设备采购管理目标制度规范方案(征求意见稿)
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山东中矿集团有限公司
设备采购管理制度
(征求意见稿)
一、目的:
为了加强设备的采购管理工作,确保采购的设备达到安全、
可靠、经济、合理,满足生产能力的要求,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于集团公司及各子公司范围内所有设备采购管
理工作。
三、设备计划的提交与审批:
设备需求单位要根据生产或工作实际需要准确选型,根据
基建、安装工程进展和设备加工工期合理编制设备月份计划,
防止购置时间与需求时间相差较大。计划由机电矿长(或机电
经理)、矿长(或经理)和本单位分管领导签批,涉及基建工程
设备需求计划增加基建负责人签批。签批手续齐全的设备计划
于每月25日报机动部、贸易部及分管领导审批,贸易部汇总后
报总经理签批,签批手续不齐全的设备计划不予汇总。因生产
工艺、流程、设备改造及基本建设等原因或因生产过程中突发
事件而造成设备急需,可做追补计划,按月份计划审批、提报
程序执行。
提交设备计划须同时提交经机电矿长(或机电经理)和分
管机电副总工程师签字确认的技术要求,没有提交技术要求的
设备计划不予审批。
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四、设备采购:
(一)、采购原则:
遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
(二)、采购方式:
一般分招标采购、直接采购和询比价采购三种方式。
招标采购方式适用于标的数额较大、没有特殊技术要求的
市场通用设备。
直接采购方式适用于所需设备仅有唯一来源、负责工艺设
计者为保证达到工艺性能或质量要求而提出的特定供应商提供
的设备、特殊条件下(如抢修)为了避免时间延误影响正常生
产而紧急采购的设备。
询比价采购方式适用于标的数额较小的标准设备。
1、招标采购:
(1)、编制招标文件
贸易部根据招标设备的特点和需要编制招标文件。
(2)、发布招标公告
贸易部通过中矿集团局域网物资采购栏发布设备招标公
告。
(3)、开标及评标
在开标时间前3天贸易部要联系确认参加投标单位及人数,
做好开标会议的前期准备工作。
开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一
时间公开进行,开标地点应当为招标文件确定的地点。
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评标由贸易部牵头组建的评标委员会负责。评标委员会人
数原则上应为5人以上的单数。评标委员会一般由分管机电副
总、分管贸易副总、机动部经理、分管机电副总工、设备需求
单位机电矿长(机电经理)、贸易部经理和企管部经理组成,涉
及基建工程设备的招标还需分管生产副总和生产部经理参加。
评标委员会成员确定后,贸易部负责在评标日前3天电话
通知所有评标委员会成员评标会议的地点、具体时间及评标内
容。评标委员会成员应提前统筹安排工作,不得缺席评标会议,
特殊情况需向分管贸易副总请假并根据标的评标情况需要推荐
替补人员。
评标坚持公开、公平、公正的原则。一般根据资格审查情
况、技术标和商务标由评委以投票的方式推荐1—2个预中标单
位,意见不统一时实行少数服从多数原则。
(4)、考察
评标委员会根据评标会议情况研究是否需要考察预中标单
位的生产企业或有效用户,报经总经理批准后组建考察小组。
考察小组原则上由机动专业、设备需求单位和贸易专业人员组
成,涉及基建工程设备的还需生产部专业人员参加。机动专业、
生产专业或设备需求单位负责设备技术、工艺及质量控制等方
面的考察,贸易专业负责资质、规模及售后服务等方面的考察。
考察结束后,所有考察人员1日内向贸易部提交本人的考察报
告,贸易部汇总考察情况并将考察情况通报评标委员会成员,
征求推荐中标单位意见。
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(5)、中标
根据评委评标推荐书和考察小组考察结果推荐中标单位,
由分管贸易副总或贸易部经理报总经理审核批准。
(6)、招标资料管理
贸易部负责招标资料的管理工作。贸易部安排专人负责收
集、整理、保管所有招标资料,招标资料一般包括投标文件正
本、报价单、投标书递交登记表、招标工作小组成员登记表、
招投标中标单位推荐书、考察报告等相关招投标资料。
2、直接采购:
贸易部组织机动部经理、分管机电副总工程师、设备需求
单位机电矿长(机电经理)、企管部经理共同对设备单位的技术
标和商务标进行评审。评审结果报分管贸易副总同意后报总经
理审核批准。
3、询比价采购:
贸易部根据已有供应商或网上查询其它供应商发出邀请报
价函,贸易部经理、机动部经理和分管机电副总工程师共同对
供应商的技术标和商务标进行评审。评审结果报分管贸易副总
同意后报总经理审核批准。
五、合同签订:
1、招标采购合同的签订
确定中标单位后,由贸易部向中标单位发出中标通知书,
并将中标结果通知所有未中标的投标人。
在中标通知书规定的日期内,贸易部和机动部共同负责设
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备采购商务合同的签订,同时机动部还负责设备技术协议的签
订,企管部负责设备合同的审核。
2、直接采购和询比价采购合同的签订
直接采购和询比价采购评审的预中标单位经总经理审批
后,贸易部和机动部共同负责设备采购商务合同或购买协议的
签订,同时机动部还负责设备技术协议的签订,企管部负责设
备合同的审核。
六、设备验收:
设备验收分设备到货验收和设备投产验收。
设备到货验收由贸易部牵头组织机动部、贸易部、设备需
求单位分管机电人员和供应商共同对设备进行开箱验收,涉及
基建工程设备的还需生产部专业人员参加。贸易部负责商务合
同方面的验收,机动部负责技术协议方面的验收,并填写《设
备到货验收记录》,设备所有资料由机动部负责收集保存。设备
规格型号、技术性能及数量等方面与计划或技术协议不符合者
不得入库及结算。
设备投产验收由机动部牵头组织机动部、贸易部、安监部、
财务部、企管部、设备需求单位分管机电人员和供应商共同对
设备安装调试进行验收,涉及基建工程设备的还需生产部专业
人员参加,并填写《设备投产验收记录》。设备投产验收应在设
备安装调试后一周内完成,否则设备不允许投产使用并不得结
算后续款项。
七、设备付款:
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按照设备采购合同约定付款。一般分预付款、到货款、验
收款和质保金。预付款在合同签订后办理,到货款在设备开箱
验收合格后办理,验收款在机动部提交《设备投产验收记录》
确认设备符合要求后办理,质保金待质保期满后由机动部和设
备使用单位开具质量证明后办理。
八、设备维修:
质保期内设备出现故障由贸易部负责联系供应商维修。质
保期外设备出现故障后,由设备使用单位负责维修,若设备使
用单位无法维修需提出外出维修申请,经单位负责人、机动部
经理和分管机电副总签批后,由贸易部负责联系供应商维修。
2014年12月4日