《电子文件归档与管理规范》GBT18894—2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-211、范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T18 档案著录规则DA/T22 归档文件整理规则3、术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）3.3背景信息context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据metadata指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6物理归档physical filing指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7真实性authenticity指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

国家标准：电子文件归档与治理规范GB／T 18894—20021 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积存、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与治理，其他社会组织的电子文件治理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞依照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T 18档案著录规则DA／T 22归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3．1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3．2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

3．3背景信息 context指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生阻碍的历史环境等信息。

3．4元数据 metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3．5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的治理权限向档案部门移交的过程。

3．6物理归档 physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3．7真实性authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

电子文件归档与管理暂行办法为了适应我校信息化建设的需要，进一步规范电子文件归档与管理工作，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》（GB∕T18894∙2002）等法律法规，特修订本办法。

一、基本原则（-）凡是学校各单位在教学、科研、管理以及其它职能活动中直接产生的、并具有查考利用价值的电子文件，均应列入电子文件归档与管理范围。

（二）40个归档单位所形成的电子文件自形成之时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

（三）各单位要严格执行“双轨制”要求，在提供电子文件归档的同时，必须提供相应的纸制文件一并归档。

二、组织管理（-）学校各单位分管档案工作的负责人对本单位的电子文件归档工作负总责，并由兼职档案员任电子文件管理员,负责本单位电子文件的收集、积累、归档与移交工作。

为了保证电子文件的真实性、完整性和有效性，各单位要建立严格的管理制度，将电子文件的整理归档工作纳入本单位兼职档案员的岗位职责。

（二）学校档案馆是学校管理电子文件的归口单位，负责归档电子文件的集中保管与利用工作，并安排专门人员对学校各单位电子文件的形成、积累、鉴定、归档工作实行监督检查和业务指导。

同时，要更新使用好现有的档案管理系统，逐步实现网上档案信息资源共享。

（三）学校各单位在开发或改造本单位信息管理系统时,应事前与学校档案馆协商，对学校档案馆出于维护电子文件真实性、完整性和有效性与提高管理效率为目的而提出的电子文件“实时捕获”接口等合理要求，应给予充分的重视和采纳。

三、电子文件类型及收集积累相关要求（一）电子文件类型电子文件稿本类型可分为草稿、定稿和正式电子文件。

其类型代码分别为：M—草稿性电子文件；U一非正式电子文件；F—正式电子文件。

电子文件格式类型可分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、计算机程序文件和数据库文件。

其类型代码为：T—文本文件；I—图像文件；G一图形文件；V一影像文件；A一声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等。

电子文件及电子文件管理一、电子文件（一）基本涵义。

较为常见的有两种定义方法。

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）指出：“电子文件是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。

”中办、国办印发的《电子文件管理暂行办法》（厅字…2009‟39号）指出：“电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

”按照不同的属性要求，电子文件可作如下分类：按信息格式可分为文本文件、图像文件、图形文件、音频文件、视频文件、数据文件、命令文件；按生成方式可分为数字化文件、原始数字文件；按文件的功能可分为主文件、支持性文件、辅助性、工具性文件。

（二）电子文件的特点。

1、信息的非人工识读性及系统依赖性，通过特定的读取设备和程序解码后才能识读； 2、信息与载体的可分离性，可以在不同的载体上同时存在或相互转化，一份电子文件的全文和目录信息可分散存储；3、信息的流动性与不稳定性，流动性体现为电子文件保存位臵的多样性和利用服务的透明性。

不稳定性表现为电子文件容易被修改、丢失或毁坏；4、信息存取的不可靠性，由于电子文件载体寿命的有限以及计算机技术淘汰，电子文件数字信息难以维持长久可靠的存取。

（三）电子文件的要求。

电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律规定的原件形式，并符合下列要求：1、能够有效地表现所载内容并可供调查取用；2、能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；3、在信息交换、存储、显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整；4、涉密电子文件的原件形式应符合国家有关保密规定。

对电子文件生成环境及格式的要求：1、根据电子文件的类型和特点，注明文件格式、软硬件环境、相关数据及参数；2、电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。

电子文件整理与归档要求1.为了规范我厂电子文件归档的真实性，确保电子文件的质量和技术措施，根据GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》的规定，制定本办法。

1.1各科室、参建单位向和林发电厂档案室移交的招投标书、合同、协议及本工程竣工档案中均含一份覆盖全部竣工文件纸质版的电子文件档案。

1.2对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

1.3用扫描仪等设备获得的采用通用文件格式的图像电子文件收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

扫描型电子文件以JPEG、TIFF、为通用格式。

1.4用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注明软硬件环境和相关数据。

1.5 电子文件归档，应将电子文件脱机存储（拷贝）至耐久性好的载体（光盘）上。

一式三套，一套封存、一套异地保管，一套提供利用。

1.6备份介质要求：移交光盘介质应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T38-2008及ISO/IEC10995国际标准的要求，必须采用国家级DVD±R,CD-R档案光盘并使用专业刻录设备记录数据。

CD-R光盘最高刻录倍速应采用24-30倍速，DVD±R光盘最高刻录倍速应采用8-12倍速.1.7电子文件归档，应提供电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等相关信息。

