信息化时代下的档案管理
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充新信息， 保持较高的档案信息更新率和利用率 ， 实现档案信息的传 递和增值 ； 同时 ， 对来 自网络的档案信息能去伪存真 ， 避免片面性 、 盲 目性 ， 努力承担起时代赋予的“ 信息导航员” 的新角色。 ２ ． ２ 档案管理模式的改变。 在档案信 息数字化前， 信 息以纸张为主要 载体存在。实行信息化后 ， 档案信息资源转化为计算机可识别的二进
信息数字化 ； － － 是档案信息接收 、 传递 、 存储 和提供利用一体化 ； 三是 档案管理等业务的需要 ， 档案工作者还必须提高计算机应用能力和外 其次 ， 要熟悉档案馆（ 室） 的各种检索工具 、 编研成果和馆（ 室） 档案信 包网络化。 具体表现为： 档案管理工作不再费时费力 ， 档案管理 语水平 ；
管理纵横
民营 科技２ ０ １ ４ 年第２ 期
信息化 时代下 的档 案管理
刘 影
（ 望奎县计划生育 宣传站 ， 黑龙 江 望奎 １ ５ ２ １ ０ ０ ） 摘 要： 随着信息技术的飞速发展 ， 我 国逐 步进入 了数 字信 息化 时代 。数字理念以及数 字产品 日益渗透在我们 生活和工作 的各 个 方面 ， 因此 电子文档管理也成为 文档管理 工作 中的新潮 流。 由于传统 的档案管理存在诸 多问题 ， 影响 了档案管理的效率和发展 ， 因此实 现数字背景下档案管理的创新是数字信息化发展 的必然要 求。现将根据 档案 管理存在 的问题 ，对数 字背景 下的档案管理进行 深入 思 考， 探析 档案 管理 的创新 方案 。 关键词 ： 信 息化 ； 档案管理 ； 创新 可以实现对借阅档案 自动产生催还记录 ， 对过期不还的 信息化进一步发展深刻影响着社会的方方面面 ，不仅使 整个社 行有效控制 ， 会进入了信 息化的新时代， 还加快 了社会进程， 提高了社会效率。 档案 借阅者进行有效地催还。 管理工作作为建设和发展的重要部分 ， 承担着为的管理工作进行高效 ３ 应对档案信息化的措施 ． １ 更新观念 ， 加强职业道德修养。信 息时代 ， 档案Ｔ作者要想更 陕、 服务的重任。 同时， 档案管理工作属于ｆ 息服务工作 的一种基本形式 ， ３
增加 调 阅案卷 的针对 Ｊ 生。 Ｔ作更多的是体现在 自动化 、 实时化 、 网络化 ； 检索查询更为方便 ， 提 藏 内容 ， 供 了模糊查询 、 组合查询 、 分类查询等多种查询方式， 在档案库中检索 ３ ＿ ３ 肩负责任 ， 确保档案信 息的安全。实现档案信息化的重要 目的在 ｍ需要 的档案信息 ， 提高 了查全率和查准率； 提高整个部 门的技术水 于能够提高档案工作的丁作效率， 实现质的飞跃。 但是 ， 档案信 息化同 时也会衍生出一系列安全问题。 如维护档案的安全。 如何保证档案的 平和丁作效率。
统 的安全 和正 常运行 。
实现档案管理 的数字化离不开技术的创新。网络信息技术是实 现技术创新的重要保障。 档案管理的各个环节也都不开科学技术的支
