律师事务所现代化管理体制的探索与实践_北京市律师事务所管理论坛综述

理论动态106

中国司法

JUSTICEOFCHINA

律师事务所现代化管理体制的探索与实践———北京市律师事务所管理论坛综述ThePracticeandExplorationofModernAdministrativeSystemofLawFirms张文静(本刊记者　北京　100020)■文

由北京市律师协会主办的律师事务所管理论坛于2006年10月14日至15日在北京举行。来自司法部、北京市司法局、中华全国律师协会、北京市律师协会的领导出席了会议。本次论坛是北京市律师协会首次针对律师行业的基层组织———律师事务所的发展问题搭建的一个交流平台,200余位来自全国各地的优秀律师事务所管理人员将共同探讨事务所建设。本届论坛的主题具有前瞻性,除了律师行业已经经常谈到的律师事务所文化建设、团队建设、律师事务所专业化发展、分配体制设计外,律师事务所的风险防范体制建设、律师事务所营销策略、律师事务所人力资源管理等也开始得到律师事务所的重视,特别是律师事务所的客户开发与维护、律师事务所质量管理体系等律师事务所公司化管理理念和企业化管理手段的探讨显示出中国律师事务所管理科学和现代化的萌芽和探索。律师事务所现代化管理体制的探索和实践说明,中国律师行业已经开始抛弃传统小作坊式管理,向现代管理方向迈进了第一步。现将论坛的主要观点综述如下:律师事务所文化建设胡占山(司法部律师公证工作指导司):文化建设是一个系统工程,需要从律师事务所的物化层、制度层和精神层三个层次入手,通过确立共同价值、理念和愿景,提高全所人员对律师事务所的认同感和归属感,规范行为,提高效率,改善形象,增强律师事务所的竞争力。律师事务所的文化建设要重点处理好三个环节:一是塑造核心价值观,提升律师事务所的精神境界。律师事务所的精神是律师事务所在发展过程中受社会环境、社会文化与本所人员思想、意识的相互作用和影响,凝结沉淀的一种精神文化和理念系统,包括办所方针、发展目标、理想信念、道德规范、价值取向和行为准则。其中核心价值最为根本,它是律师事务所的理想信念,是律师事务所进行价值评判、选择的内在依据,是律师事务所生存发展的原动力。核心价值对外决定律师事务所的社会形象,影响社会、客户对律师事务所的认可度和美誉度,对内则是律师事务所的管理灵魂,具有导向、凝聚、激励、规范、辐射等功能。律师事务所要在挖掘、提升核心价值上做大文章,特别要把提升价值与夯实合伙基础结合起来,通过凝结共同价值,强化合伙的思想基础。二是坚持以人为本,培养团队精神。律师事务所应把新的价值和理念融入到管理制度中,贯穿于整个管理过程,落实到本所人员的行动上,

并最终体现在服务上。制度建设要坚持以人为本,既要抓规章制度的完善和严格执行,又要抓思想教育,增强律师对制度的认同,激发律师对制度建设的热情。三是打造品牌,树立社会形象。品牌是连接客户、市场与律师事务所的媒介,

是律师事务所形象在客户心中的浓缩,是文化的外在表现。

律师事务所的管理者在文化建设中起着主导作用。作为决策和倡导者,管理者不仅要高瞻远瞩,深刻洞察市场和环境,准确把握所情和人心,为律师事务所制定高远的发展目标,用文化引领、激励大家,而且要进行自我思想解放,更新有碍律师事务所发展的过时观念。作为组织实施者,管理者要像布道者一样,有坚定的意志、坚韧的毅力。作为监督者,管理者必须以身作则,带头践行律师事务所的文化,自觉遵守所内的规章制度。

胡明(山东德衡律师事务所):律师事务所必须实行人本管理,将尊重人、激发人的热情作为其管理思想的核心,

着眼于满足人的合理需求,从而进一步调动广大成员的积极性,使律师事务所建立与员工双赢的战略合作伙伴关系,实现个人与组织共同成长和发展的目的。

营造律师间互相合作的氛围,必须依靠科学的运作机制。这些年来,我们的做法主要是:第一,在机构设置上建立了由合伙人、执业律师、律师助理和法律秘书组成的专业梯队,分工协作,共同完成一项业务或共同为一个客户服务。第二,对各个团队进行业务定位也是“团队合作”机制中的一个重要问题。我所根据业务定位和合伙人专业特色,

建立了金融、公司证券、房地产、涉外等多个专业团队,每一个业务团队内部包含若干个部门,由担任部门主任的数名合伙人共同负责,并在这些合伙人中建立AB角制度,保证随时做到互相补位。第三,对团队定编、定人、定指标、定工资,以团队为单位进行绩效考核。第四,创造了科学有效的“双线双面”管理法,即执行合伙人(由所合伙人会议主席、执行主任、财务委员、分配委员和行政主管组成)作为所合伙人会议的执行机构负责执行合伙人会议的决议、决定。所内管理分为业务管理[所执行主任→部门主任(分管理论动态JUSTICEOFCHINA中国司法107

