入伙管理工作规程

入伙管理工作规程 版次/状态：B／2

生效日期： 文件编号 KF-008

入伙管理工作规程

1.0 目的

规范业主入伙管理，确保入伙工作的顺利开展。

2.0 适用范围

适用于物业的入伙管理工作。

3.0 工作职责

3.1 项目负责人负责统筹安排入伙工作。

3.2 安管部负责现场秩序维护工作。

3.3客户服务部负责收、发及检验相关资料，督导现场环境卫生及相关沟通、协调工作。

3.4 财务部负责核收各项费用。

3.5 工程部负责楼宇的验收、移交及遗留问题整改的跟进等工作。

4.0 工作流程

4.1 入伙流程图前期准备

主要工作：

1、入伙资料及物资准备。

2、现场布置及物业检查。

3、人员培训。

接待登记 主要工作：

1、接待业主 ，引领到业主休息区等候。

2、填写并发放《入伙手续办理流程单》给业主。

3、按顺序引领业主到地产验证，并交纳相关费用。

4、 解答业主咨询，不能回答的引领到相关部门。

地产验证收费

主要工作：

验证业主身份，收取相关费用，并在《入伙手续办理流程单》地产验证收费栏签字确认。

签约发放资料 主要工作：

1、收取业主身份证明、相片及入伙通知书等资料，

引导业主填写《业主情况登记表》。

2、签署《临时管理规约》、《物业服务协议》和《治安消防管理责任书》。

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物业收费 主要工作：

收取物业管理等相关费用，在《入伙手续办理流程单》物业收费栏签字确认。

验房入伙 主要工作：

1、专业人员引领业主进行验房，填写《验房记录表》，由工程部将存在问题进行统计后交地产项目部处理。

2、在《入伙手续办理流程单》业主验房栏签字确认。

发放钥匙 主要工作：

业主签领房门及其它钥匙，在《入伙手续办理流程单》发放钥匙栏签字确认。

遗留问题处理 主要工作：

由工程部对业主验房发现的遗留问题转相关部门处理，并及时跟进和向客服部反馈处理情况，客服部及时对业主进行回访和反馈处理情况。

4.2 入伙流程说明

4.2.1 入伙准备

提前根据本物业实际情况制定入伙方案，对入伙现场安排、人员配置等做出部署，编写和印刷各类入伙文件和表格。准备以下文件资料：

1) 《房屋使用说明书》

2) 《房屋质量保证书》

3) 《临时管理规约》

4) 《物业服务协议》

5) 《治安消防责任书》

6) 《入伙须知》、《入伙通知书》

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7) 《入伙手续办理流程单》

8) 《业主情况登记表》

9) 《验房记录表》

10) 《装修指南》等

4.2.2 寄发入伙通知

1) 服务中心协助开发商根据约定的入伙时间，提前 15 天向业主寄发《入伙通知书》及登报事宜。

2) 《入伙通知书》中应明确业主办理入伙时应准备的所有资料，业主办理入伙手续须备齐如下文件资料：

a) 入伙通知书；

b) 购房合同原件、复印件；

c) 购房付款证明及复印件；

d) 公司业主须提供营业执照复印件（加盖公章）和法人代表授权书。

e) 个人业主须提供身份证复印件（验原件）；

f) 业主委托他人办理时须带业主委托书、被委托人身份证原件及复印件；

3) 业主收到《入伙通知书》后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到服务中心办理入伙手续。如果在规定期限业主尚未办理入伙手续的，服务中心应再次发函或致电通知尚未办理入伙手续的业主前来办理入伙手续；经再次发函通知仍不来办理入伙手续的，将情况向公司领导汇报，由公司领导决定是否登报催办。