1.8电子文件存储载体，应采用只读光盘，一次性写入光盘，不得用可改写的载体作为归档电子文件长期存储的载体保存。

1.9 电子文件归档前应由文件形成单位对电子文件的有效性和完整性进行审核，并由负责人签署审核意见；如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和软件一同移交给接收单位。

1.10电子文件归档时，归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。

1.11归档电子文件的每套载体检验项目：检查载体有无划痕，是否清洁，有无病毒；核实电子档案的完整性、有效性和审核手续；核实电子文件登记表、软件、说明资料是否齐全。

电子文件归档与管理规范20021 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA／T 18档案著录规则DA／T 22归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3．1电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3．2归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3．1)。

3．3背景信息context指描述生成电子文件(3．1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3．4元数据metadata指描述电子文件(3．1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3．5逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3．1)的管理权限向档案部门移交的过程。

3．6物理归档physical filing指把电子文件(3．1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3．7真实性authenticity指对电子文件(3．1)的内容、结构和背景信息(3．3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

3．8完整性integrity指电子文件(3．1)的内容、结构、背景信息(3．3)和元数据(3．4)等无缺损。

广州市归档电子文件整理规范根据《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)，结合我市机关、企事业单位档案综合管理分类方案，制定广州市归档电子文件整理规范。

一、概念电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

二、归档电子文件的整理（一）分类归档电子文件的分类与机关、企事业单位档案综合管理分类方案的类目相同。

分类可根据具体情况选用到一级类目、二级类目、三级类目。

归档电子文件以件为单位整理。

同一全宗内的电子文件在大类类目下按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等进行分类。

（二）排列归档电子文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

（三）编号（1）归档电子文件编号归档电子文件编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”或在捕获前将设备设置为“0001”的原文件名流水号。

（2）归档电子文件夹编号归档电子文件夹编号：为4位阿拉伯数字的流水号，不足四位的在前补“0”。

（3）归档电子文件光盘编号归档电子文件光盘编号：由档案大类类目号、属类（项目）类目号、电子文件类别代码、光盘序号、套别组成。

即在分类方案的最低一级类目后加上电子文件类别代码。

其形式以及填写方法如下：套别（归档电子文件第几套光盘）案卷顺序号（光盘的序号）电子文件类别代码一级类目号（档案或项目的属类）档案大类类目号电子文件类别代码用字母表示： T—文本文件；I—图像文件； G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D--数据文件。

把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至一次性只读光盘上，存储二种以上类目或类别的电子文件时应将所包含的类目编号或类别都写上。

文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等；图像文件：用扫描仪、数码设备等获得的图像文件；图形文件：用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件；影像文件：用视频设备获得的视频文件；声音文件：用音频设备获得的声音文件；超媒体链结文件：多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件；程序文件：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序；数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。

西山区电子公文归档与打点尺度〔征求定见稿〕1、范围本尺度规定了在公务活动中发生的，具有保留价值的电子公文的形成、堆集、归档、保管、操纵、统计的原那么和方法。

本尺度适用于西山区区级机关、团体和其他社会组织。

2、引用尺度以下尺度所包含的条文，通过在本尺度中引用而构成为本尺度的条文。

本尺度出书时，所示版本均为有效。

所有尺度城市被修订，使用本尺度的各方应探讨使用以下尺度最新版本的可能性。

GB/T 18894-2002GB/T15418-1994 档案分类标引规那么DA/T19-1999 档案主题标引规那么3、术语和定义本尺度采用以下定义3.1电子公文指在计算机和计算机网络环境中以及数字设备生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处置，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子公文具有凭证和保管操纵价值、作为档案保留的电子公文。

指按规定对电子公文的内容和显示形态进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

3.4完整性指电子公文的内容信息、布景信息、元数据等无缺损和无改变。

3.5有效性指电子公文应具备的可理解性和可被操纵性，包罗信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.6逻辑归档指在计算机和网络长进行，将电子公文进行归档操作，并向档案部分移交的过程。

3.7物理归档指把电子公文集中下载到可脱机保留的载体上，向档案部分移交的过程。

3.8元数据指描述电子公文数据属性的数据，包罗文件的格式、编排布局、硬件和软件环境、文件处置软件、字处置和图形东西软件、字符集等数据。

4、打点体制和职责4.1各单元应按照本尺度，成立电子公文归档与打点工作制度和打点网络，并安排专人打点。

4.2文件形成部分负责电子公文的形成、承办、运转、收集、登记，确保其真实性、完整性、有效性和安然性，并按期向档案打点部分移交；档案打点部分应对电子公文的形成、收集、堆集、鉴定、归档等实行全过程打点与监控，规定电子公文的归档时间、范围、技术环境、相关软件、版本、检测数据等要求。

电子文件归档与管理规范文章属性•【制定机关】国家质量监督检验检疫总局(已撤销)•【公布日期】2002.12.04•【文号】•【施行日期】2003.05.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文电子文件归档与管理规范（国家质量监督检验检疫总局2002年12月4日发布2003年5月1日实施）1范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）。

3.3 背景信息指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4 元数据指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5 逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6 物理归档指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7 真实性指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

GB/T 18894—2002电子文件归档与管理规范1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。

凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

DA/T 18 档案著录规则DA/T 22 归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。

3.1电子文件 electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件 archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）。

3.3背景信息 context指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据 metadata指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5逻辑归档 logical filing指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6物理归档 physical filing指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7真实性 authenticity指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。