文件档案编号原则

档案分类编号方案（一）

一、分类原则

1、档案分类原则是以本单位所形成的全部档案为对象，依

据职能，结合档案内容和载体形态特点，便于科学管理和开发利

用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对本单位全部档案进行实体分类、组卷和

排架管理。

二、类别设置

本单位档案设大类和属类，大类用大写英文字母作代字，属

类用阿拉伯数字作代号，本单位全部档案分为八大类，大类和属

类设置如下：

（1）文书类档案（代字：A）；

A1 永久

A2 30年

A3 10年

（2）城市勘测类档案（代字：B）；

B1 工程地质

B2 水文地质

B3 控制测量

B4 地形测量

B5 摄影测量

B6 地图

（3）城市规划类档案（代字：C）；

C1 国土规划

C2 总体规划

C3 分区规划 C4 详细规划

C5 规划基础资料

（4）城建管理类档案（代字：D）；

D1 土地管理

D2 用地规划管理

D2.1 建设用地规划管理

D2.2 违法用地管理

D2.3 选址意见书管理

D3 建筑工程管理

D3.1 建筑工程规划管理

D3.1.1 公共建筑类工程规划管理

D3.1.2 联建楼建筑类工程规划管理

D3.2 规划设计审批管理

D3.3 违法建设管理

D3.4 市政基础设施工程管理

（5）会计档案（代字：E）；

E1 会计报告

E2 会计账本

E3 会计凭证

E4 其他

（6）照片类档案（代字：F）;

F1 永久

F2 长期

F3 短期

（7）实物类档案（代字：H）；

Ｈ１ 锦旗类

Ｈ２ 奖牌类 Ｈ３ 奖杯类

Ｈ４ 其他类

（8）声像类档案（代字：R）；

R1 照片（底片）

R2 录像带

R3 录音带

R4 光盘与磁盘

三、编号方法

1、文书类档案的编号

 旧方法: 2007年以前，采用立卷归档方法，其编号结构模式为：大类代字+保管期限代号+文件所属年份+案卷号组

成。保管期限代号：永久1，长期2，短期3；永久长期合

2015 年培训资料

档案分类、排列、编号规则

一、文书档案：

2000 年前的文件按“卷”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久

(Y)、 长期（ C ）、短期（ D) ，在每一个保管期限内，按照 XX 单位的《XX 单位机关文件材

料归档范围和文书档案保管期限规定》 进行收集整理。 一年分别按保管期编 3 个流水卷号 ，

即永久（ Y)一个流水号，长期（ C ）一个流水号、短期(D)一个流水号。

按“卷”整理档号构成为：全宗号—目录号—案卷号—顺序号

全宗号： 4 位 ，如 “0134”

目录号： 3 位 ，如 “001”

案卷号： 4 位 ，如 “0001”

顺序号： 3 位 ，如 “001”

2000 年后的文件按“件”整理，按年度 -保管期限分类方法进行，保管期限分别永久

（Y)、 30 年（ D30)、 10 年（ D10) ，在每一个保管期限内 ，按照 XX 单位《XX 单位机关文

件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行收集整理。一年分别按保管期编 3 个流水

卷号，即永久（ Y)一个流水号， 30 年（ D30)一个流水号 ，10 年（ D10)一个流水号。

按“件”整理档号构成为：全宗号—年度—保管期限—（组织机构或问题）—件号

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2015 年培训资料

全宗号： 4 位 ，如 “0134”

年度： 4 位，如“2013”

保管期限： 1 或 3 位，如永久“Y”，长期“C”,短期“D”,定期 30 年 “D30”、定期

10 年“D10”。

机构或问题： 2 位，如无该项内容，则用“ ZZ”表示。

件号： 4 位，如“0001”

二、会计档案：

按 卷“ ”整理 ，有几个项目分几个项目类 ，如财政帐 K1、 事业帐 K2……。分别按年度

排序，一年一个流水号，每年按保管期限永久、 25 年、 15 年排列，同一年度内按财务报

档案编号规则范文

1.全局唯一性：每个档案都需要有一个唯一的编号。这可以通过不同的规则来实现，例如基于时间顺序、基于主题分类、基于所属单位等。

2.可读性：档案编号应该易于理解和识别，以方便用户进行档案的查询和使用。一般来说，使用数字、字母等字符的组合进行编码能够提高可读性。

3.分类归档：档案编号规则应该考虑到档案的分类和归档规则，以方便按照不同的主题和目的对档案进行分类和归档。例如，可以使用前缀或者特定的编码规则表示不同的类别或者主题，如A001表示文书档案，B001表示人事档案等。

4.可扩展性：档案编号规则需要考虑到档案的扩展性，即能够应对新的档案的增加和变动。例如，可以使用多级编号规则，其中的每一级可以表示不同的类别、主题、时间段等，以应对档案的不断增加和变动。

5.档案编目信息：档案编号除了能够表示档案的唯一性，还应该能够提供一定的编目信息，以方便用户了解档案的基本情况。例如，可以在档案编号中添加档案名称、所属单位、创建时间等信息。

根据以上原则，一个具体的档案编号规则可以如下：

1.使用数字和字母的组合进行编码，例如A001、B002等。

2.使用特定的前缀表示不同的类别或者主题，例如A表示文书档案，B表示人事档案等。

5.根据需要，可以使用多级编号规则，以方便按照不同的类别、主题和时间段进行档案的分类和归档。 需要注意的是，不同的机构和组织可能会有不同的档案编号规则，具体规则的制定需要结合实际情况和需要进行相应的调整和优化。总体来说，档案编号规则应该简洁、易于操作和维护，并能够满足档案管理的需要。

成就卓有成效的管理者

文件编号规定与说明

一：编号规定

编号举例：KY/RS/RYZP/01-2003-A-X

二：编号说明

1、 公司名简称统一固定为：

2、 编制部门如下安排：

A．总经办：ZB B．行政部：XZ C．人事部：RS D．市场部：SC

E．研发部：YF F．财务部：CW G．客服部：KF H．保安部：BA

3、 类型为文件名拼音缩写组成，如：RYZP表示为“人员招聘”

4、 类型编号为此类型第几号文件，用两位数字表示，从01至99

5、 制订年度为制订时的年份，如2003

6、 版本为本年度版本，年度首版为A，第二版为B，依次类推

7、 保密等级分三类：X——绝密 Y——机密 Z——普通

8、 上述举例编号理解为：

KY公司，人事部，人员招聘类01号文件，2003年度A版，保密等级：绝密 公司名简称 保密等级

版本

制订年度

类型编号

类型

编制部门