档案学期末考试重点
第一章档案及档案工作概论
第一节档案的起源与沿革
二、档案的沿革
（一）载体的沿革：1.甲骨档案2.金文档案3.石刻档案4.简牍档案5.缣帛档案6.纸质档案7.音像档案8.电子文件（电子档案）
（二）名称的沿革：(1)商：“册”、“典”(2)周：“中”(3)秦汉：“典籍”(4)魏晋：“文书”、“文案”
(5)唐宋:“文卷”、“案卷”、“案牍”(6)明末清初：“档案”
第二节档案的定义及其涵义
一、档案的定义
档案定义大致有两种情况：
①以文件为属概念，在国际间比较通行；
②以历史记录或原始记录为属概念，在中国已较为通用
档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录
二、档案的涵义
（一）档案的来源从形成者看，来源有两类：社会组织个人
因此，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。
（二）档案的形成
档案是保存备查的文件。档案是由文件转化而来的。转化条件有三：
1.办理完毕的文件才能成为档案（办理完毕的情况有以下三种：
（1）文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。
（2）文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种。
（3）不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。）
2.具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。
3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
（三）档案的形式
从档案的载体来看，有甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
从表达方式来看，有文字、图像、声音；
从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。
从类型来看，有文书档案、科技档案、专门档案。
（四）档案的属性
1.一般属性：（1）知识性档案是贮存和传播知识的一种形式。
（2）信息性档案是一种重要的信息资源
2.本质属性：（1）记录性（2）原始性
第三节档案与相关事物的比较
一、档案与图书的比较
（一）相似之处：（1）两者目前都以文字记录为主；（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴；
（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。
（二）不同之处：1.目的不同：档案并非是有意识地编写的、杜撰的。图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。
2.数量不同：档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得；同一种图书往往印刷成千上万
册
3.作用不同：档案是历史的原始记录，绝大多数档案具有法律信证作用：图书一般没有法律信证作用，它的作用在于
传播知识。
4.保密性不同：少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放；图书基本上是公开发行，不需要保密
二、档案与文物的比较
（一）相似之处
档案与文物都是历史活动中遗留下来的原始物证，都载有历史的真实信息
带有文字的文物，在一定条件下也可能转化为档案，一些在载体上有特色的档案同样也具有文物的价值
（二）不同之处
文物大部分是实用性物品，其所记录的历史事实的内容信息是不清晰、不明确的，需要进行考证和解读，其准确性还必须经过检验；
档案是以文字记载或文字说明为特征的信息材料，由于信息清晰、确定，可明确说明历史事实。
三、档案与资料的比较
（一）相似之处（相互转化）
档案经过加工可以编印成资料，如政策法规汇编；资料如被某个单位采用，也可以转化为单位的档案。
（二）不同之处
1.来源不同：资料一般是从外部搜集来的，如从情报部门、出版部门、兄弟单位获得的各种有参考价值的档案复制件、出版物、科技
文件材料等；档案是其形成者在工作、生产和科研活动中的直接产物。
2.作用不同：资料一般是供人们工作、学习参考的，不能作为工作凭证和依据；档案是第一手材料，具有依据和凭证作用
3.机密程度不同：资料一般可以公开交流，机密程度较低；档案具有一定的机密性，特别是现行文书档案和尖端科技档案中机密程度
较高的部分，一般在一定年限内是不能公开的。
第四节档案的作用与价值
二、档案的价值
（一）凭证价值
1.从档案的形成过程分析
档案是由当时直接使用的文件转化而来的，客观地记录了当时的历史情况。这些文件是当时社会活动的一种原始记录，不是后来为了某种目的而编写的
2.从档案的物质形态上分析
档案文件上有着真实的历史标记，有当事人行为的痕迹。
有亲笔签字、批注、手稿，有个人或机关的印章，有照片、录音、录像等，这些都是历史的真迹
（二）参考价值：1.材料的原始性和权威性2.材料来源内容的广泛性
第二章档案的收集
第一节档案收集工作概述
一、档案收集工作的内容
档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个方面来认识。
（一）从档案机构来看
1.档案室对本单位文书部门和业务部门形成的具有保存价值的档案的接收；
2.档案室对与本单位业务工作有关资料的收集；
3.档案馆对所辖区域内现行机关具有永久、长期保存价值的档案的接收；
4.档案馆对所辖区域内撤销单位具有永久、长期保存价值的档案的接收
5.档案馆对分散在各地的历史档案和保存在个人手中的有重要保存价值的历史档案的接收和征集工作
（二）从档案内容特征来看
1.文书档案（党务、行政）
2.科技档案（工程设计技术、生产技术、设备、地质、水文、气象）
3.专门档案（公安、诉讼、会计、军事、外交）
三、收集工作的要求
（一）丰富馆（室）藏：1.数量充分2.质量优化3.门类齐全4.结构合理
（二）提高收集档案的质量
1.从档案材料的形成开始，规范公文的格式、签署、印信、书写材料等。
2.规范文件的整理方法，包括组件或组卷，档案盒、案卷目录、卷皮等，确保所接收档案的标准化和规范化
（三）保持全宗和全宗群的不可分散性
1.把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集中在一个档案室或档案馆统一保管。
2.保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系
第二节机关档案收集工作
一、机关文件的归档制度
各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。
