ADM-04公文管理办法

江苏顺源集团公文管理办法 第一条 为规范集团公文管理，保障信息畅通，提高执行效率，特制定本办法。 第二条 本制度所称公文指： 一、政府部门、社会团体、集团体系外企业及其它社会组织以集团为实质收件人的文件； 二、集团体系内颁发的在集团体系内或各管理平台内部执行的各类纸质或电子版本文件； 三、以集团名义对外报送的各类文件、信函； 四、集团制度规定应该纳入公文管理的其它各类文件； 五、本制度所讲的公文种类主要有： (一)请示 请上级指示和批准，用"请示"。 (二)报告 向上级部门汇报工作，反映情况，用"报告"。 (三)指示 对下级部门布置工作，阐明工作的指导原则，用"指示"。 (四)布告、公告、通告 对公众、员工公布应当遵守或周知的事项，用"布告"。 向企业员工宣布重大事件，"用公告"。 在一定范围内员工应当遵守或周知的事件，用"通告"。 (五)批复 答复请示事项，用"批复"。 (六)通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位、部门的公文，用"通知"。 (七)通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。 (八)决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用"决定"。 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用"决议"。 (九)函 平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用"函"。 (十)会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位、部门共同遵守执行的，用"会议纪要"。 第三条 集团行政部门是公文归口管理部门，负责集团、本部门的公文管理工作。 第四条 本制度适用于公司的各个管理中心与部门，各级架构,各个分支机构,各个投资类型的参股公司,合作公司,控股公司,与全资子公司

第一节 外来文件管理 第五条 收文登记。所有以集团为实质收件人的公文统一送至行政部专人处，由行政部专人填写《收文登记簿》并报至行政经理处。行政经理按照文件内容进行文档的归口管理工作，由行政秘书统一送至相关部门。(特殊情况下由行政部填写，报分管总裁批示，相关部门执行） 第六条 文件拟办。各部专人必须在领取行政部已编号登记的文件后，交各部门经理、中心总监在《公文处理专用纸》上填写拟办意见，各部专人按拟办意见及文件审批权限呈报集团相关领导。如需总裁或董事长批阅文件的，应及时转呈至总裁办或董事长办公室审批； 第七条 文件发送。如需总裁或董事长批阅后的文件，按照总裁或董事长批示将原件送至集团相关部门负责人办理，由总裁或董事长秘书保留文件复印件。 第八条 文件处理。相关部门在领取文件后三日内必须给予行政部回复文件的签办进度，行政部将结合公文内容的具体要求和集团各相关领导的意见限定经办部门在规定时间内完成经办工作，否则将按照集团《行政处罚细则》处罚。 第九条 文件存档。承办部门将文件办理结束后送行政部专人存档，并登记归还日期，同时行政秘书在《收文登记簿》“批办情况”一栏中填写发送情况。 第二节 内部文件管理 第十条 集团体系内部发文分为以下几类： 一、通知类文件：通知类文件分为制度类通知和事务类通知。 1、制度类通知指对集团经营管理中的制度类文件做出的细节性修改、补充，以及人事任命、领导分工、等重要文件。 2、事务类通知指的是集团日常管理中在内部发布的一般事项的告知，主要包括奖惩通告、会议通知、具体事项或工作安排的通知等。 二、会议纪要：指总裁或董事长、其他集团领导或集团各部门负责人主持召开的各种会议议定事项的记载。 三、其他公文类别如：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通报、报告、请示、批复、函。 第十一条 外发文件：以集团名义向政府部门、社会团体及其它企业等报送的文件、信函、传真、电子邮件，对外发文的归口管理部门为集团行政部。发文流程同集团内部发文。 第十二条 集团内发文按以下方法编号。 一、顺源+拟文中心（或部门或分公司办事处所在地地名）+发文种类+[年度]+序号 中心简称： （1） 经管：经营管理中心 （2） 运管：运营管理中心 （3） 投管：投资管理中心 （4） 财管：财务管理中心 （5） 企管：企业管理中心 部门简称： （1）经一（二、三）：经营一（二、三）部 （2）网：网络部 （3）公：公路部 （4）铁：铁路部 （5）国：国际货代 （6）供：供应链部 （7）投：投资管理部 （8）工：工程管理部 （9）物：物业管理部 （10）财：财务部 （11）融：融资部 （12）审：审计部 （13）人：人事部 （14）战：战略规划部 （15）行：行政部 （16）安：安检部 （17）办：办公室 发文种类： （1） 命令 （2） 议案 （3） 决定 （4） 指示 （5） 公告 （6） 通告 （7） 通知 （8） 通告 （9） 报告 （10）请示 （11）批复 （12）函 （13）会议；（周）例会；专题会； 年份序号：[2008] ×××号（号数为三位数，次年初自动归零）如：（1）顺源投管通知[2008]024号（投资管理中心通知，行政部给予编号024号）； （2）顺源战通告[2008]088号（战略规划部通告，行政部给予编号088号）； （3）顺源经三请示[2008]123号（经管中心经营三部请示,行政部给予编号123号）； （4）顺源上海会议[2008]003号（上海分公司周例会，行政给予编号003号）； 备注：1、发文单位为中心的，编号中列出中心简称，发文单位为部门的，编号中列出部门简称，发文单位为分公司、办事处的，编号中列出分公司、办事处所在地地名； 2、周例会相关制度详见《江苏顺源集团周例会管理细则》。 二、以集团名义发布文件的编号采用“顺源+发文种类+年份+编号”的方法，例：“顺源公告[2008]001号”(公告)。 三、公文报批流程 （一）集团各项文件的报批流程： 1、各部门拟制的内部红头文件、外发红头文件、上报的一般性文件、通知、报告、请示、工作联系单（函）等。 （1）应由拟稿人填写《顺源集团公文处理专用纸》，置于文件首页，送本部门负责人核稿签字确认后，上报行政部，由其审核文件的用词、用语及格式等，如有改动，则重新整理。 （2）行政部对上报核对无误后的文件进行编号登记后，拟稿部门方能进行文件流转，否则任何部门不得予以受理，同时拟稿部门需在行政部领取文件编号三日内，对所编号文件审批情况回复行政部，如有违反本规定则按《行政处罚细则》执行。 （3）编号文件将根据集团的权限进逐级上报审批，所有审批结束后的文件必须在半个工作日内上交集团行政部，行政部将依据公文审批单上相关领导的批示，全程监督相关部门的执行情况。如发现审批后的文件未按时上交或执行不力，行政部有权依据《行政处罚细则》进行处罚。 （4）行政部在监督其工作完成后，要求拟文部门文件接口人应将文件原件送至行政部发文和存档，拟文部门留存复印件；行政部每季度对所保存的文件整理后送交办公室档案室存档（具体需上交档案室的文件类型见《档案管理制度》）。 行政部为集团红头文件格式、用语等归口管理部门。 （二）文件特殊审批流程： 1、一般文件审批，如董事长或总裁外出，72小时内应由董事长或总裁所授权领导或集团副总裁审核，并由集团副总裁经董事长或总裁授权领导代表其签批。 2、由集团副总裁经董事长或总裁授权领导签批执行的文件，董事长或总裁对此类文件有事后否决权。 3、集团各部门人事任免类文件的报批、流程按人事管辖权限规定的要求执行。 四、发送。文件经董事长或总裁或其他领导签批后，由董事长或总裁秘书直接发送行政部； 五、存档。董事长或总裁指定领导代行签发的文件原稿，由各部门专人存档，并交一份复印件于集团行政部存档。集团董事长或总裁或其他指定领导签发的通知，由行政部专人存档。 六、集团外发文件，办理部门应交行政部专人，按标准公文管理规范的要求，印制规范文本，加盖集团印章，发送情况填写在《发文登记簿》中。 第十三条 通知类文件办理流程 一、拟稿。拟定通知，采用“集团公文处理纸张”文头，填写《集团公文处理专用纸》，并置于文件首页。 二、编号。 三、审签。

