企业文件控制程序

文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。

通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。

二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。

三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。

2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。

3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。

四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。

行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。

编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。

2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。

各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。

3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。

使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。

4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。

修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。

5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。

废止的文件需进行存档或销毁处理。

6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。

行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。

7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。

如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。

五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。

2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。

一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。

一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。

2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。

3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。

3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。

4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。

4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。

4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。

4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。

5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。

5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。

5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。

5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。

5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。

5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。

5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。

5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。

5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。

文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。

特制定并执行本程序。

2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。

包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。

3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。

3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。

3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。

4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。

b）第二层次：程序文件。

c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。

d）第四层次：表单、记录。

4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。

b)非受控：对文件不进行跟踪管理。

4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。

对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。

4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。

4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。

文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。

第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。

第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。

第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。

第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。

第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。

第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。

第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。

第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。

第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。

第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。

第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。

第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。

第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。

第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。

第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。

第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。

第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。

第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。

第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。

第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。

第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。

第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。

第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。

第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。

文件控制程序1.目的为了识别和控制所有包含公司管理体系运行和活动绩效重要信息的文件和资料，确保体系文件得到有效管理,特制定本程序文件2.适用范围本程序适用于为实现我公司综合管理方针、目标以及管理体系有效运行所需的所有文件和资料。

3.职责3.1 办公室是公司内部文件和资料的归口管理部门，并具体实施对文件和资料的控制，并负责管理与管理体系有关的外来文件和资料。

3.2 各有关部门在职权范围内分工负责本部门文件的编制、审核和管理。

4.文件格式及编号办法4.1格式除有特殊要求的文件（图纸、单证等）外，文件格式应符合以下要求：4.1.1 用纸：文件用纸统一使用国际标准A4型（210mm×297mm）。

4.1.2 字体：文字统一用Microsoft Word打字排版，正文标题用黑体小二号，正文用宋体小四号；页眉、页脚用黑体五号。

4.1.3 页边距：页眉2.0cm，页脚2.0cm、装订线1.0 cm；正文上2.5cm、正文下2.5cm、正文左2.0cm、正文右2.0cm。

4.1.4 文件版式要求(1)行间距：标题文字为单倍行距，文内文字行距为固定值20磅，段后0.5行。

(2)多层次结构文件各层次序列号标识：第一层用“1.”，后空一格；第二层用“1.1”，后空一格；第三层用“1.1.1”，后空一格，以次类推；最后一层用“（）”。

（本条所称“格”为半角状态下的一个“格”）。

(3)各层次段落：第一层首行不空格，第二层首行空一格，第三层首行空两格，第四层首行空三格（为最后一层时空两格），第五层首行空四格（为最后一层时空三格），无标题号的文字首行与上层文字对齐；各层回行文字与首行文字对齐（本条所称“格”为正文一个字的宽度）。

4.2 编号4.2.1 文件编号作为文件标识之一，要具有唯一性。

4.2.2 文件编号详见《支持性文件》中《文件、记录编号编制办法》有关内容。

4.2.3 文件编号由公司办公室编制、备案、调整。

1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。

2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。

3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。

3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。

3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。

3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。

3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。

3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。

4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。

4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。

4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。

由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。

4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。

4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。

例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。

b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。

公司文件控制程序在当今的商业环境中，公司的运营和管理离不开各种各样的文件。

这些文件包含了重要的信息、决策、流程和规范，对于公司的正常运转和持续发展起着至关重要的作用。

为了确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件控制程序是必不可少的。

一、文件的分类与编号首先，我们需要对公司的文件进行分类。

常见的分类方式包括按照部门、业务流程、文件的性质（如政策文件、操作手册、报告等）。

分类的目的是为了便于管理和查找。

在分类的基础上，为每一份文件赋予唯一的编号。

编号规则应清晰明确，具有一定的逻辑性和可扩展性。

例如，可以采用部门代码+业务代码+流水号的方式进行编号。

二、文件的编制与审核文件的编制应由具备相关专业知识和经验的人员负责。

在编制过程中，要确保文件的内容准确、清晰、完整，符合公司的战略目标和业务需求。

编制完成后，文件需要经过严格的审核。

审核人员应包括相关部门的负责人、专业人员以及质量管理人员等。

审核的重点在于检查文件的合法性、合规性、科学性、合理性以及与其他文件的一致性。

对于审核中发现的问题，编制人员应及时进行修改和完善，直至文件通过审核。

三、文件的批准与发布经过审核的文件，需要经过公司管理层的批准才能正式发布。

批准的权限应根据文件的重要性和影响范围进行明确规定。

文件的发布应确保相关人员能够及时获取。

可以通过公司内部的文件管理系统、电子邮件、公告栏等方式进行发布。

同时，要做好发布记录，包括发布的时间、对象和方式等。

四、文件的使用与保管在文件的使用过程中，员工应严格按照文件的规定进行操作。

对于重要的文件，如涉及公司机密的文件，应限制使用人员的范围，并采取相应的保密措施。

文件的保管应由专人负责，建立专门的文件库或档案柜。

保管环境应符合防火、防潮、防虫等要求，以确保文件的安全和完整。

同时，要定期对文件进行盘点和清理，对于过期或不再适用的文件，应按照规定的程序进行销毁。

五、文件的修订与更新随着公司业务的发展和外部环境的变化，文件可能需要进行修订和更新。

☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。

2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。

3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。

3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。

3.3受控文件：体系文件、技术文件。

3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。

4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。

4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。

4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。

4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。

4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。

4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。

公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。

4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。

4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。

4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。

4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。

木质防火门企业程序控制程序文件一、前言木质防火门作为保障生命财产安全的重要设施，其质量和性能的稳定性至关重要。

为了确保企业能够高效、稳定地生产出符合标准和客户需求的木质防火门，特制定本程序控制程序文件。

本文件将对企业生产经营过程中的各个环节进行规范和管理，以实现产品质量的可控和持续改进。

二、适用范围本程序适用于本企业木质防火门从原材料采购、生产加工、质量检测到销售和售后服务的全过程。

三、职责分工（一）采购部门负责原材料的采购，确保所采购的原材料符合质量标准和环保要求，并与供应商建立良好的合作关系，保证原材料的稳定供应。

（二）生产部门按照生产工艺和质量标准进行生产加工，合理安排生产计划，确保按时完成生产任务，同时负责生产设备的维护和管理。

（三）质量检测部门对原材料、半成品和成品进行严格的质量检测，制定检测标准和流程，及时发现和解决质量问题，为产品质量提供可靠保障。

（四）销售部门负责市场开拓和客户关系维护，收集客户需求和反馈，及时传递给相关部门，以提高产品和服务质量。

（五）售后服务部门处理客户的投诉和售后问题，为客户提供技术支持和维修服务，提高客户满意度。

四、原材料采购控制程序（一）供应商选择建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、生产能力、产品质量、信誉等方面进行综合评估，选择合格的供应商。

（二）采购合同签订明确采购的原材料规格、数量、质量标准、交货期、价格等条款，签订采购合同，确保双方权益得到保障。

（三）原材料验收制定原材料验收标准和流程，对采购的原材料进行严格检验，不合格的原材料坚决予以退回。

五、生产过程控制程序（一）生产工艺制定根据产品特点和质量要求，制定科学合理的生产工艺，明确各工序的操作规范和质量控制点。

（二）生产计划安排根据销售订单和库存情况，合理安排生产计划，确保生产任务的按时完成。

（三）生产过程监控对生产过程进行实时监控，严格按照生产工艺和操作规范进行生产，对关键工序进行重点监控，确保产品质量。