全套质量体系文件-合同评审控制程序
1.目的
准确理解顾客要求,充分评估履行合同的能力,以满足减少供需双方在履行合同的经济风险和责任,确保按合同规定要求的履行.
2.适用范围
本程序适用于本公司产品销售合同的评审.
3.定义
3.1常规合同―产品符合现行技术规范、标准,已批量生产,能满足顾客交货期限要求,价格符合本公司规定的合同.
3.2特殊合同―本公司尚未批量生产的产品,或尚未开发的产品、批量大、交货期短,价格低于本公司规定的合同.
3.3合同评审――合同签订前,为了确保质量要求规定的合同明确并形成文件,而且供方能实现,由供方进行的系统的活动.
3.4营销功能??查明和确定产品的质量要求和期望。包括产品的要求,市场的要求和顾客的需求。
4.职责
4.1合同评审由业务部归口管理,并组织对所有合同的评审以及在招投标制订标书和制订产品建议书;负责与顾客的联络、沟通和企
业内部的协调;负责市场调研。
4.2总经理负责特殊合同的评审审批;负责对市场调研报告的审批。
4.3技术课、制造部、质保部、财务部等相关职能部门参与特殊合同的审批,并对特殊合同中涉及本部门的业务评审内容负责;同时负责对市场调研结果的分析。
4.4业务部、制造部参与一般合同的评审,业务经理负责对一般合同的评审审批。
5.工作程序
5.1合同评审的内容
5.1.1顾客的各项要求是否明确、合理,是否形成文件。
5.1.2各项规定是否有含糊不清之处;有关的特殊内容在合同中是否得到说明。
5.1.3与投标不一致的要求是否已得到解决。
5.1.4是否具有履行合同各项要求的能力。
工艺技术能否达到顾客需求;
物资供应能否及时到位;
检测手段、设备能否达到质量保证能力;
数量、规格、交货期要求是否有能力达到;
其它条件(如安全保证)是否能满足要求。
5.1.5合同是否符合?中华人民共和国经济合同法?
5.1.6顾客的特殊要求是否能满足。
5.1.7在发现顾客要求存在矛盾及难以履行时,必须立即在投标之前,通知顾客的产品工程部门或采购部门。
5.2合同评审的方法
5.2.1合同评审必须在合同正式签订前进行。
5.2.2合同评审的方式由业务部经理根据合同类别决定,一般有以下三种形式:
会议专题评审,由相关职责部门代表参加;
由各有关职能部门会签;
授权人员在签约之前直接评审。
常规合同的评审由授权人员直接进行,但需遵循以下原则:
常规合同的评审人员,必须由总经理的书面授权;
评审人员应确切掌握产品的供货能力、标准价目及其允许变动的额度,并对合同执行的可行性进行分析,确认后才能正式签定。经评审后签订的合同,应在合同上加盖评审章,并由评审人员盖章或签字。
当交货期及其他一些要求难以确定时,业务员应填写?合同评审记录表》按5.3.8进行评审。
5.3特殊合同的评审
5.3.1由业务部收集顾客提供的工程规范、质量协议、图纸、标准、采购条例。
5.3.2订货文件、物流要求和交货通知/交货期限/价格/包装/标识/用后处置要求、质量体系要求等资料。
5.3.3对顾客提出有关质量体系要求时。由质保部负责与顾客协
商具体的方式、范围和结构等要求,并将协商结果通知业务部,写入产品建议书中。
5.3.4由技术课将顾客提供的所有外文标准、质量协议等进行翻译,对顾客的特殊编写符号进行说明,对特别条文进行解释。
5.3.5业务部根据顾客提供的资料和质保部、技术课提供的5.3.2、5.3.3和5.3.4内容制订产品建议书明确顾客的供货与服务的全部要求,包括功能项目、安装要求说明、使用标准、质量保证方法、包装等,以及顾客的产品工程部门、采购部门、质量部门联系人。
5.3.6由财务部制订新产品的制造预算,预算包括开发成本、材料成本、投资硬/软见、质量管理成本、运输成本、包装成本、利润成本和一般性成本等,由业务部草拟标书
5.3.7将产品建议书、顾客要求提交合同评审。
5.3.8特殊合同的评审采用由有关职能部门会签,总经理审批的形式,具体程序如下:
由业务员填写《合同评审记录表》和产品建议书写明各有关部门参与评审的内容和要求。评审表经业务部经理审核签字后附产品建议书发有关部门会签。
针对产品建议书中的特殊要求,参与评审的有关部门针对本设计开发、技术工艺、生产、检验和试验等能力作出评价。对不能满足要求的部门,应明确是否能通过制订相应的解决措施满足要求的能力。
业务部对评审会签的结果进行综合分析在本程序 5.3.9的内容得到确认并经总经理签字后,才可与顾客签定正式合同。评审中有对
顾客要求的任何修改,业务部应及时与顾客联系,说明原因,经顾客认可后方可正式签约;
5.3.9有些销售合同由顾客口头、电话或传真要求订货,业务员应认真记录区分合同类别,将顾客的要求形成文件,即记录并尽可能取得顾客确认,分别按常规合同、特殊合同的评审方法进行评审。评审的重点是:
分析产品的结构、性能,识别产品的质量要求,适用标准,寻求特殊要求的解决方案;
估计原材料、外购外协的供应和产品的生产周期;
分析本企业现有人员、设备、工艺和管理能力的适应性;
成本和利润的核算;
解决与投标不一致的要求;
顾客的特殊要求。
5.3.10业务部将评审会议情况汇总、整理成重要合同评审报告,报总经理审批,作为最终评审结论。
5.3.11评审后,经办业务员按合同评审结论制订正式标书与需方联络协调。
5.4合同的协调与修订
5.4.1合同一经签订即具有法律效力,公司各有关部门应根据合同要求,进行生产技术准备并组织生产。
5.4.2由技术课根据经批准的产品建议书制订相应的产品责任书,对产品建议书所含顾客要求作详细描述和作具体规定,经技术课主管
