浅论文书档案工作的规范化、标准化管理——以陕西广播电视台为例

位档 案管 理 的基本 要 求 。文 书档 案管 理工 作又 分为 两部分 ， 分 别是 按 照一 事 一档 来 整理 ， 不 管本 单位 有 多少 个部 门采 拟 写文 书文 本 ， 文 书处 理 和档 案 工作 ， 这 两者 之 间 既有 区别 又有 联 系 ， 是不 可 分割 我们 都 严格 按照此 方法 ， 这样 就保 证 了文书档 案 的前后连 续性 和独
理 的基 础作用 ， 认 为保存 档案案卷应采 用 “ 一 事一 档”方法 ： 准确把握公 文的立卷时效性 ； 严格 区分 文件 、 合同、 文本、 资料文本 ； 尽量减 少文
书档案 的重复和冗余 ； 坚持按 类别存档 ， 以保证案卷整理和保存的高质量。 同时 ， 强调 了文档管理 中应注意的事项。 【 关 键 词 】 文 书档 案 工 作 ； 规 范化 ； 标准化 ； 管 理 文书 档案在 企业 运行 的过程 中有着 不可忽视 的作 用 单位 实 际， 采取 “ 事件独立 性 ”法将文书 分别整 理归类 ， 也是档 案整 文 书档 案 是单 位 在 行政 管 理活 动 中形 成 的文 件 转化 而成 的 档 理 很重 要的一 部分 ， 这将 在 很大程 度上促 进单位 档 案整理 的规 范化
的、 盖有 双方 印 章的文 本 。文本是 由本 单位 向单位 职工 提供 的有证 明职 工身份 或者 是职 工个 人收 入等 主要是对 单位 内部 使用 的 ， 我们 才 能有利 用价 值 。如何 将文 书转 化为 文书 档案 ， 每一 个单 位都 有 自 将 这些 统一称 为文本 类档案 。 己不 同 的行文 标准 和纸 张要 求 ， 因此 ， 我们 更从 基础 出发 ， 一步 一步 ３ 、 尽量 减 少文 书档案 的重复和 冗余 认 真做好 文书 处理 工 作 ， 力 求规 范标 准 ， 提 高文 书整 体质 量 ， 为 之后 在 工作 中 我们 也 要坚 持 灵活 多变 、 具 体 问题 具体 分 析 的要 求 ， 的档 案管 理工作 打好基 础 。 尽量 减少文 书档 案的 重复 和冗余 ， 提 高一个 单位 的档案 利用 效率 度 １ 、 统 一规 定文件 打印规格 和效 果度 。但是 我们 必须 明 白，“ 具体 问题 具体 分析 ”是建 立在坚 是 公 文 用纸 质量 要 好 ， 陕西 广 播 电视 台统 一 使 用 ７ ０克 复印 持 “ 一 事一档 ”原则 、 坚决 维护文 书档案 的完整性 的基础之 上的 。 纸； 二 是打 印文 件 时 幅 面尺 寸规 格 要统 一 ： Ａ ４ 纸， 横排， 左侧 装 订 ； ４ 、 坚 持 按 类 别 存 档 三 是打 印 文件 的格 式 有 具体 规 定： 版 面题 目为二 号 黑体 ， 公 文 内容 在 工作过 程 中， 我们 还 要对所 有档 案进 行妥善 保管 ， 避免 遗失 。 字体 为三 号仿 宋 ； 四是在 排版 中 ， 如最 后一 页没有 文字 ， 则 需要 空 白 这 要求我们 在前 期的整理 归档 工作 中 ， 就 要把 同类 的 、 具有 内在联 系 页， 可 以写上此 页无正 文 ， 在 年月 日处盖 印既可 。 的文件材 料组装在 一个卷 内 ， 根据 文件材 料的时效性 和连续 性 ， 要坚 ２ 、 把 好 公 文 制 发 关 决做 到 一个 事件 或案例 的前 因后 果全部 在一 个档案 链上 ， 这样 一方 首 先 要 仔 细检 查 ， 确保 按照 单 位 规 定 的文 件 签 发 手 续制 发 文 面能 保证档 案不缺失不 杂乱 ， 另一方面 也能提 高档 案的利 用价值 。 件， 同时还 要 检查 所制发 文件 是 否符合 单位 的 审批权 限 。具体 为公 四、 要 保证 案卷整理 和保存 的高质 量 文 标题 是 上行 文 还是 下 行文 ， 有 没有 严 格 按照 单位 的 标准 行 文 ， 拟 严格 按照 “ 一 事一档 ”原 则进 行文 书档案 整理 归档 、 保证 文书 稿 单中 的主 送单位 和 抄送 单位对 不对 ， 有 没有 按照 上行 文和下 行文 档 案 的完 整 和连 续 ， 这是 文 书档 案 管理 工作 的基 础和 前 提 ， 要 想 使 的标 准制 文 。 单位 的档案 管理 有一 个高质 量 的进 行和使 用 ， 文 书档案 的立 卷方 法 ３ 、 保 证 文件 打 印质量 和案 卷装订 质量 才是 操作 性 因素 。