文件的管理办法

档案资料管理办法第一章总则第一条为规范公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，结合公司的实际，制定本方法。

第二条档案范畴，公司建档范畴确定为：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；财务、会计及其治理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务治理方面的文件材料；经营治理方面的文件材料；生产技术治理方面的文件材料；产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料；仪器、设备方面的文件材料；科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训方面的文件材料；信息、情报方面的文件材料；其他具有利用和储存价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作打算、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情形、人事文件资料、决定、托付书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及公司要紧职能活动和职员在从事研发和治理等各项工作活动中形成的，对公司具有储存价值的文件材料。

公司档案还包括声像资料：照片文件资料（含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成）；影片文件资料（含原版底片、拷贝及文字说明）；录音文件资料（含唱片、录音带）；录像文件资料（含政治、经济、科技、文娱、广告活动）。

第三条公司内部各部门和个人应当遵守本方法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第四条按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。

行政人事部门档案管理工作要坚持集中统一的原则，建立以行政人事部统管全部档案的管理工作体系。

各部门在日常工作中形成的文件，由各部门设专人负责整理、归档。

档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

以下各类文件资料由行政人事部门归档管理：（1）公司业务活动中收到的文件、函件等。

文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发布：实施：1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。

2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。

3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。

4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。

4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。

4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。

5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a.制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。

b.负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

c.严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

d.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

e.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

f.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

g.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。

h.资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。

5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a.确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。

b.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。

c.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a.区分全宗，确定定档单位。

b.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。

份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

1）大类分为：一级文件：QES；二级文件：QP；三级文件（规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书；四级文件：QR。

责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。
B草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确。
C文稿拟就后,拟稿人应附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件
标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、标定日期和密级。
2审核
A发文部门负责人根据有关文件规定，对文稿是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否
8.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，
也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
8.7阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借
阅手续，以防止丢失泄密。
9.附则
9.1文件处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有
B本公司外出人员开会、培训带回的文件及资料应及时分别送部门或人资进行登记编号保管，
未经批准，不得个人保存。
C收到的文件应按本办法编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密
级、内容概要等项内容。
6.3.3审核
A各部门凡收到需要办理的正式文件，均需由部门负责人进行审核。审核重点是：是否应
4.2文件审核
公司文件由人资负责人审核，部门文件由发文部门负责人审核。
4.3文件签发
公司文件由总经理签发；部门文件由发文部门负责人依据文件内容确定是否须报总经理签发。
4.4文件格式
4.4.1文件编号统一采用人资拟定的各部门编号规则编号：HX-部门名拼音第一个字母—数字
编号（如技术部第3份文件：HX－GS-003）
8.文件传递规定
8.1阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还人资。阅批文件一般不得超过2天，

红头文件管理规定一、总则1、公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

2、公司文件，实行统一管理。

文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

3、各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。

4、文件机密等级分为：公示、非公示。

可公示文件除在各部门负责人处存档外也在员工公告栏中公示；非公示文件仅在各部门负责人处存档，文件内容由各部门负责人口头传达；5、文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

二、文件的起草、签批1、公司的文件由人事行政部起草，总经办审核，董事长签批；2、公司各部门的文件由各部门负责人起草，总经办审核，董事长签批。

三、发文的发放流程1、公司文件：人事行政部拟搞、人事行政副总审核、总经办审核、董事长签批、打印、发放、（公示/非公示）学习、归档。

2、各部门文件：各部门负责人拟稿、总经办审核。

文件审核后，电子版送人事行政部统一由其排版、编号、打印，打印后送回拟稿部门校对，校对无误董事长签批，打印、发放、（公示/非公示）学习、归档。

四、公司发文内容：1、公布公司规章制度。

2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。

3、公司组织架构的变动。

4、人事任免事项；5、重大技术、经营管理、会议纪要、薪酬福利等工作的决定。

6、发布有关奖惩决定和通报。

7、其他有关公司的重大事项。

五、发文编号：1、统一由人事行政部负责编号。

2、以公司名义对外发文，一律为：润维机电【20XX第X号】；3、公司总经办文件，用润维机电【20XX总字第X号】；4、人事行政部发文，用润维机电【20XX人、行字第X号】5、财务部发文，用润维机电【20XX财字第X号】；6、销售部发文，用润维机电【20XX销字第X号】；7.、运营部发文，用润维机电【20XX营字第X号】；8、会所发文，用润维机电【20XX会字第X号】；六、注意事项1. 内容要符合公司制度。