公司例会管理制度
第一条会议时间和会议地点
（一）会议时间为每周一上午9点。每周（月）例会时间为固定时间。如遇法定节假日或特殊情况需要调整，由综合管理部负责通知。（二）会议地点在公司会议室。
第二条会议参加人员
（一）会议主持人：会议由总经理主持。
（二）必须参加会议的人员：
1．综合管理部、财务部、市场研发部部、工程部、保安部、项目管理部等负责人。
2．有通知的其他人员必须参加会议。
第三条会议程序
（一）会议通知：公司前台文员电话通知开会时间及开会地点，与会人员必须按时参加会议。
（二）每周工作总结和计划
各部门负责人必须做好部门周工作总结和计划，在每周五下午16：00前将《周工作总结和计划》提交给综合管理部。如未能按时提交，则给予第一次警告，第二次提名，第三次扣发部门负责人50元工资。
（三）会议程序
1.由会议主持人对上一周会议纪要的执行情况逐项进行检查。
2.由各部门负责人汇报部门周工作总结和计划，汇报顺序：综合管理部、项目管理部、市场研发部、保安部、工程部、财务部。
汇报内容为：部门上周工作总结、未完成事项及原因、本周工作计划、需要协办的事项。
3.由会议主持人对各部门需要协办和交办的事项进行统一部署。（四）会议记录和纪要
1.会议记录工作由综合管理部指定专人负责。
2.由会议记录人负责整理会议记录，形成会议纪要后由综合管理部经理进行补充完善，此项工作必须在每周二完成。会议纪要形成后交由公司领导审批，经批准后于本周三前发至各部门。会议纪要由各部门负责人或其指定的专人在《优豪物业会议纪要签收簿》上签收。（五）会议纪要的执行
1.原则：公司员工要充分发挥团队精神、集思广益。做到主动、自发、自觉、沟通、合作。
2.会议需要决定的每一事项，会上先由部门负责人进行人员安排，经主持人及在会人员同意后，必须严格按照公司的“五定”原则。当场明确由谁负责完成、什么时候完成、完成的的质量如何、未完成的责任、由谁负责监督。
3.各部门负责人签收会议纪要后必须及时向本部门员工传达会议精神，对需要本部门主办和协办的事项统一进行部署。
4.会议纪要的执行由综合管理部经理负责进行监督和协调，综合管理部经理有权监督、检查纪要的执行情况，并及时向公司领导反馈会议
纪要的执行情况。
5.如相关责任部门和人员未能及时完成会议决定事项的又无特殊情况者，扣发当月20%的工资，弄虚作假者公司直接予以辞退处理。
6.员工完成工作的质量必须达到公司相关规定的要求，否则有关责任人员要承担相应的经济、法律责任。
第四条出勤管理
（一）参加会议的人员必须在《优豪物业会议签到簿》签到，综合管理部做好出勤情况的统计工作。
（二）请假制度：
1．员工因故不能参加会议需要请假，必须在会议前填写《会议请假单》，然后交会议主持人审批。
2．周会议请假申请经批准后，《会议请假单》必须在周会议前交至综合管理部备案。
3．员工因特殊情况无法事先办理周例会请假手续的，必须先以电话或其他方式向会议主持人说明事由并征得同意。员工回到岗位后必须在一天内补办会议请假审批手续，否则将按旷会处理。
4．请假或缺席会议员工必须认可和无条件执行会议纪要以及会议对其做出的工作安排。
第五条会议纪律
（一）与会人员按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席。否则，迟到、早退一次，罚款50元，缺席一次罚款100元。
（二）会议期间，与会人员未经会议主持人同意，不得接传电话、会客，不得随意走动，会外人员不得进入会议室找人或交谈。
（三）与会人员应知无不言，集思广益，一经会议决定之事，应按期完成。
（四）发言应紧扣主题，简明扼要，避免偏离主题，延误会议进程。
（五）当会议内容有保密事项时，与会者必须严格遵守保密纪律。《会议纪要》属公司内部重要文件，具有一定范围的保密性，未经批准不得外传。否则，要承担由此造成的一切损失和后果，重者移交执法部门处理。
优豪（烟台）物业管理有限公司
2014年4月2日