1、集团的一般通知由各部门、中心负责人审核、分管副总裁审批，重要事项通告报董事长或总裁批准。

2、分管总裁外出时，根据权限各部门总监有权签署一般通知。 四、发布。行政秘书根据已按权限签署的流程单将通知发布在内网通告栏目中。 五、存档。此类发布在内网通告栏文件原件统一由行政部存档。 第十四条 会议纪要办理流程 一、记录。董事长或总裁主持的会议原则上由董事长或总裁办公室秘书同步进行记录，如有需要则由行政部安排专人同步进行记录；其它专题会议将由主 持召开部门安排专人进行记录。 二、整理。董事长或总裁主持召开的集团会议原则上由董事长或总裁秘书负责整理，如有需要，则由行政部安排专人进行整理；专题会议将由主持召开部门安排专人进行整理。 三、编号。董事长或总裁主持的会议纪要由董事长或总裁秘书统一按照规定排版、编号，编号用行政编号。 四、签发。 董事长或总裁秘书打印出会议纪要文本。 1、董事长或总裁主持的综合性会议的会议纪要由董事长或总裁签批。会议纪要签批完毕，由董事长或总裁秘书以电子邮件方式统一分发参会人员，同时留存《会议纪要》复印件，原稿文本、电子档一并送档案室存档，董事长或总裁秘书做好文件的签收、转交工作。专题性会议纪要如有必要则需会议发起部门根据权限走审批流程，部门负责人或由其指定专人进行发布。留存及存档工作同上述会议纪要处理。

五、督办。 集团或专题性会议纪要都应于会议结束的三个工作日内将其会议纪要发于行政部，行政部将据此整理成对应相关中心、部门的工作内容于次日发于各相关中心、部门；相关中心、部门将在三个工作日后对工作内容进行回复，否则将按照《行政奖惩制度》处罚。

第四节 附 则 第十五条 公文处理严格按流程执行，责任明确到岗并提出时限要求，超时或失责将按有关制度惩处。 第十六条 为适应办公自动化发展需要，除报请董事长或总裁审批文件外，一般采用电子文档传输文件，要求集团体系内所有员工（分公司、办事处不具备电脑上网条件的除外）每天必须登陆自己电子信箱和集团内网，及时查收相关文件。 第十七条 以上所讲所有公文（工作联系单、公文处理专用纸、）在审批及后期的发布过程中必须按以上规定进行编号。文件发起部门必须携需流转文件到行政部进行审核编号，否则任何受理部门都应拒绝办理。 第十八条 以上所涉及的所有审批权限均按照公司的《人、财、物的权限》