第二章客房预订业务管理
第一节客房预订概述
宾客预先要求饭店为其在某一段时间内保留客房所履行的手续为客房预订（Room reservation）。宾客事先进行客房预订是为免遭饭店客满的风险，希望抵店时，饭店已准备妥当；同时，饭店受理宾客的客房预订，是饭店一项重要的市场销售手段（尽力为宾客提供满意的客房，争取较高的客房出租率），科学的预订系统能为饭店提供稳定的、长期的客源，带来利润。
三星级及以上的饭店应设客房预定机构，配备预订人员，提供24小时的客房预订。预订人员应具有良好的业务水平及熟悉饭店所有客房和设备。
一、预订的渠道
（一）客房预订的直接渠道
客房预订的直接渠道是客人或客户不经过任何中间环节直接向饭店订房。客人通过直接渠道订房，饭店所耗成本相对较低，且能对订房过程进行直接有效的控制与管理。直接渠道的订房大致有下列几类：
1.客人本人或委托他人或接待单位直接向饭店预订客房。
2.旅游团体或会议的组织者直接向饭店预订所需的客房。
（二）客房预订的间接渠道
对饭店来说，总是希望直接销售给消费者，但由于人力、资金、时间等的限制，往往无法直接进行规模化的有效的销售活动。因而，饭店往往利用中间商的专业特长、经营规模、与客源市场的联系等优势，将饭店产品和服务通过间接销售渠道更广泛、更顺畅、更快速地销售给客人。间接渠道订房大致有几类：
1.通过旅行社的批量订房；
2.通过航空公司及其他交通运输公司订房；
3.通过国际订房网络组织订房；国际订房网络组织（全球分销系统、中心预订系统）。
4.通过分时度假（timeshare）组织订房。
5.通过会议及展览组织机构订房。各种国内外会议组织订房。
目前，预订网络、航空运输部门所带来的客房预订数量在饭店客源中都占较大比重。
二、预订的方式
客房预订的方式多种多样，各有其不同的特点。宾客采用何种方式，受预订的紧急程度和宾客预订设备条件的制约。
（一）电话（Telephone）订房
订房人通过电话向饭店订房，这种方式最为广泛，尤其提前预订的时间较短时，最为有效。优点：直接、迅速、清楚地传递双方信息，饭店可当场回复客人的订房要求。
（二）面谈订房
（三）传真（Fax）订房
传真是一种现代通讯技术，已成为订房联系的最常用的通讯手段。其特点是：操作方便，传递迅速，即发即收，内容详尽，并可传递发送者的真迹，如签名、印鉴等，还可传递图表。
（四）信函（Letter）订房
宾客或其委托人在离预期抵店日期尚有较多时间的情况下，采取的一种古老而正式的预订方式。其特点是：较正规，如同一份合约，对宾客和饭店起到一定的约束作用。
（五）国际互联网（Internet）订房
随着现代电子信息技术的迅猛发展，原先主要采用电话订房方式的饭店预订系统都实现
了在国际互联网上的在线预订。特点：方便、快捷、先进而又廉价（房价一般低于门市价）、信息全、选择面宽等，越来越受到客户及饭店的青睐。
（六）合同（Contract）订房
饭店与旅行社或商务公司之间通过签订订房合同，达到长期出租客房的目的。
三、预订的种类
（一）非保证类预订（Non-Guaranteed Reservation）
非保证类预订通常有以下3种具体方式。
1．临时类预订（Advanced Reservation）。指宾客在即将抵达饭店前很短的时间内或在到达的当天联系预定。饭店一般没有足够的时间给客人以书面确认，均以口头确认（或者未能记下详细地址）。当天的临时类订房通常会转由前厅接待处的员工受。客人如在“取消预订时限”（通常为18∶00）还未到达饭店，则该预订被取消。
2．确认类预订（Confirmed Reservation）。指客人的订房要求已被饭店接受，且饭店以口头或书面形式予以确认。一般不要求客人预付预订金，但规定客人必须在预订入住的时限内到达，否则作自动放弃。
确认预订的方式有两种：一种为口头确认（一般只用于客人订房时间与抵店时间很接近时）；另一种为书面确认（邮寄、传真回复确认书。通常使用书面确认）。
3．等候类预订（On-Wait Reservation）。是在客房预订已满的情况下，再将一定数量的订房客人列入到等候名单（Waiting List）。因为考虑到预订存在一定的“水分”（如取消、变更等）。对这类客人，饭店不发确认书，只是在有其他客人取消预订或提前离店等情况下，给予优先安排。
（二）保证类预订（Guaranteed Reservation）
保证类预订（担保预订）：宾客通过预付订金（Deposit）来保证自己的订房要求，特别是在旅游旺季；饭店为了避免因预订客人擅自不来或临时取消订房而造成损失，要求宾客预付订金（一般为一天的房费，特殊情况例外）来加以保证。
由于各地区、各饭店实际情况不同，担保方法也不尽相同。有些饭店将其认可的个人名誉视为订房担保；有些饭店目前尚无法接受以信用卡作为订房担保。采取何种有效的订房担保，应视情况而定。
1.信用卡。客人在订房时向饭店声明，将使用信用卡付款，并把信用卡的种类、号码、失效期及持卡人的姓名告诉饭店。如客人未如期抵达，饭店可以通过信用卡发卡公司收取一夜房费，以作补偿。
2.预付款。对于饭店来说，是最理想的保证类预订方法（现金、支票、汇款等饭店认可的形式）预付款可以由预订处收取后交财务部，也可由财务部收取后通知预订处。
3.商业合同。指饭店与有关客户单位签订的订房合同。合同内容主要包括签约单位的地址、账号及同意对因失约而未使用的订房承担付款责任的说明，合同还应规定通知取消预订的最后期限，如签约单位未能在规定的期限通知取消预订，饭店可以向对方收取房费等。
保证类预订以宾客预付订金的形式来保护饭店和宾客双方的利益，约束双方的行为，对双方都有利。
四、饭店的义务
在收取预付订金后，饭店应视客人已付了一天的房费，应为其留房到第二天饭店规定的退房时间（中午12时），即使未按时到达饭店也应该留房；否则，饭店负全部责任（代找条件相仿的房间，代付第一夜房费及出租车费、打回家或办公室的电话费等其他附带费用，这就是‘第一夜免费制度’）。
五、客人的义务
客人未按时到达，预付订金将不予退还，作为饭店可能出现的空房损失。后几天的预订
