办公用品管理办法
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办公用品管理办法
1.为确保教学要求，学院后勤处负责办公用品的计划、采购、发放、管理（及办公资金卡的控）.
2. 后勤处根据年度工作计划，编制年度办公用品的预算计划，由院长（常务副院长）审核批准后实施。
3. 遵循“成本最低，质量最佳”的原则，选择采购供应方，并列入合格供方名录，按物资采购控制程序规定管理供应方。
4. 各部门申购的办公用品，在每月 25 日前填写“办公用品申领计划表”，交后勤处汇总。
5. 后勤处根据汇总和库存储量信息，确定当月实际需要采购的办公用品名称、数量、金额、价格、规格后，依照最低存量原则指定专人实施采购。
6.采购和领用均按照：
a)对消耗品实行按需采购，节约领用
b) 对管理消耗品实行按需申购，限量领用。
c) 对管理品实行计划订购，负责到人（部门）。
d) 对急需品实行急需急购，上门服务的方法。
7. 采购的办公用品到货后，由仓库保管员按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量）无误后，在送货单上（一式二联）签字验收，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。
8. 办公用品进仓入库后，仓库管理员按物科种类、规格、等级、存放次序、分区堆码，不得混乱堆放，并由记账员按送货单序号和货单内容在办公用品收发存帐册上进行登录。
9. 采购员收到供货单位发票后，须查验订货单位合同，核对所记载的发票内容并在发票背面签字认可后，交仓库开具验收入库单。然后，携验收入库单结算发票以及开列的支付传票，交主管领导审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。记账联由记账员做记账凭证并归档。
10. 办公用品采购入库后，由后勤处按“申购单”通知相关部门办理 办公用品的领用手续。
11. 领用办公用品时：
a) 需持有效定额价值的资金卡；
b) 须持盖有部门代码章的领料单
c) 填写规范、清楚、不涂改；
d) 领用人签字，部门负责人审核签字；
e) 凭符合上述四点的领料单向仓库保管员领取办公用品，并当面点清。
12. 领用后的记帐结算：
a) 领料单一式四联，三联撕下后交仓库保管员，领料单由各部门带回自行保管；
b) 领用联由仓库保管员留存，归类；
c) 记账联由记账员凭单入账；
d) 结算联由记账员逐部门逐项汇总结算；
e) 每月 25 日前由记账员将统计汇总后的领料单据汇订成册，制表后交财务处统一向各部门结算，划扣资金卡；
f) 办公资金卡扣除领用金额后归还各部门，以求达到最佳的资金控制状态。
13. 办公用品库存应定期进行盘点，一年二次，要做到账物相符，帐 帐一致，如出现盘盈或盘亏应查找原因，调整台帐。
14. 对库存的办公用品应进行规范堆放，标识清楚，定期清扫与整理，并采取必要的防虫、防潮、放火、防盗的安全措施。
15. 对过时、失效、报废的办公用品，要填写报废单，填清名称、价 格、数量、金额、报废原因等项后，经审核批准方能报废。
16. 凡与采购、申领、入库、验收、盘点、结算、送货单据、领用单据、报表合同等办公用品采办领用相关的管理记录凭证，都应按月归类归档保存。
18. 年终时，对供需方提供和被提供的服务质量，有关的数据进行分析，终止严重不合格的供方供货，改进对教学部门的服务。在年终总结基础上，使办公用品采办、领用、管理工作与时俱进，更好的为教学需求服务。
