日常行政及财务工作流程
一、合同管理及合同费用的支付流程
1、签订合同需使用公司公章的，必须先在公章使用登记薄上登
记签字并获得本部门副总以上级别的领导的审批，财务根据领导的签字方可盖章。
2、合同涉及相关费用的支出，须提前向财务部或行政人事部备
案，所有合同须由公司副总以上领导签字方可生效，否则财务部可以拒绝支付合同的相关费用。
3、经办人根据有效合同可向财务部申请相关费用支出（财务部
须保留合同复印件）。
4、合同经办人负责及时追回完整的合同原件（如：需要把已盖
章的合同给到对方加盖公章后方能生效的），行政人事部有权对合同的追回情况随时进行检查。业务购销合同原件必须在财务部进行存档，其他合同在行政人事部进行存档。存档部门须根据合同性质进行分类并建档，以备日后查阅。
二、费用报销流程
1、经办人报销相关费用原则上须提供经审批的《物品申购表》，
或者有效合同复印件，否则财务部有权拒绝该费用的报销。
2、因业务需要请客送礼的费用，需事先申请并获得副总以上的
领导签字并由财务副总审批后，财务方可借支相关费用。
3、业务部门每月的差旅费、车费及业务费用的报销经本部门经
理签字后，统一汇总到行政人事部审核、总经理审批、财务核准后方可报销。
4、报销流程：
经办人（须有相关证明人签字）→副总经理签字→财务部审核→→公司领导签字→财务副总审批→财务部出纳报销。
5、对原始票据的要求：
●所有票据：必须是合法的正式发票。
●特殊情况：收据（财政票据除外）及白条必须有总经理、
财务副总于相应票据注明并签字后方予报销。
●撕票：当事人必须于票面注明交通起止时间和地点（市内
短途除外），并经总经理、财务副总审批签字后方予报销。
●罚款单据：公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。
6、发生的住宿、采购物料等费用必须注明公司名称，如发生填
报有误，因此造成公司损失当事人需承担责任。
7、原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大
小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
8、原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通讯票等不
同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。
9、出差产生的交通、住宿以及业务宴请等费用需填写《差旅
费用明细表》并注明时间、参与人数、具体用途等。差旅费用的报销须行政人事部签字证明。
10、不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求
报销人重新整理。
三、办公用品领用
1、领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向前台提出申
请，由行政助理统一领取并签字登记。
2、日常办公用品采购原则上由各部门主管向行政人事部提出
申请，由行政助理统一汇总后集中采购，特殊物品的采购可由行政人事部指定专人负责购买。
3、行政人事部对各部门的办公用品每月统计一次，如某部门超
出预计，行政人事部可暂停向该部门发放办公用品，并责成该部门主管加强本部门的办公物品的管理。
4、员工离职时，应认真清点办公用品并交还到行政人事部，填
写交接清单后签字确认；行政助理及时将退还的办公物品登记入库。
5、公司办公用品原则上每月1日、15日发放2次，其余时间如
急需领取的须上报给行政人事部主任签字确认。
四、传真、文件、信件、快递物品的收发
1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公
司具体收件人，以便行政前台及时分发到位。
2、行政前台收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知
收件人及时领取并签字确认。
3、公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统一负责
处理。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及物品、特殊文件资料的快递等。
4、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。
五、名片管理
1、公司名片格式统一化，由公司行政人事部依据企业形象规划
并联系印刷业务，具体操作可由行政人事部指定某人负责。
2、印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政人事部指定
专人负责印制，名片印制完成后，行政助理须及时发放到位。
作废的名片须集中到行政人事部进行销毁。
3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、
联系办法等需确认无误。
4、各部门须建立其相关的名片册，以便本部门和公司的业务共
享资源。
六、公司物品申购流程
1．各部门根据各自工作的实际情况业务需求，提出切实可行的申请要求（须填写物品申购单，内容具体翔实、理由充分），经副总签字确认后，上报到行政人事部审核并由公司领导审批。
2．行政人事部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并提出解决建议和意见（调拨或购买）。
3．物品采购原则上由行政人事部统一申请费用、组织购买，也可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则，注意设备的性能价格比，要求货比三家、厉行节约。设备采购结束后统一由行政人事部和该购买部门组织验收核查，行政助理及时进行登记入库后，再由使用部门登记领用，责任到人。
4．办公设备的维修须先上报到行政人事部（需申请维修经费的须填写《维修申请单》），经专业人员认定故障后，由行政人事部审核并指定专人（或专业维修公司）负责维修。个人不得私自维修，否则相关维修费用不予报销。
附：费用报销流程图
费用报销流程图
经办人填写报销单并且应有证明人签字
（按照财务报销制度填写报销单及粘贴单据）
所有报销单需有分管该部门的副总签字认可
财务部进行审核（按财务报销制度审核）
公司领导签字
退还经办人审核不通过
审核通过
出纳支付审核不通过
财务副总审批审核不通过
