采购与付款流程财务制度
- 格式：docx
- 大小：61.31 KB
- 文档页数：13
采购与付款流程财务制度 一、 目的： 为加强规范公司采购与付款业务流程， 加强采购相关业务的管理， 保证公司资产的安全，特制定本制度。 二、 适用范围： 适用于公司的除费用现金报销外的所有付款，包括但不限于购买 材料、低值易耗品、固定资产、费用和服务的所有采购与付款。 三、 业务流程说明： （一）业务流程图：
供应商 请款人 釆购 报关 IQC 财务
比价、议价 no 请购单 供应商开发 核准 供应商调查
库存资料
屮 — 请购单 询价
PO或合同
y （二）业务流程分类说明： （1） 材料米购： 第一步：下定单：釆购PO经部门经理批准后下给供应商。 第二步：收货：供应商将货物按时送到 IQC, IQC在二个工作日内完 成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开 MRB会义并取得不合格供应商处理单，并在ERP中出单据交财务，并 由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。 第三步：收发票： 第四步：请款：国内采购业务IQC收齐所有单据后填写请款单，经部 门经理、财务经理批准，按规定要总经理批准的还要经总经理批准。 进口采购业务由报关完成以上请款。 第五步：财务审核付款： （2） 低值易耗品、固定资产采购： 第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预 第二步：下定单：同上 第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。 第四步：收发票：同上 第五步：请款：釆购按（1）请款 第六步：财务审核付款 四、具体业务的票据操作指南： （一） 材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。 （1） 国内采购业务： 要求单据：P0、收货单（对方送货单）、发票、请款单。 （a） 要求请款单供应商名称或代码与发票和 PO上的完全一致。 （b） 要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于 PO上的数量。 （c） 要求发票上的每个原料的单价与 PO上的一致或低于PO单价。 如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票 一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明，如不说明 的视为同意。 （2） 进口采购业务： 要求单据：P0、收货单（对方送货单）、发票、报关单、请款单。 具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单所列金额， 如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于 补付无报关单等特殊情况的付款
（二） 固定资产采购： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单 PR、CEAR （二千美元 及以上的）。具体参见我司《固定资产管理办法》 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增 值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货固定资产验收单： （三）低值易耗品及费用： 1、 低值易耗品及有实物形态的费用： 业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单 PR、P0、发票、收货记 录、领用及验收人签字。 业务流程：请购、批准、采购下定单、收货、领用及验收。 要求与材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增 值税发票（在同等价格条件下）。 比材料采购多二张单据。请购单，领货单： 2、 无实物形态的费用或服务： 流程特别要求：费用或服务使用单位在合同约定的供应商义务完成后， 到IQC填写领货单，并在领货单填写供应商完成合同约定的服务的内 容和时间，并签字后，IQC给予做收货记录并将ERP收货号填写上。 五、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回） 1、 PO： (1) 要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。
(2) 编号不得重复。 (3) 增加ERP供应商编码。 (4) 要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO 有修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。 2、 收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号(与 ERP 一致)有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。 3、 发票： (1) 增值税专用发票： 釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。 财务审核内容： 审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税 务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。 应同时取得发票联(第二联)及抵扣联(第三联)，并是否为运用 防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财 务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、 正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致； 不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭 证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合 计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符； 符合其他增值税专用发票的管理规定。 (2)普通发票： 釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使 用；并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限； 财务审核内容： 发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或
财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票 面金额与实际支付的金额相符； 不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣 凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符； “数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写 金额是否相符； 取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全； （3）国外发票： 原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。 4、 报关单：要求原件。 5、 请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经 理批准，单张请款单金额超过授权限额16万元的经总经理批 准。六、业务流程请款单据资料看板: h收货单（对方送货单） 厂发票已到 发票 请款单
I 「预付款请款单
预付彳发票（国外业务） L PO或合同
r PR
请购单
固定资产验收单 PO < 收货单（对方送货单） 厂发票已到 发票 报关单（国外业务） '请款单 业务付款申请单（固定资产）
L预付款请款单 I预 付〈发票（国外业务）
I PO或合同
PR请购单
服务验收单（无实物服务或费用） PO \ 收货单（对方送货单） /发票已到 发票 报关单（国外业务）
I请款单
'预付款请款单 预 付•发票（国外业务） ■ PO或合同
业务付款申请单（材料采购） .业务付款申请单 '（低值易耗品及费用） 七、财务处理： 1、 供应商资料的新建和维护：
按采购部门提供的经过批准供应商资料表新建和更新表，在 ERP 中新建和更新供应商编码并录入相关信用期、信用额、开款信息、账 号信息等相关资料。并及时将客户编号发邮件给采购部门的相关人员。 财务部门将表格打印后让相关人员签字后存档备查。
2、 确认应付账款： （1） 应付账款的确认的条件： 应付账款确认原则： 1） 货物已经收到或劳务服务已经完成商品所有权上的主要风险和 报酬转移给购货方；
2） 需要在约定时间内偿付给供应商； 3） 金额能够可靠地计量； 具体业务财务应付账款确认条件： 采购定单、收货单（我司有权收货人员签字）、发票（按合同条件确定 的时点和条件开具）。
（2） 供应商发票入账的流程： 核对企业的采购定单或合同、存货固定资产低值易耗品收货单 （验收报告）、供应商开具的发票，日常所称的“三项核对法”。 主要核对数量和价格是否相符。（对于国外进口还要核对报关单）
（3） 会计处理：入账:对平正确后及时按发票等相关单据及时进行账务 处理。 （4） 付款及销账： 每月出纳在付款前，由总账会计向供应商直接或通过相关部门给 予付款计划明细，按发票对应付账款进行及时的核销。 （5） 供应商对账： 对于年未供应商对账，供应商发邮件或寄信给我司相关人员后，财 务将按我司账面情况做出回复。
3、月未结账对账： a） 月未制作PPV表，与成本会计进行核对，在结账前对平. b） 每季度进行MRB库存盘点。IQC部门应每月对MRB库存实物进行 盘点，财会应定期稽核，做到账实、账账相符，对差异情况应及时查 明原因并报告相关领导。 c） 每季组织 采购开会对ERP中未入账的收货记录中的 DMR进行 清理.
d） 每周一对ERP及用友中的明细进行核对•月未在结账前总账将对总账 和明细账进行核对.八、特殊业务的说明：退回或折让、预付款规定 1、 发生退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应 商同意在其货款中扣除款项。销售退回与折让应经相关领导按《权责 指引》审批后办理。退回货物由质检部门检验和仓储部门清点 （计量） 后入库。财会部门依据检验证明、退货接收报告以及退货方出具的退 货凭证等办理相应的退款事宜和账务处理。 （1） 对于增值税发票： 分二种： 一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。 另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具《进货退出 或索取折让证明单》由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交 财务。 （2） 普通发票国外发票： 财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。 2、 预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务 核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按PO或合同的规 定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。 （1） 预付款请款必须本人填制完成请款。 （2） 人民币预付款申请请在付款前二天完成。外币预付款申请请在付 款前一周完成。如未提前财务将按请款日后二天后付款。 （3） 对于到期未清销，财务将冻结所有预付款。 （如交货日期延后， 请修改原请款单）
