技术文件发放回收保管
管理规定
文件编码（GHTU-UITID-GGBKT-POIU-WUUI-8968）
1 目的 Purpose
规定了技术文件管理职责、版本控制、发放、收回、保密等管理要求。
2 范围 Scope
适用于公司技术文件发放、收回与保密管理。
3 术语和定义 Terms and definitions
下列术语和定义适用于本规定
技术文件
企业产品标准、产品设计文件、产品工艺文件、FMEA、控制计划以及其它技术文件。
有效版本技术文件
符合审批程序并盖有红色印章的最新版本的技术文件
新品试制阶段技术文件
指在新品试制阶段使用的设计文件和工艺文件。
小批量试产阶段技术文件
指产品进入小批量生产时使用的设计文件和工艺文件
4 职责和权限 Responsibility and authority
技术部
负责技术文件登记、归档、流转和保管等日常管理工作。
负责确定文件发放种类和数量，发放至生产部门、品管部的技术文件均需过塑后下发。对下发到各部门技术文件的管理情况进行检查和指导，对违反本规定的责任人进行处罚。技术文件的归档、登记、流转、使用与管理按《技术文件管理规定》执行。
使用部门
应指定专人负责技术文件的管理，建立必要的登记账目，格式参考附录G。
负责技术文件的登记、流转、保管、使用与管理等工作。
5 流程图 Flow diagram
输入：体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
流程图仅限管理文件（技术文件及行政文件参考相关规定执行）
流程 Processes
责任 Responsib ility 说明 Explain
输出 Output
制/修订部门、品管部体系管理员
体系标准、产品开发、日常工作等引出的文件资料的需求。
文件制订/更改通知单
制/修订部门
技术文件参考《技术文件管理规定》，行政文件参考《行政文件管理规定，文件应包含总部的要求。 文件草案
归口领导审核
对文件内容的适用性等进行确认。如果需要再修改，返回流程2执行
内部邮箱
管理者代表 会签，如果有问题，返回流程2执行。
OA 流程
总经理
文件批准。如果需要再修改，返回流程2执行。
内部网络
品管部体系管理员
管理体系文件以纸质方式发布，发布时将PDF 文档发内部邮箱给各部门领导。
内部邮箱
从事行政部
对使用、关联部门人员进行教育培训
/
4批
5发布/分
Yes
No
6实施前
Yes
No
6、内容和要求 Contents and demands
技术文件有效版本控制
经鉴定产品的技术文件
企业产品标准复印件：在封面上盖有市技术监督局“企业产品标准备案专用章”（黒色），签字页加盖红色“技术文件（含日期）”章。
设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色技术文件（含日期）”章，设计文件标题栏标注阶段标记，A为试产鉴定，B为投产鉴定。
产品标志图复印件：在每页上加盖红色“技术文件（含日期）”章。
对策表复印件：在每页上加盖红色技术文件（含日期）”章。
外来文件复印件：在每页上加盖红色“外来技术文件（含日期）”章。
新产品技术文件
新品试制阶段
企业产品标准复印件，在封面上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章。设计文件复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章
工艺文件（初样试验评估后编制的）复印件：在每页上加盖红色“试制资料一次性使用有效（含日期）”章。
新品小批量试产阶段
企业产品标准复印件：在封面上加盖红色“技术文件（含日期）”章，指尚未备案的。
设计文件、工艺文件复印件：在每页上加盖红色“技术文件（含日期）”章，标题栏无阶段标记。
外发技术文件格式与用章
用于采购、、包装材料与制作工装的技术部文件加盖红色“外协技术文件（含日期）”章外来技术文件的处理
技术部接收外来电子档文件需转化成公司文件必须为技术文件的格式，出具“OA技术通知单”流程审批，并记录转化后的文件编号（在外来文件接收登记表显示）。
审批流程后归档，复印件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发；
外来纸质文件不需转化直接复件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发；外来文件接收登记表格式参考附录D。
技术文件的发放与收回管理要求
技术部根据生产和工序状况，确定发放与产品有关的整套或部分技术文件数量，见附录A、附录B。
零件外协只发放零件图纸。
由各部门指定专人办理技术文件签收手续，资料员缺勤等，由部门领导或授权代理人签收。
各部门资料员对收到技术文件进行登记，保持最新有效版本的管理，登记表格式参考附录F，并负责退回所有失效的旧版技术文件。
技术部资料员负责指导和监督各使用部门的版本控制和管理情况。
技术文件（包括更改文件）发放
试制新品“加盖试制资料一次性使用有效（含日期）”章，转为小批量试生产时，技术部接到批准归档的（阶段转移确认审批表二）后，下发整套技术文件加盖红色“技术文件（含日期）”章，下发份额见表、，
使用部门将原下发的技术文件（盖试制内部文件）章的，三天内将原下发技术文件交技术部资料员处，由资料员集中销毁
因工作需要或使用时间过长看不清或遗失并能合理说明原因的，由使用部门在OA技术类流程上提出申请，部门主管审核，主管副总批准后发放。
模具设计开发或专用设备开发需要的技术文件，由技术部启动OA流程，主管副总批准后发放，项目开发完成后，文件使用单位自行进行文件的销毁（但需建立文件销毁清单），登记表格式参考附录G，技术部负责监督。
产品图纸更改或新增需要下发到外协厂家的，技术部只下发一份供外协厂家使用的零件技术图纸加盖红色“外协技术文件（含日期）”章，如该零件存在不只一个外协厂家情况时，由采购中心相关负责人开启OA流程，申请相应的零件图纸。
经OA流程批准的技术通知发放。
批准后归档，纸质复印件加盖红色“技术文件（含日期）”章下发
旧版技术文件收回
各部门工作现场的所有失效旧版文件，由各部门专职或兼职和管理员负责如数收回，于三天内交技术部.
由技术部资料员办理旧版收回销毁清单登记，并组织统一销毁,登记表格式见附录G。
技术部定期抽查文件使用部门的版本管理情况。
违规处罚，查到一项不符合项，扣除责任人10元，所在部门领导10元，以此类推，罚单格式见附录C。
用于外协件技术文件
其版本有效性由采购中心按记录表附录H要求负责管理和监督。
供外协使用的零件技术文件，其版本有效性由采购中心负责监督和管理，生产厂家收到“记录表”及文件后，应于收件当天在“记录表”上选择旧版文件处置方式并签字盖章，
