电子文件与信息管理系统

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国家级精品课程《电子文件管理》
第5章 电子文件与信息管理系统
时间： 月 日 第 - 节 教室：
教学重点
本章关键内容 ·电子文档生命周期管理 ·业务信息系统的特点 ·文件管理与信息管理的区别与联系 ·文件管理系统与文档管理系统的区别与联系 ·电子文件管理与电子文件保存的区别与联系 ·电子文件管理系统的核心功能 ·混合文件保存系统的特点 ·整合EDMS与ERMS ·预归档平台的功能与作用 关键词 文档生命周期 文件管理 文档管理 电子文件管理 电子文件保存 文件生命周期 功能
电子文件与信息管理系统则包括用于创建、捕获、管理和保存各种电 子信息的系统，其管理的对象包括电子文件、电子文档、数字对象和数 据。
主要内容
1
文档管理与文件管理
2
文件与信息管理系统
3
ERMS功能需求概述
4
ERMS的核心功能需求
5
文件管理系统整合实例
1.文档管理和文件管理
回顾：文档与文件的区别？
1.1 文档管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理
1.文档管理和文件管理
文档管理与文件管理比较
思考：文档管理与文件管理还有哪些相同和不同之处？
1.文档管理和文件管理
1.3 电子文件管理与电子文件保存
电子文件管理（ERM：Electronic Records Management）是指使 用自动化的技术来管理文件，是文件管理过程和程序的自动化。 电子文件保存（ERK：Electronic Recordkeeping）是指开发一个自 动化过程，使机构用于管理其电子文件，该自动化的过程不仅仅支持 一份电子文件的内容的保存，还支持其背景和结构的长期保存。
2.文件与信息管理系统
各种管理系统的关系图
2.文件与信息管理系统
2.4 ERMS和EDMS的整合与集成
文档管理和文件管理的离散管理模式
思考：以上模式的缺陷在哪里？
2.文件与信息管理系统
为了使形成的记录能够应对法规遵从，为了长期保护重要的电子 文件，ERMS有必要延伸到电子文档管理系统，以加强在文档形成初 期的前端控制能力；对于重要的文档管理系统，为确保电子文档具有 文件要素，有必要引入档案功能。
2.文件与信息管理系统
（2）ERMS与其他系统的关系 ①ERMS与利用系统 两者应分开设置，各司其职。
②ERMS与ERKS 父集与子集的关系
2.文件与信息管理系统
2.3电子文档管理系统（EDMS）
电子文档管理系统（EDMS）是协同业务工作（如起草文件）与 支持文件管理的技术的集合。主要设计目的在于：支持电子文档的创 建、修改和管理。电子文档管理系统的目标是改善信息管理和工作流， 其所保存的文档具有信息价值，并非具有证据价值。
文档管理（Document Management）是以文档为管理对象，
对其创建、修改和管理的控制活动，这些控制措施主要集中在文
档的访问和版本控制上。
电子文档管理生命周期
1.文档管理和文件管理
1.2文件管理
文件管理（Records Management）是为了维护文件的证据价值， 而对文件的创建、接收、维护、使用与处置等行为进行有效控制的过 程，包括捕获和维护与机构业务活动有关的具有证据价值的文件和信 息等行为。 有效的文件管理要求： ①支持以凭证为基础的管理政策； ②通过对文件的良好组织，遵从各项法规并支持文件保护； ③通过对决定、行动和事务进行详细记录以保证文件的可靠性； ④通过向机构各部门提供可靠的文件信息共享和再利用，以支持机构和 组织的知识管理网络； ⑤具有支持信息交换和部门间协同工作能力的功效。
文件与信息管理系统
3
ERMS功能需求概述
4
ERMS的核心功能需求
5
文件管理系统整合实例
2.文件与信息管理系统
业务信息系统 （BIS）
电子文件管理系统 （ERMS）
电子文档管理系统 （EDMS）ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
文件与信 息管理系 统
2.文件与信息管理系统
2.1业务信息系统（BIS：Business Information System） （广义）业务信息系统是由硬件、软件、政策、流程以及执行人 员等多个部分构成的集合体，其目的是为机构业务信息的收集、 处理和提供访问服务的。 （狭义）业务信息系统是创建、保存、处理并对机构业务信息提供 访问的自动化系统，这些信息可以任何形式存在，包括数据、文 档和文件。 业 务 信 息 系 统 的 类 型
在整合前需要克服以下阻力： ①如何准确识别系统的功能需求 ②如何与IT工作者有效沟通，让系统改造或开发者能够将这些需求融入
★注意：两个概念中的电子（electronic）是不同的！
1.文档管理和文件管理
ERMS和EKMS的差异
相同：具有档案功能（Archival Function） 档案功能是指为实现安全保管和保存档案文件并确保它们可供利用和
可被理解而实施的一系列必要的相关活动。
主要内容
1
文档管理与文件管理
2
2.文件与信息管理系统
2.2电子文件管理系统（ERMS） ERMS：是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创
建、使用、维护以及处置等行为进行管理的自动化系统。 （1）实质功能：档案功能/证据功能 主要体现在： ①在保存文件的同时也保存了适当的背景信息和元数据，维持了相关文
件之间的关联性。这既有利于文件证据价值的保留，也便于对文件的 识别并利于对文件的长期访问和存取。 ②在整个文件管理流程中实行有效控制，例如分类、登记、查找和检索、 保存和处置等，保证文件的真实与完整。 ③能够实现对已保存文件的控制，例如访问和安全控制，保证文件内容 的安全和完整。
需求 附加功能 重要文件 预归档 核心功能 控制功能 捕获功能 报告功能 访问与安全 审计跟踪 业务信息系统 法规遵从 电子文件管理系统（ERMS） 电子文档管理系统（EDMS） 电子文件保存系统（ERKS） 系统管理 系统设计
基本概念
文件和信息管理系统（Records and Information Management Systems） 既可以指代任何创建、捕获和管理信息的系统，它既包含基 于纸质信息的管理系统，也包含以电子方式形成的信息系统。