一、基本资料
部门名称办公室岗位名称主任
直接上级总经理所辖人员本部门员工
二、工作说明
1、主要职责
1、主持办公室全面工作。
2、组织起草公司的规章制度、工作计划、工作总结。
3、负责公司会议决议督办、计划落实和任务完成情况检查等综合管理工作和部门之间关系的协调工作。
4、负责组织信息管理工作。
5、指导或办理公文处理、会务安排、档案管理、公关接待工作。
6、指导公司的后勤保障工作、安全保卫工作、房产管理工作。
7、负责组织公司的企划宣传工作。
8、参与子公司管理工作。
2、主要工作内容
1、协助总经理室制定公司的年度工作计划、公司的基本规章制度和管理办法，组织撰写公司工作总结；制定公司行政管理方面的各项规章制度、制定本部门工作计划、管理制度，经总经理审批后组织实施。
2、及时与各部门沟通、协调，贯彻总经理室的指示，做好上下联系与沟通，做好各部门之间的综合协调，负责各项工作计划落实情况、任务完成情况的督办和检查。
3、组织收集、整理、沟通公司的经营管理信息，掌握公司主要活动情况，根据工作要求对有关信息组织专项调查研究，为领导研究工作和决策提供综合信息资料，做好领导的参谋和助手。
4、组织起草公司行政管理方面的公文、撰写领导讲话稿，指导公司公文处理工作。
5、负责组织公司办公例会、经济工作会议以及各种专题会议的会务准备、资料准备，做好会议记录和整理会议纪要，必要时形成内参后发文，并贯彻、检查会议精神的落实情况。
6、督办档案管理工作，加强保密教育，检查保密工作情况。
7、组织公司重要活动，做好公司的接待工作，处理好公司公共关系。
8、组织公司的企业形象设计和对外宣传工作。
9、组织做好公司办公设备的购置、维护和办公智能化建设，规范办公用品、劳保用品、其他工作用品及礼品的供应、采购和管理，统一标志、信笺的印制、管理。
10、检查指导后勤管理员做好固定资产、房产管理、车辆租赁与调度工作和完成卫生、绿化、午餐供应等日常工作。
11、组织做好安全教育工作，落实公司内部治安保卫、消防安全工作。
12、协助总经理审定和完善子公司的章程；并及时向总经理报告子公司的经营管理信息；落实总经理办公会决议，并检查子公司决议执行情况。
13、组织编写公司《大事记》、《情况交流》等公司的内部刊物。
14、指导文员做好公司往来信件、邮件、包裹的收发、登记、传递、清退和机关订阅报刊审定工作。
15、做好行政信访接待工作。
16、负责公司行政印鉴的管理、使用。
17、负责公司办公费用的使用和控制。
18、搞好部门建设，不断改进内部管理工作，检查员工各项工作完成情况，做好部门工作总结，指导、培训、考核本部门员工，提高员工综合素质和部门工作绩效。
19、完成公司领导交给的其他任务。
3、主要工作要求
1、工作计划、总结
1.1准确理解总经理对年度工作计划、工作总结制定的目标和要求，为制定年度工作计划、总结准备必要的资料供领导参考，根据领导的要求组织编写工作计划和总结，报总经理审阅修改后，行文实施。
1.2在每月第一个工作日、每季度首月的第三个工作日内，每年1月15日前，制定出本部门的工作计划，组织实施、检查。年度计划上报总经理，经审批后组织实施；工作计划的制
定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性；按计划开展各项工作，要及时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；要根据实际工作需要及时修改工作计划，并做修改记录。
2、制定制度
2.1全面了解公司的经营情况，根据公司总体管理要求，组织制定公司的基本规章制度和管理办法，经有关部门会签后，报领导审批，行文下发、组织实施并跟踪检查落实情况。2.2根据公司实际，及时制定、修改公司行政办公制度、文件收发制度、档案管理制度、办公用品管理制度、清洁卫生管理制度、安全保卫管理制度等行政管理方面的相关制度，经总经理审批后组织实施，并跟踪检查落实情况。
3、综合管理与协调
3.1保持与各部门之间的协调沟通，及时了解各部门工作任务完成情况，并将有关情况和问题向总经理室汇报。
3.2协助总经理室处理部门工作中所反映的问题，针对要解决的问题进行深入的调查、了解，与相关部门或人员交流、协商，必要时组织召开协调会，寻求最佳解决方案，对于超出职能范围的情况，如实向总经理汇报，并提出参考意见请总经理室裁定。
4、信息管理
4.1审核副主任组织制定的信息管理制度，提出修改意见和建议，修改后报总经理室审批，检查制度执行情况。
4.2检查、督促副主任和信息管理员按时做好系统维护工作。
4.3督促、考核计算机应用知识的培训工作。
4.4组织部门专职人员收集、整理有关政策法规、行业信息等综合信息，及时掌握公司相关的经营、管理信息，每月向总经理室汇报一次；遇有重要信息，立即汇报。
4.5组织部门专职人员，为公司重大决策事项提供信息支撑和专项研究报告：根据领导交办的工作或公司管理中需要解决的重点问题，广泛收集相关信息，必要时确定调研项目，做好调研前基础工作，明确调研的目的和任务，制定调研计划，联系调研单位和有关人员，做好调研记录，认真整理、分析资料，撰写出书面报告呈送领导。
5、公文处理
5.1建立公文处理规范，指导秘书和文员按照准确、迅速、安全的原则和公文处理的规定完成公文的收发、处理。
5.2根据领导的要求，协助领导起草或安排秘书起草会议讲话稿等有关文件，控制文稿质量和定稿的时间，做到工作及时，文稿质量符合领导要求。
6、会务工作
6.1组织安排会务，有秩序地做好会前准备、会中管理和服务、会后办结事宜。掌握会议的时间、地点、内容、出席人员、议程，指导布置会场、安排食宿、调度车辆等工作，做到有条有序，能够承上起下、联络左右、内外照应，妥善应对随时交办的事项。
6.2安排专职人员做好会议的录音、摄像、记录及会议记录的整理、纪要的拟写；认真审核、修改记录和纪要，控制质量，做到格式规范、内容和用语准确；必要时形成内参后发文。
6.3贯彻会议精神、决议，检查落实情况。
7、档案管理
7.1组织制定公司档案管理规定，明确公司资料、文件归档的范围、归档时间、保管期限、归档案卷的质量要求。
7.2及时检查、指导档案管理员的工作，确保档案管理妥善、井然有序。
8、接待与公共关系
8.1内宾接待：指导部门员工热情接待来访客人，亲自接待比较重要的客人，重要客人来访前要及时向领导汇报，商定接待方案，落实相关人员参加接待并准备相关资料，必要时安排食宿。
8.2外事活动：了解外事活动基本要求，按外事礼仪确定接待规格，制定日程，落实接待细则（接送、住宿、陪同、洽谈、会场、宴会、票务、车辆、时间、路线等）。严格掌握抵达、离开时间，落实专人负责迎送和相关人员参加接待，提供相关资料；遵循外事纪律，应对突发情况，做好接待小结。
8.3领导公务活动：提前做好准备工作，落实时间、地点、人员，准备相关资料，必要时落实专人负责全程服务。
