程》等相关规定，遵循原则客观、全面、独立、及时的原则进行鉴定工作。

三、档案鉴定程序1.档案开放鉴定包括审查档案是否具备开放条件和确定开放方式两个步骤。

鉴定机构或个人应遵循相关规定，确保鉴定工作的质量和公正性。

2.鉴定机构或个人在进行档案开放鉴定时，应参考档案开放的相关政策和规定，制定鉴定方案。

3.鉴定方案应包括鉴定的目的、范围、方法、时间进度和结果及意见等内容。

鉴定方案应经档案管理机构或档案主管部门批准后实施。

4.鉴定方案实施后，鉴定机构或个人应按照方案进行工作，并记录鉴定过程中的关键信息和取得的结果。

5.鉴定工作完成后，鉴定机构或个人应编制鉴定报告，并提出鉴定结论和建议。

四、档案开放条件1.档案开放条件包括但不限于档案的保管期限是否到期、涉及国家秘密的是否已解密、涉及个人隐私的是否得到当事人的同意等。

2.鉴定机构或个人在进行档案开放鉴定时，应根据档案的实际情况，确定开放条件，并在鉴定报告中明确。

3.鉴定机构或个人在鉴定档案开放条件时，应充分考虑档案的历史价值和直接涉及人民切身利益的因素。

五、档案开放方式1.档案开放方式包括但不限于线下查阅、复制、线上查阅、提供电子文件等形式。

2.鉴定机构或个人在进行档案开放鉴定时，应根据档案的性质和需求，确定合适的开放方式，并在鉴定报告中明确。

3.鉴定机构或个人应注重开放方式的便利性和有效性，尽量满足公众使用档案的需求。

档案鉴定工作制度的内容为了保证鉴定工作的质量和防止有意破坏档案，使档案的鉴定和销毁工作有组织、有监督的进行，必须建立和健全档案鉴定工作制度。

根据国家的有关规定，档案鉴定工作制度的基本内容有以下三个方面：1、鉴定档案的标准由党和国家及其档案行政管理机关制定统一的鉴定标准，各地区、各系统、各机关据以制定具体的鉴定标准。

如：《关于机关档案保管期限的规定》《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档与不归档范围》。

2、鉴定工作组织领导档案室和档案馆的档案鉴定工作，必须有组织有领导的进行。

（1）机关档案室的鉴定工作，必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，鉴定结束，应提出鉴定报告。

（2）档案馆对无须继续保存的档案进行鉴定和处理须征求有关部门的意见，并且领导机关批准。

3、销毁档案的批准制度和监销制度经过鉴定，需要销毁的档案，必须办理批准手续。

《条例》规定，机关应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定工作结束后，应提出工作报告，对确无保存价值的档案登记造册，经机关领导批准后销毁。

在档案馆鉴定后需要销毁的档案，必须报请主管领导机关批准。

销毁1949年以前的历史档案，同时还应报国家档案局，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，销毁档案的同时，实行双人监销制度。

为保证档案价值鉴定工作的准确性，还需要有严密的合理的组织和正确的工作方法。

（1）直接鉴定法鉴定档案价值的基本的工作方法是直接审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。

直接鉴定档案一般是以案卷为单位进行，要求鉴定人员逐件、逐页地审查文件，而不是仅仅根据案卷目录和案卷标题就判定价值。

▪如果一个案卷内有不同价值的文件，而文件之间又有密切关系，则以其中最重要的文件的价值来确定该卷的保管期限；▪如果在重要的案卷中发现个别无须继续保存的文件，而其案卷已经装订好的，可不拣出来销毁；▪如果在需要销毁的案卷中发现个别重要文件时，则应将其取出来另外保存，其他文件可以销毁。

