电子文件管理PPT课件

在作用上，元数据的作用要比著录信息广泛，除了 便于检索的功能外，还包括维护电子文件的真实性、 完整性和有效性等功能。
德州市档案培训课程
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电子政务 电子文件
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电子政务概述
产生于20世纪90年代
电子政务：运用计算机、网络和通信等现代信息技术 手段，实现政府组织结构和工作流程的优化重组，超 越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高 效、廉洁、公平的政府运作模式，以便全方位地向社 会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服 务。
物理结构：记录电子文件的存储结构。如电子文件 的内容信息是如何存储在光盘、磁盘还是磁带上；
逻辑结构：记录电子文件的显现和还原信息。如电 子文件的文字段落安排、格式以及载体附件等方面 信息。
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电子文件的内容信息
指文件中所表达的对象，包含了表达作者意图的信息 ，包括文件形成者形成的文字、数字、图像、声音等 。
现有电子文件管理规范的理论性远强于操作性，也使 档案人员觉得无从下手。
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电子文件的特点（优势）
信息与载体的可分离性
可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全 文和目录信息可分散存储。这使文件的信息具有可流动和相对 的独立性。
信息存储的高密度性
电子文件的存储密度大大高于以往各种信息的存储介质。有效 的节约了空间，减低了成本。
多种信息媒体的集成性
突破了文件和图形的单一组合，使文件图、文、声、像并茂， 强化了文件对社会生活的记忆和再现。
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电子文件的特点（劣势）
非人工识读性
通过特定的读取设备和程序解码后才能识读
系统依赖性
依赖指两层含义，一是对于脱离了计算机系统，则文件无法识 读；二是在不兼容的系统中文件的管理和识读都会遇到困难。
它是构成电子文件最基本的要素。
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电子文件信息的描述—元数 据
元数据：是指描述电子文件数据属性的数据，包 括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文 件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等 数据。
书名
出版者
描述 出版日期
存储信息
阅读工具
…
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元数据的描述和存储方式
一体式。即元数据与信息对象捆绑为一体，两者在物 理上不分离，一起存储、流转和传递 。
按生成方式可分为： 数字化文件、原始数字文件。
按文件的功能可分为 ： 主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件
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电子文件管理现状
一是有人办理无人管理的失控状态； 二是电子文件有保存但缺乏管理； 三是有保存有管理，但方法不得当、工作有偏差。 主要原因：
习惯于传统方法的档案工作人员，运用计算机的能力 不强，不能正确、规范地完成物理归档和逻辑归档的子政务的类别
G2G：政府间电子政务 G2B：政府-商业机构间电子政务 G2C：政府-公民间电子政务 G2E：政府-雇员间电子政务
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电子政务政务的发展阶段
起步阶段：政府信息网上发布是电子政务早期较为普 遍的一种形式，也比较容易实现 。
单向在线查询阶段：政府开始在网上向用户提供单向 在线服务，即政府在网站上发布与政府服务项目有关 的动态信息，并向用户提供某种形式的服务，但是政 府却不在网上回答用户的各种询问。
第二，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二 进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。
第三，电子文件依赖计算机等数字系统阅读、处理，脱离 计算机系统人们无法管理文字文件。
电 子 文 件
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电子文件的种类
按信息格式可分为： 文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频 文件、数据文件、命令文件。
分体式。元数据与信息对象是分离的，元数据一般存 储于服务器的数据库中，而信息对象在信息管理系统 中运行，采用指针将两者联系在一起。
混合式。将重要的、常用的元数据与信息对象捆绑在 一起，而对于不常用的元数据采用分体式封装。
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元数据与著录信息的关系
两者既有联系又有区别。
在内容上，两者呈现交叉关系，有些元数据可直接 转化为规范的著录信息，但不是所有的元数据都是 著录信息。
“电子文件指机关、团体、企事业单位和其他组织在处 理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、 传输和储存的文字、图像、音频、视频等不同形式的 信息记录。”
——《电子文件管理暂行办法》
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电子文件的定义
第一，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种 属性，特别是要有特定的用途和效力。
信息的易变性
电子文件载体失去了对信息的束缚作用。文件极容易被无痕迹 的改动。
电子文件载体的不稳定性、硬件之间的兼容问题等可能造成文 件中的信息改变，信息失真，损坏、变异都可能发生。
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电子文件的特点（构成）
物理结构与逻辑结构关系的复杂性及对元数据的依赖 性
结构信息是指文件内容信息所依托的载体和所呈现的 形式，包括物理结构和逻辑结构。
计算机网络技术的应用的推广。 及公文处理高效化、办公自动化水平进一步提高。
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电子文件的定义
“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存 储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设 备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”
——《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
无缝集成阶段 ：实现了社会资源的无缝隙整合，组织 的运行成本趋于零，服务个性化和即时反应。
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电子文件的概念的产生
“机读文件”（Machine-readable records）是电子文件 （Electronic Records）的前身
计算机作为人们工作生活的辅助工具被各机关单位大 量的使用。
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双向互动阶段：政府继续扩大与用户的互动，用户可 以登陆政府网站与政府部门进行沟通，政府部门也可 以通过电子化的方式应答用户的要求，政府与用户可 以在网上完成双向互动，实现网上交互式办
在线事务处理阶段：在政府各部门资源共享的基础上 ，实现多部门网上联合办公，向用户提供“一站式” 服务。