浅谈见证评审现场审核的心得体会
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浅谈见证评审现场审核的心得、体会
认证机构每年的认可机构例行监督或扩领域、标准转换认可评审
都要接受认可机构对认证机构的见证评审。见证评审不免要涉及见证
评审的现场审核活动。“见证评审现场审核”就是通过对认证机构派出
的审核组的审核能力和专业能力实施现场跟踪验证,从而对认证机构
的审核能力、专业能力、审核管理能力进行综合评价的评审活动。见
证评审现场审核对认证机构和审核员来讲,都是项非常重要的工作。
因此,见证评审现场审核结果将对认证机构的发展和声誉有很大影
响。
结合本人几次见证评审现场审核的经历,谈谈本人对见证评审现
场审核的一些体会,借此机会与大家交流。不足之处,还望大家批评、
指正。
一、见证评审现场审核关注的重点:
1.审核程序上的符合性
a.审核策划的适宜性、充分性,重点关注审核方面专业配备的适
宜性、多现场审核时间的充分性;
b.审核准备工作的充分性,审核前的专业知识培训、审核计划分
工说明情况、初审企业一阶段现场审核情况和二阶段现场审核关注的
重点内容、证书暂停原因及恢复情况、受审核方转换机构程序的符合
性、再认证企业上一周期的运行绩效,本次再认证应强化的内容等;
c.首、末次会议程序的符合性;
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d.审核期间组内沟通交流的充分性和有效性等。
2.现场审核的实效性
见证评审人员更多关注审核员对受审核组织人员结合标准要求
对自身业务熟知程度、受审核组织过程控制能力信息的获取,而不是
一味在办公室对受审核方文件、资料的录入,如:进场材料、物资验
证的有效性,如批次、数量符合性的关注、监视测量设备检定情况的
跟踪,验证、产品质量性能的检验,试验活动的符合性、现场环境污
染物控制措施的实施及可追溯性、现场安全隐患的发现等内容。
二、见证评审现场审核目前存在的问题
1.受审核组织标准学习、掌握不够,体系运行薄弱,受审核人员
对体系认证、认证标准要求、公司体系文件内容不了解,如听天书,
不能与审核员进行很好互动和交流,场面非常尴尬、被动。受审核方
体系运行记录流于形式,不充分,不符合标准要求;
2.审核员对见证评审规则和要求不了解,所以对见证评审人员关
注的内容不能充分、有效地把握;
3.受审核组织提供的现场(条件)不充分,如:项目刚刚开工或
已完工,不能有效满足见证评审的要求;
4.受审核组织提供的(多场所)现场信息不够充分、准确,如:
人员数量严重超标、路途时间较长,导致审核人日不充分,造成见证
评审现场审核较为被动;
5.沟通信息不充分,如:见证评审计划的传送、见证评审人员行
程信息、受审核方信息的不确定性等内容。
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三、见证评审现场审核的应对措施
1. 选择具备条件的受审核组织
选择体系运行较为成熟的受审核组织。对扩类(初审)的受审核
组织,可协调人员对受审核组织进行考察、了解,对受审核组织有较
为清晰地了解,以便采取措施应对见证评审现场审核地顺利实施;
2. 精心策划、周密部署
见证评审现场审核是综合考察审核组人员的能力,合理配置审核
组人员是关键。见证评审现场审核中受审核方的领导层、推进部门、
主要业务部门是见证评审的首要见证部门,审核组人员分工策划要合
理。见证评审现场审核组长工作量较大,可考虑审核组长不必带专业,
这样组长可以有精力进行审核方面的组织和协调。认证机构可派管理
层人员参与见证评审的现场审核,能更好地促进见证评审现场审核的
工作开展。审核组长要具有较好地组织、协调能力,审核组长尽可能
审核管理层,体现对受审核方领导层的重视,也便于审核期间的协调
工作。专业审核员或技术专家的专业知识要过硬,要让见证评审人员
能感知专业人员有较丰富的专业知识,从而对审核组能力给予认可。
审核计划时间安排要充分、合理,要将必要的路途时间考虑进去,
多场所现场审核时间要充分。见证评审项目审核人员之前的审核任务
应安排得适当宽松些,留0.5天富裕时间,给审核组人员留出时间以
做审核前的准备工作;
3. 审核准备工作
组织学习和培训,了解、掌握见证评审工作准则和要求,以便更
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好把握见证评审现场审核的深度和广度。见证评审审核组人员要了
解、熟悉受审核组织体系文件、业务流程及相关控制措施,做好审核
前的策划工作,确保见证评审现场审核的充分性和有效性;
4.审核实施的把握
审核组长审核领导层,不必按标准要求提问。通过与领导层的审
核、沟通,能达到受审核方领导层对认证工作的理解、支持和推进,
基本达到预期效果。(如受审核方领导层能清楚自身体系内审、管理
评审情况,见证评审现场审核应该会更加顺畅了)。
围绕受审核方体系认证范围抽取代表性的样本,关注样本的充分
性和有效性,加强样本可追溯性方面的追踪。
强化对受审核方人员(现场操作人员、责任者)对业务流程、标
准要求、受审核方管理制度等的询问、了解,加强对现场原材料进场
检验、生产过程工艺参数、工序质量检验、污染物控制、安全隐患等
方面的现场审核力度(现场审核时间、内容要充分,见证评审人员对
此方面关注程度较高);
5.重视现场审核期间的沟通
现场审核前审核组内部的专业培训、沟通要详实、具体,不可流
于形式,要将受审核方产品质量关键点、主要污染物及控制措施、安
全生产重点关注内容等介绍充分、具体。人员分工要清晰、明确。
每天组内沟通要充分,每个人要介绍当天的审核发现(受审核方
体系运行值得肯定的、需完善的及需要其他审核员在相关部门追踪的
内容。审核组长要总结当天审核工作,并对第二天工作做出部署)。
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强化与受审核方沟通的充分性,审核当日结束前,审核组长了解
组内情况后与受审核方代表要进行沟通(当天审核实施情况、需要协
调的有关事项等)。
确定审核结论前的组内沟通要详实、具体,审核组成员要将本次
审核的审核发现依次进行说明(受审核方体系运行整体情况、不足之
处、哪些可形成不符合报告的事实表述和条款判定等内容),审核组
对受审核方的认证范围、不符合报告内容及审核结论进行确定,形成
审核组的最终审核结论。
6.末次会议前,与受审核方领导层的沟通要充分。审核组成员均
要发言,详细阐述自己的审核发现(受审核方体系运行情况、亮点及
不足)。最终,审核组长与受审核方领导沟通、确定本次审核的认证
范围、不符合报告及审核结论等事项,双方达成共识和理解。
四、其他注意事项
认证机构协调、请来的见证评审老师总的来说,都比较好沟通的。
审核组对见证评审老师的意见、不涉及认证机构(核心)利益情况下,
审核组应予以理解和采纳。不同意见,可私下单独沟通、交流。审核
组在内,外部沟通时间、审核安排调整等方面,无需揣摩见证评审老
师的想法和观点,只是向见证评审老师说明理由即可。以上是本人对
见证评审现场审核工作的粗浅认识和理解。