因此我们 还 必须要 做到 ： （ １ ）用 为 了利 于长 期 保存 ， 公 文 打 印要 用 高质 量黑 墨 ， 签发日 寸 也 尽量 科学 的方 法对 档 案 进 行 分类 管 理 ， 以 便于 档 案 的检 索 更加 方 便 快 使 用黑色 签字笔 ， 字迹 工整为 佳 。 捷； （ ２ ）注 意对 案卷进 行 高质量 的装订 ， 小 到装订 是使 用的装 订针 ， 三、 保 存案 卷采用 “ 一 事一档 ” 方 法 大到 卷宗 题 目 的书 写 ， 都 必须 有 相对 应 的规 范和 要 求 ， 这 样 才能 便 份 文件 的立 卷是积 累本 单 位档 案的 开端 ， 我们 在整 理文 件过 档 案管 理工作 更加规 范和标 准 。 程中， 必须 依据 文 件材 料 的形 成 规律 和 特点 ， 保 持文 件 之 间的 有机 五、 进行 文书档 案管理 工作 的注意事项 联 系， 区别 不 同的价值 ， 依照 “ 一事 一档 ”的办法 来整理 立卷 。 １ 、 档案 收集工作 有 时会 有 阻力 是 按照 文 件 内容 和 特征 立 卷 ， 比如 说 把 同一 事物 、 同一 项工 文书 档案 收集 是文 书档 案业务 基础 工作 中 的基 础 ， 做不 好文书 作， 组 成一 个案卷 的方 法 ， 这种 方式 也是我们 所说 的 “ 一事 一档 ” 法， 档 案 的收 集 工作 ， 就 没有 完整 的 文书 档案 ， 也 就不 会有 健 全 的文书 这种 方 法简 单 方便 ， 使 用 广 泛 。同一 件 事情 对外 有独 立 性 ， 对 内又 档 案 工作 。 目前 还有 很多 工 作人 员不 愿意 将 各 自有保 存价 值 的文 有连 续 性 ， 方便 检 索和 查 阅 ， 有 效 地 提高 了档 案 的利 用率 。根据 本 书 档 案 交予 档 案 部 门保 存 ， 导 致很 多珍 贵 材料 因 （ 下转 第 １ ３ Ｏ页 ）
要求， 按照一 年一 档 的方法 ， 准确 把握公 文 的立卷 时效性 ， 将现 行任 务完 成 的档案予 以立卷 归档 。
２ 、 严格 区分文件 、 合 同、 文本 、 资料 文本
我们 在 实 际工 作 中 ， 必须 严格 区 分文 件 、 合同、 文本、 资 料。根
据实际， 公文 都 是有 拟 稿 单 １ 份、 原件 １ 份、 制成 文件 ２ 份、 年 月 日 文 书处 理工 作是 档案 管理 的 前提和 基础 ， 因此 这 一部 分工作 尤 盖 印章 ２ 枚， 合 同一般都 是 各个 部门与 外单 位签订 的具 有法律 效益
浅论文书档案工作的 规范化、标准化管理
传 媒 与 艺 术
浅 论文书档案工作的规范化 、 标准化管理
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以 陕 西 广播 电视 台为例
李 平
７ １ ０ ０ ６ １）
（ 陕 西广播 电视 台 陕 西西安
【 摘
要 】 文章概述 了文书档案管理工作的重要性 ， 阐述 了做好 文书处理 即统一打印规格、 把好公文制发 关、 保证文件质量等对档案管
一
、
案材料， 它 对一 个单 位而 言 ， 是 其成 长和 展 历程 的见 证 ， 也 是其 宝 和标 准 化 。我 们在 整理 文书档 案过 程中 ， 采取 了 “ 事件独 立性 ”法 贵 的 经验 积累 。文 书档案 管理 工 作的规 范 化和合 理化 ， 是 对一个 单 立 卷 归档 。“ 事 件独 立 性 ”法 立卷 归档 就 是把 本单 位 形成 的文 件 ，
二、 做好 文书 处理 ， 为档 案工作打 好基础
立性， 便 于查 找 ， 检 索 方便 。除此 之外 ， 我 们在 整理 工 作中 ， 还 要遵 循 以下 几点 ：
１ 、 准确把握 公文 的立卷 时效性
要严 格 遵守 国务 院 办 公厅 下 发的 《 不 归档 文 件销 毁办 法 》的
的统 一体 。文 书处 理是 档案 工作 的基 础 ， 档 案 工作 又是文 书处 理的 必然 归 宿 。所 以对 于 一个 单位来 说 ， 要想 尽可 能好 的保存 自己的经 验 财富 ， 首 先 要做 的 就 是文 书处 理 工作 。但 是 随着 办 公 自动 化、 无 纸 化等 现代 化事 物的 出现 和信 息化逐 步 的发展 ， 如何 提 高文书 档案 的 管理 水 平 ， 及 时、 准确、 快 捷地 提供 档 案信 息 ， 也成 为 了对 文 书档 案 管理 工 作规 范 化和 标 准化 的 新要 求 。我们 在 工作 中 必须 要 进一 步 强化 管 理意 识 ， 在 文书 档 案管 理 工作 中 ， 严 格 遵循 规 范化 和标 准 化的 要求 ， 从 文书 处理 到档案 管理 ， 一 步一步 做好 基础和 保存 。