企业档案管理工作存在的问题与改进对策企业档案管理是企业管理中极为重要的一环，它不仅关乎企业的日常运作，更与企业的长远发展密切相关。

在企业实践中，我们经常会发现一些档案管理存在的问题，这些问题可能会对企业的运作产生不利影响，因此需要及时加以改进。

本文将就企业档案管理存在的问题进行分析，并提出相应的改进对策。

一、存在的问题1.档案管理缺乏规范在一些企业中，档案管理往往是比较混乱的，没有明确的规范和流程可循。

在管理过程中，很容易出现档案遗失、错放、混乱等问题，给企业的正常运作带来不便。

2.信息化水平不高目前很多企业的档案管理依然停留在纸质档案管理阶段，信息化水平不高。

在这种情况下，档案的检索、归档、备份等工作都比较繁琐，也容易造成误操作和档案丢失的情况。

3.安全保障不足对于一些敏感性高的档案，企业对其安全保障措施不足，容易造成信息泄露的风险。

4.档案管理成本过高由于档案管理流程不规范、信息化水平不高等问题，一些企业在档案管理方面需要投入大量的人力、物力和财力，造成档案管理成本过高。

二、改进对策1.建立规范的档案管理制度企业应当建立完善的档案管理制度，明确档案的存储、归档、借阅、销毁等流程，确保每一份档案都能够得到妥善管理。

2.提高信息化水平企业应当积极推进档案管理信息化，建立电子档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索、备份等操作，提高档案管理的效率和准确性。

3.加强档案安全保障针对敏感性高的档案，企业应当加强档案的安全保障措施，包括物理安全和网络安全两方面，确保档案不会因操作失误或外部攻击而造成泄露。

4.优化档案管理流程企业应当逐步优化档案管理流程，通过信息化手段减少人力和物力的投入，提高档案管理的效率和准确性，从而降低档案管理成本。

5.加强员工档案管理培训企业应当加强对员工档案管理知识和技能的培训，提高员工对档案管理工作的重视和专业水平，确保档案管理工作能够得到有效执行。

6.建立档案管理绩效考核机制企业应当建立档案管理绩效考核机制，通过对档案管理工作的绩效考核，激励员工积极参与档案管理工作，保证档案管理工作的高效进行。

企业档案管理工作优化路径探讨
企业档案管理是企业运营中非常重要的组成部分，它涉及到企业的各项信息、数据和文件的收集、存储、整理和利用。

一个优化的档案管理系统可以帮助企业更高效地管理和利用档案，提高企业的工作效率和竞争力。

下面是一些可行的优化路径，供企业参考和探讨。

1. 创建规范的档案管理制度：制定详细的档案管理制度和规范流程，包括档案的分类、编号、归档、借阅和销毁等方面的规定。

制度要简明扼要，易于操作和理解，并通过内部培训和宣传确保全员知晓和遵守。

2. 建立完善的档案管理系统：引进档案信息化系统，实现档案管理的电子化和自动化。

该系统可以实现档案的在线查阅、借阅和管理等功能，大大提高了档案管理的效率和准确性。

3. 加强档案整理和归档工作：对于已有的档案进行整理和归档，确保档案的完整性和可检索性。

同时，建立起档案更新和维护的机制，对新的档案及时整理和归档，保持档案库的有效更新。

4. 优化档案利用方式：将档案管理和业务流程相结合，通过信息化系统的支持，实现档案的在线查询、共享和利用。

同时，通过制定相应的权限管理制度，确保档案的安全和保密。

5. 加强档案培训和宣传工作：组织档案管理培训，提高员工对档案管理意识的认识和理解，增强其档案管理的能力和素质。

同时，通过内部宣传和激励措施，增强员工对档案管理工作的重视程度。

6. 定期档案审核和清理工作：定期对档案库中的存量档案进行审核和清理，剔除无效或过期的档案，确保档案库的整洁和工作的有效开展。

7. 引入数据分析工具和技术：利用数据分析工具和技术，对档案管理工作进行统计和分析，发现问题和改进措施，提高档案管理的质量和效益。

档案鉴定工作制度内容一、总则第一条为了加强档案鉴定工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和及时性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则，制定本制度。

第二条档案鉴定工作是指对归档的文件材料进行审查、鉴别和判断，确定其保存价值和保管期限，以便有效地管理档案，为各项工作提供可靠的信息资源。

第三条档案鉴定工作应当坚持科学、公正、严谨、高效的原则，遵循档案管理的相关法律、法规和标准。

第四条各级档案管理部门应当设立专门的档案鉴定机构，负责组织开展档案鉴定工作。

二、档案鉴定机构与人员第五条档案鉴定机构应当由分管领导和有关负责人、档案保管人员组成鉴定小组，确保鉴定工作的独立性和公正性。

第六条档案鉴定人员应当具备以下条件：（一）具有档案专业学历或者档案工作经验；（二）熟悉档案管理的相关法律、法规和标准；（三）具备良好的职业道德和责任心。

第七条档案鉴定人员应当经过培训、考核合格后，方可从事档案鉴定工作。

三、档案鉴定内容第八条档案鉴定工作主要包括以下内容：（一）审查归档文件材料的完整性、真实性和准确性；（二）判断归档文件材料的保存价值和保管期限；（三）确定归档文件材料的归档范围和分类；（四）对归档文件材料进行质量评估和审核。