4.2.3 入伙现场布置

1) 根据物业实际情况，制作横幅或彩旗，营造热烈的入伙气氛。

2) 对入伙现场进行布置，如飘小彩带，摆放花篮、盆景，营造隆重喜庆的气氛。

3) 树立指引牌，明确指引业主到入伙办理现场。

4) 入口处标明服务中心的办公地址、时间和电话。

5) 设置醒目的“办理入伙手续流程图”。

6) 涉及服务标识牌的宣传品按公司 VI 设计的要求办理。

7) 办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”，各窗口标识清楚，一目了然。

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8) 管理人员着装整洁，精神饱满。

4.2.4 接待登记

1) 接待业主，引领到休息区等候。

2) 填写并发放《入伙手续办理流程单》给业主。

3) 按顺序引领业主办理验证、签约、交费、入伙等手续。

4) 回答业主咨询问题，不能回答的引领到相关部门。

4.2.5 地产验证收费

1) 查验相关证件原件，验明业主身份。

2) 收取相关费用。

3) 在《入伙手续办理流程单》地产验证收费栏签字确认。

4.2.6 签约发放资料

1) 引导业主填写《业主情况登记表》，内容清楚，数据完整。

2) 留存业主营业执照或身份证复印件、授权委托书等相关资料。

3) 指引业主签署《临时管理规约》、《物业服务协议》和《治安消防责任书》等， 双方各执一份，留档保存于业主档案中。

4) 将《房屋使用说明书》、《房屋质量保证书》、《装修指南》等相关资料发放给业主。

5) 在《入伙手续办理流程单》物业签约发放资料栏签字确认。

4.2.7 物业收费

1) 签署管理费用银行托收协议，留存业主扣款帐户复印件，收取物业管理费及专项维修资金等相关服务费用。

2) 在《入伙手续办理流程单》物业收费栏签字确认。

4.2.8 验房入伙

1) 由服务中心专业人员引领业主进行验房，填写《验房记录表》，将存在的问题进行记录，由工程部统计后交地产项目部处理。

2) 在验房时，应邀业主一起将水电表读数抄录在《验房记录表》中。

3) 验房结束后由业主和经办人在《验房记录表》签字确认。

4) 在《入伙手续办理流程单》业主验房栏签字确认。

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4.2.9 发放钥匙

1) 业主验收完楼后，无问题的，将钥匙全部领走；有问题的，留下一把入户门钥匙供维修时使用。

2) 发放钥匙情况由经办人在《验房记录表》中记录。

3) 在《入伙手续办理流程单》发放钥匙栏签字确认。

4.2.10 遗留问题处理

1) 由工程部根据《验房记录表》汇总房屋遗留问题，及时通知地产相关部门处理并跟进处理情况。

2) 客服部对处理情况进行跟踪，并及时与业主沟通联络，将遗留问题处理情况记录于《验房记录表》中。

4.2.11 其他事项

1) 按规定指引业主办理水、电、气、电话、有线电视及车位使用手续。

2) 如业主申请装修，按《装修管理规程》办理。

3) 办完入伙手续后，客服人员应及时收集、整理业主资料建立“业主档案”。

4.3 二次入伙工作流程

4.3.1 办理再次入伙时，原则上新、老业主必须同时到场，如经服务中心人员通过电话等途径确认原业主无法到场或无法联络到的，服务中心可直接与新业主办理二次入伙手续。

4.3.2 查验新业主房屋产权证明、身份证明原件，留存复印件。个人新业主：房屋产权证明、身份证明。

公司新业主：房屋产权证明、法人代表身份证明、营业执照、法人授权委托书。

4.3.3 引导新业主填写《业主情况登记表》。

4.3.4 指引新业主签署《治安消防责任书》、《临时管理规约》及《物业服务协议》。

4.3.5 如新业主有需要时，由客服人员通知工程部引领新业主共同检验房屋水、电表读数，再引导新业主至财务确认该房屋的费用收缴情况，为新、老业主办好水电、物业服务各项费用的结算与过户事宜。

4.3.6 如新业主申请装修，在办理完入伙手续后按《装修管理规程》办理。

4.3.7 办完业主入伙手续后，客服人员应及时收集、整理新业主资料并存放于该户“业

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主档案”中。

5.0 相关文件和记录

5.1 KF-008-01《入伙须知》

5.2 KF-008-02《入伙手续办理流程单》

5.3 KF-008-03《验房记录表》

5.4 KF-008-04《业主情况登记表》

5.5 KF-008-05《治安消防责任书》

5.6 KF-008-06《装修指南》