工程建设档案编制说明
1、整理组卷原则
一个工程建设项目只有一个单位工程时，则以此单位工程进行组卷。有多个单位工程（包括营区附属工程）时，则应按单位工程进行组卷。
2、整理组卷方法
（1）工程建设文件资料可按工程建设程序划分为：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件（土建、安装、营区附属）、竣工图、竣工验收文件5个部分。
（2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等根据数量多少进行整理、组成。包括立项卷、建设用地卷、勘察测绘设计卷、招投标卷、开工和质监卷、财务卷和责任主体卷。（3）监理文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、专业、阶段等进行整理组卷。
包括：监理管理卷、进度控制卷、质量控制卷、造价控制卷、协调记录卷、总结验收卷。（4）施工文件可按单位工程、子单位工程、分部工程、子分部工程、专业、阶段根据保存单位和资料数量多少进行整理组卷。包括：土建工程、安装工程、营区附属工程的施工技术准备卷、施工现场准备卷、地基处理卷、图纸变更卷、材料和设备卷、施工试验卷、测试和试运行卷、隐蔽工程卷、施工记录卷、质量验收卷。
（5）竣工图文件可按专业和系统进行整理组卷。包括：综合竣工图卷、专业竣工图卷、营区附属竣工图卷等。
（6）竣工验收文件可按单位工程、专业等进行整理组卷。包括竣工验收卷、造价卷和其他卷
3、整理组卷要求
案卷不宜过厚，案卷内不应有重复文件,不同载体的文件一般应分别组卷。同类资料按日期顺序排列，不同资料间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。
4、卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。（二）整理组卷质量要求
1、工程档案资料载体形式
工程档案资料可采用“纸质载体”、“缩微品载体”和“光盘载体”3种方式。
⑴纸质载体和光盘载体的工程资料应在过程中形成，并进行收集和整理，包括工程音像资料。
⑵缩微品载体的工程档案
1）在纸质载体的工程档案经档案馆和有关部门验收合格后，持档案馆发给的“准许缩微证明书”
进行缩微，证明书包括案卷目录、验收签章、档案馆的档号、胶片代数、质量要求等，并将证书缩拍在胶片“片头”上。
2）报送“缩微制品载体”工程竣工档案的种类和数量，一般要求报送三代片，即：
第一代（母片）卷片一套，作长期保存使用。
第二代（拷贝片）卷片一套，作复制工作使用。
第三代（拷贝片）卷片或者开窗卡片、封套片、平片，作提供日常利用（阅读或复原）使用。3）向档案馆移交的缩微卷片、开窗卡片、封套片、平片必须按档案馆的要求进行标注。
⑶光盘载体的电子工程档案
1）纸质载体的工程档案经档案馆和有关部门验收合格后，进行电子工程档案的光盘刻制。
2）电子工程档案的封套、格式必须按档案馆的要求进行标注。
2、编制质量要求
⑴工程资料必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完
整、准确、系统，各种程序责任者的签章手续必须齐全。
⑵工程资料必须使用原件。如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上加盖公章并注明
原件存放处。
⑶工程资料的签字必须使用钢笔或签字笔。工程资料应采用打印的形式并手工签字。应本人签章
的必须本人签章，严禁代签或打印。
⑷工程档案的编制和填写必须适应档案缩微管理和计算机输入的要求，凡采用施工蓝图改绘竣工
图的，必须使用新蓝图并反差明显，修改后的竣工图必须图面整洁，文字材料字迹工整、清楚。
⑸工程档案的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标应符合国家标准，保证质
量，以适应长期安全保管。
⑹工程资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。
3、卷内文件排列
⑴文字资料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本和定稿、主体与附
件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
⑵图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
⑶既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
⑷表格跟随相应文字材料排列。
（三）案卷编目
1、卷内文件页号编制
（1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
（2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。拆叠后的图纸一律在右下角。
（3）成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写
页码。
（4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
2、卷内目录编制
（1）卷内目录式样见表2—3。
（2）序号以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
（3）责任者填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
（4）文件编号填写工程文件原有的文号或图号。
（5）文件题名填写文件标题的全称。
（6）日期填写文件形成的日期。
（7）页次填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
（8）卷内目录排列在卷内文件首页之前。
（四）卷内备考表的编制
1．案卷卷内审核备考表分为上下两栏，上栏由立卷单位填写，下栏由接收单位填写。
2．上栏部分要标明本案卷已编号的文件材料的总张数：指文字、图纸、照片等的张数。
审核说明：填写立卷时文件材料的完整和质量情况，以及应归档而缺少的文件材料的名称和
原因。
立卷人：由责任立卷人签名。
审核人：由案卷审查人签名。
年、月、日：按立卷、审核时间分别填写。
3．下栏部分由接收单位根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。
技术审核人：由接收单位工程档案技术审核人签名。
档案接收人：由接收单位档案管理接收人签名。
年、月、日：按审核、接收时间分别填写。
4．档案案卷审核备考表的下栏部分由档案馆或接收单位根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。
5．卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