合伙人)→执业律师→律师助理]与行政管理(行政主管→部门主任→法律秘书或行政内勤)的两条线(双线),所的管理和团队管理两个层面(双面)具体组织实施各项管理。“双线双面”管理法使整个所的管理结构形成立体交叉式的网络系统,既防范了业务与人为风险,同时也有力地配合了各个团队的业务工作。第五,重视人才,培养人才,不断为各个团队输送人才。第六,逐步从部门内律师之间的合作,发展到不同部门、不同业务团队之间的合作,由不同专业的律师共同去完成一个案件、一个项目。我所每年年底都要对各部门、各业务团队主动寻找合作和被邀请参与合作事务的数量作为考核项目之一,表彰最具有合作精神和合作能力的部门。第七,律师团队的带头人必须具有宽广的胸怀、有大局观念和集体意识,有牺牲和奉献精神,担任好教练或协调人的角色,根据团队成员的不同情况安排不同的任务并加以指导或支持,为团队成员尤其是青年律师及律师助理提供创造业绩的机会。第八,建立信息资源共享平台,促进律师团队协作。律师事务所质量控制和风险防范吴以钢(北京市吴栾赵闫律师事务所):凡具有一定规模发展良好的事务所,在管理上都下了一定的功夫,也花费了一定的代价。主要做法和措施有以下几个方面:(1)管理执行人及其责任清晰明确;(2)有长效的管理制度并使其能够真正得到执行;(3)经常对律师,特别是年轻律师进行规范执业的督促和教育;(4)学习借鉴其他国内外事务所的先进管理经验;(5)采用行之有效的管理手段,如选用国内外优秀的事务所专业管理软件,发挥计算机管理的优势,整合事务所的各个方面的管理数据。事务所管理可划分为以下几个主要方面:(1)财务管理,涉及律师收费、退费以及委托人信托帐户管理、律师提成、合伙人分红等方面;(2)业务管理,涉及与委托人签约、收结案、文书档案、图书资料、律师业务培训、客户群的培育和维护等方面;(3)人事管理,涉及人员招聘、律师转入转出、合伙人加入退出等方面。健全的事务所财务管理应当具备以下基本内容:(1)财务管理有专人负责,对合伙人会议负责;(2)收费采取财务人员负责,不能在签约当日付费的,由财务向委托人发出帐单;(3)律师的委托合同应当由合伙人签署并在财务部门复印备案,并由财务人员对收费情况进行监督;(4)严格发票使用,及时向付费的委托人开具发票,杜绝白条现象;(5)律师的薪酬、提成,合伙人的分配,办案费及代管资金的保管和使用,各项管理费用的支出等应当有明确的聘用合同、合伙合同、委托合同以及其他规章制度作为依据。建立和遵守事务所统一的业务登记制度,利用计算机软件进行案件登记审批制度。应当建立统一的格式档案数据库,特别是在非诉讼业务当中,对合同等法律文书的起草审查是律师工作中的重要一环。事务所应当不断向律师们强调档案的重要性。培育及维护良好的客户关系,是每个事务所都应当细心考虑的大问题。事务所应当建立统一的客户管理数据库,记录客户及客户负责人和联系人尽可能详细的资料,便于事务所可以随时与客户联络,防止因律师的调动、因各种原因停止执业导致与客户失去联系。完善聘用合同、合伙合同等法律文件是事务所一项不可忽略的基础工作。

郭秀梅(北京市中剑律师事务所):如何对律师事务所的档案工作进行监督和检查,形成一种良好的档案行政执法监督机制,是律师协会面临的新课题。应加强档案工作重要性宣传,提高律师对档案工作的认识。加强对档案管理人员和律师的培训,普及和提高档案知识、技能。加强专职档案人员管理,提高档案工作者素质。应建立健全规章制度,使档案管理有章可循。做到案卷管理与规章制度相结合;案卷管理与财务管理相结合;案卷管理与人事管理相结合。建议律师协会或律所的属管部门,设立档案的管理机构。建议北京市建立统一管理的档案库房,统一存放暂时不使用,并且需要长期保管的律师业务档案,既解决律师事务所办公用房费用成本过高,保管条件不具备的问题,同时又解决了专业管理人员的问题。

李雪冰(山东亚和太律师事务所):关于律师事务所执业风险的防范,采取科学有效的收案、收费审查管理制度,

是杜绝律师违规收费、利益冲突事项产生的有效方式。严格律师事务所的公章管理制度,律师出庭函、调查函等诉讼、调查文书在盖章、出具前,应要求律师填妥相关内容,经核对确属已受理案件后,再行登记、盖章、出具。律师事务所应当根据自身的业务特点,制定出内容全面、条款通俗易懂、权利义务约定公平的格式文书,这样既避免了因约定不明、责任不明产生的执业风险,又展示了律师事务所的执业水平与能力,易于取得当事人的信任。应完善律师执业保险制度,通过投保律师执业保险,增加律师事务所的抗风险能力,促进律师业的发展。

朱茂元(北京市中伦金通律师事务所):律师在执业活动中出现的利益冲突行为,律师事务所应当履行管理职责,

积极采取措施进行防止或者补救:(1)督促律师告知义务或取得委托人的豁免;(2)查验相关委托人的豁免文件;(3)

在出现不可补救的利益冲突时,指令律师不得接受代理,或者拒绝签署委托代理合同,或者及时终止委托代理合同。

“禁止律师双重代理原则”的理论探讨还需要不断深入开展,特别是对于禁止律师双重代理的“例外情况”和“适用的条件”,还需要法学界专家学者和执业律师不断研究和深入实践。广大的执业律师和律师事务所要自觉地遵守“利益冲突规则”,严格地适用“例外规则”,不仅仅要加强对执业律师执业纪律和职业道德教育,更重要的是要加强律师事务所的规范化建设,树立良好的律师执业文化,培养文明的法治社会环境。

律师事务所营销策略和专业化发展