持， Ｊ ｌ ｔ ＡＩ ， 数字化的信 息技术还能有效的提高档案管理工作的质量和效 率。首先档案管理工作部 门要配置完善齐全的数字化设备， 以便实现 制代码形式 ， 这样 ， 档案信息的存储 、 加工 、 管理和利用等各个环节都 使用计算机来管理档案。 其次 ， 应广泛的开发各类管理软件 ， 真正的实 再次， 建立的检索系统。 目前的管理＿ Ｔ作对于档案 发生了变化 ， 并且借助计算机技术和网络环境实现对档案信 息资源的 现档案的科学管理。 需要及时陕速的查询学生的信息， 因此 ， 需要建 有效管理和利用。 具体体现为： 数据只需录入一次， 即可利用档案网络 的检索需求越来越大 ， 管理系统在档案管理 内部进行数据共享、 利用 ； 对已录入的数据 ， 可以 立一套创新的查询检索系统， 以便更加高效的为服务。 根据档案网络管理系统提供的功能模块， 方便地打印出相关的收发文 如今 ， 在信 息化背景下 ， 我国的档案工作越来越趋向自动化与网 络化 ， 使得在管理档案当中能够高效率地完成。 而此时 ， 大部分档案工 单据 、 汇总表、 档案 的背脊 、 封面 ， 案卷 目录 、 文件 目录、 备考表等； 并且
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
保密性？ 重要的是确保档案信息的安全。 保障档案信 息的安全 ， 人是第 ２ ． １ 档案工作者角色的转变。传统的档案工作 ， 主要包括收集 、 整理 、 要素。档案工作者必须牢固树立档案信息安全意识， 加强对档案工 编 目、 立卷 、 归档和利用， 基本上充当是 目录打字员和档案保管员的角 作中各个环节的安全防范， 确保档案信 息的安全。 首先 ， 必须建立一套 完整的岗位责任制和安全管理措施来加强管理 ； 第二 ， 加强现代计算 色。 实行信息化后， 档案工作者必须紧跟信 息时代的发展步伐 ， 在做好
２ 信 息化 对档 案 工作 的影 响
一
日常档案文件的收集 、 整理 、 归档和利用的基础上 ， 发挥主观能动 胜， 机技术 、 网络技术 、 信息安全理论与技术的培训 ， 提升综合管理技能， 主动挖掘 、 整合档案文件中的信息成份 ， 形成系统的信息体系 ， 不断补 应对丁作 中可能出现 的意外事件 ， 及时发现问题和解决问题 ， 维护系
心 问题 。
程， 因此档案管理进行数字化变革和仓 《 新成为当前档案管理１ 二 作的核 的档案学基本理论知识 即档案来源理论 、 档案价值理论 ， 档案分类整 理理论 、 鉴定理论和编 目检索理论等 、 档案管理知识 和一定 的档案文 献编纂知识 ， 以及 情报学知识 、 目录学知识 、 信息技术和现代管理等相 １ 档 案信 息化 的 现实 意义 同时 ， 为满足档案管理系统网络化、 电子文件归档和电子 档案信息化的现实意义 ， 在于档案信息实现的“ 三化” ： 一是档案 关专业知识 ，
尤其是档案管理工作不仅要管理的各种档案 ，还要充分的利用档案 ， 更好地适应档案事业发展 的要求 ，必须不断加强 自身的职业道德修 使其真正的实现社会价值 ， 从而为社会 的发展提供信息服务。 目前， 数 养。档案工作者的职业道德 ， 是从事档案工作人员所必须具备的品德 字信息化的发展趋势已经深刻地影响高等教育的管理和教育工作， 因 和基本行为准则。信息ｎ ￣ ， ４ ２ 的档案工作者必须更新观念 ， 必须具备一 必 此， 在数字信 息化迅猛发展的大形势下 ， 档案管理也必须紧跟时代 的 定的政治理论素养 ，懂得党和国家关于档案管理方面的方针政策 ， 步伐 ， 创新档案管理理念， 积极主动的提高档案管理的数字化水平， 从 须具备较强全局意识 、 创新意识和创新能力 、 信 息意识和服务意识 ， 必 而为档案管理实现高效率的服务提供保障。 但是 目前传统理念和模式 须具备不为名利 、 甘为人梯 、 无私奉献 的思想和精神。 ． ２ 加强学习 ， 拓宽档案专业知识和业务技能。首先要掌握较为广博 下的档案管理还存在诸多问题 ， 导致档案管理Ｔ作不能适应发展 的进 ３