第九条归档文件材料的真实性、完整性、准确性和及时性是档案鉴定工作的核心内容。

鉴定人员应当对归档文件材料的形成过程、来源、内容、形式等方面进行仔细审查，确保档案的质量。

第十条鉴定人员应当根据档案的保存价值和保管期限，对归档文件材料进行合理分类，便于管理和利用。

第十一条鉴定人员应当对归档文件材料的质量进行评估，包括格式、字体、字号、页码、装订等方面，确保档案的阅读和使用效果。

四、档案鉴定程序第十二条档案鉴定工作应当按照以下程序进行：（一）接收归档文件材料；（二）审查归档文件材料的完整性、真实性和准确性；（三）判断归档文件材料的保存价值和保管期限；（四）确定归档文件材料的归档范围和分类；（五）对归档文件材料进行质量评估和审核；（六）出具鉴定意见书；（七）归档文件材料。

企业档案管理办法第一章总则第一条为加强企业档案管理，有效地保护和利用档案，为企业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业档案工作是企业管理的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。

第四条企业档案管理应遵循集中统一管理、维护档案完整与安全、便于利用的原则。

第二章管理体制与职责第五条企业应建立健全档案管理体制，明确档案工作领导责任，设立档案管理机构或配备专（兼）职档案管理人员。

第六条企业档案工作领导职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，批准企业档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作提供必要的条件；（三）协调解决档案工作中的重大问题。

第七条企业档案管理机构或档案管理人员职责：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定企业档案工作规章制度；（二）负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；（三）指导企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、检查企业所属单位的档案工作；（五）组织开展档案业务培训和学术交流活动。

第三章档案的收集与整理第八条企业应建立健全文件材料归档制度，明确归档范围、时间和要求。

第九条企业各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，应及时向档案管理机构或档案管理人员移交归档。

第十条档案管理机构或档案管理人员应按照国家有关档案整理规范和企业档案分类方案，对接收的档案进行分类、整理、编目，建立档案检索工具。

第四章档案的保管与保护第十一条企业应建立档案库房，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全保管。

第十二条档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防污染等要求。

第十三条档案管理机构或档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。

新时代档案开放鉴定工作探析
随着社会的发展，档案开放鉴定工作逐渐受到重视。

开放鉴定工作是指档案馆向社会
开放档案，接受社会各界的鉴定申请，并依法进行鉴定。

新时代下的档案开放鉴定工作，
具有重要意义和深远影响。

档案开放鉴定工作有利于加强档案管理。

档案是国家记忆的重要载体，对于保护国家
利益、维护国家安全具有重要作用。

通过开放鉴定工作，可以对档案进行全面、准确的鉴定，筛选出具有重要价值的档案，有针对性地进行保护和管理。

通过档案鉴定工作，可以
发现档案管理中存在的问题和不足，进一步完善档案管理制度，提高档案管理水平。

档案开放鉴定工作可以促进社会公正与法治。

鉴定是一项专业的工作，需要依法进行。

通过档案鉴定，可以客观公正地解答社会各界的问题，保障社会的合法权益。

档案鉴定结
果具有法律效力，可以为司法机关的判决提供重要的依据，维护社会的公正与法治。

档案开放鉴定工作对于文化传承和研究具有重要意义。

档案是一种丰富的历史文化资源，对于研究历史、传承文化具有重要价值。

通过开放鉴定工作，可以使更多的人接触和
利用档案，发掘历史的价值和意义。

档案的鉴定结果也可以为学术研究提供重要的参考和
依据，推动学术研究的深入发展。

随着社会的发展，档案开放鉴定工作已经成为一项重要的工作。

新时代下的档案开放
鉴定工作，能够更好地服务社会，加强档案管理，促进社会公正与法治，推动文化传承和
研究。

档案鉴定工作的发展离不开社会各界的关心和支持，希望在新的时代里，档案开放
鉴定工作能够取得更大的成就。