档案整理培训PPT课件(82页)

②机构（或问题）分类法。按照文件形成的部 门（或文件材料内容所说明的问题（事由、主 题））进行归类。 ③保管期限分类法。按照归档文件的保管年限 进行分类。保管期限，就是规定的档案保管的 年限。 在实际工作中，往往需要将二种或三种分类法 组合成复式分类法才能保证分类工作的意义。
《规则》规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的 必选项，问题（机构）分类法是选择项。因此，归档文件的分 类方法实际上包括年度—问题（机构）—保管期限分类法、保管 期限—年度—问题（机构）分类法、问题（机构）—年度—保管 期限分类法、年度—保管期限分类法、保管期限—年度分类法等 五种。建议：在发文多的机关或乡镇采用年度—问题（机构）— 保管期限分类法，这是因为：使用这种分类方法，不用将永、 定期三种保管期限的档案分别单独排列，节约档案库空间。对 于发文数量少的单位和行政村，可将这一方案简化为年度――保 管期限两级分类，节约盒具和档案存储空间。
（三）“件”的整理方法与步骤
1.分类 ⒉装订 3.排列 4.盖归档章 5.编号 6.编目 7.装盒
1.分类
包括年度分类法、问题（机构）分类法、 保管期限分类法。
①年度分类：按照文件材料形成的年度进 行分类，每年形成的归档文件材料分为 一类。
注意：一般按照文件材料的成文日期（落款时 间）归类。 跨年度的几个日期的文件材料，按照以下办法 归类：成文日期与收文日期跨年度，文件材料 归入后一年度；法规性文件的成文日期与批准 日期跨年度，归入后一年度；计划、总结、预 算决算、统计报表等文件材料，成文日期与其 内容针对的日期跨年度，归入文件形成年度； 几份文件合为一件时，以装订时排列在前的文 件时间为准。
⒐转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内 容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也 应作为一件。 ⒑报表、名册、图册 报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对 完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来 的装订方式，一册（本）作为一件。

5.1 档案盒、卷皮及卷内备考表采用无酸牛皮纸制作。
5.2 档案盒外表尺寸为305mm×220mm，厚度一般为20mm，
部分文件材料可视其厚度采用相应规格卷盒。
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6.移交程序
6.1 工程档案移交清册 6.1.1 各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理 “工程档案移交清册”，移交书由工程档案移交表、 工程档案案卷目录、卷内目录组成。 6.1.2 工程档案移交清册须装订成册，装订顺序：工程 档案移交表 — 工程档案案卷目录 — 卷内目录。 6.1.3 工程档案移交书一式两份，其中一份交移交部门 /单位，一份交接收部门/单位，档案移交书应妥善保存。
一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在
前、附件在后的顺序排列。
2.2 图纸按图号顺序排列。
2.3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有
译文的外文资料，译文在前，原文在后。
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3 案卷的编目 3.1 编制卷内文件页号 3.1.1 装订成册的案卷卷内文件均按有书写内容的页面编号，单面 书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，背面在 左下角，每卷单独编号，页号从“1”开始。 3.1.2印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内 目录，不必重新编写页码。 3.1.3 竣工图每册自成一卷，不必重新编写页号，每件须盖档号章 ，样式见模板。原“工程图纸目录”作为该案卷的第一件。 3.1.4 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 3.2 案卷排列顺序：案卷封面—卷内目录—文件材料—备考表。
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3.2.4编制案卷背脊 应按案卷脊背的项目填写，用牛皮纸打印出脊背条粘贴在脊背 处，粘贴时注意从脊背顶部开始往下，不要在顶部留出空间。 档号格式填写应符合：目录号-分类号-卷号（同一分类号内的 案卷流水号） 如： 200101-8400-01

| 18/07/2019
全宗
一、定义 ➢全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的
档案有机整体。 ➢我国档案全宗的类型，主要包括以下几种：按形成全宗的
单位和全宗内容的性质，分为机关组织全宗和人物全宗两 种；按全宗的范围和构成方式，分为独立全宗、联合全宗、 汇集全宗和档案汇集四种，其中，独立全宗是典型的、大 量的，联合全宗、汇集全宗（或称全宗汇集）、档案汇集 属于全宗的补充形式。
档案管理培训-整理篇
6
、
露
凝
无
游
氛
，
天
高
风
景
பைடு நூலகம்
澈
。
7、翩翩新 来燕，双双入我庐 ，先巢故尚在，相 将还旧居。
8
、
吁
嗟
身
后
名
，
于
我
若
浮
烟
。
9、 陶渊 明（ 约 365年 —427年 ），字 元亮， （又 一说名 潜，字 渊明 ）号五 柳先生 ，私 谥“靖 节”， 东晋 末期南 朝宋初 期诗 人、文 学家、 辞赋 家、散
▪ 区别：汇集全宗与联合全宗的区别在于：（1）构成不同。 汇集全宗中的单个全宗档案数量少而且能够分开；而联合 全宗的档案之间联系密切，档案混在一起很难分开。（2） 性质不同。联合全宗具有长久性，一旦固定下来，基本保 持不变；而汇集全宗具有不稳定性，一旦发现新的档案补 充时，需要作出相应的处理，重新整理和编目。
| 18/07/2019
档案整理工作概述
二、档案整理工作的意义 ▪ 档案的整理是进一步发挥档案作用的前提条件 ； ▪ 档案的整理为档案工作的其他业务环节的工作奠定了基础 。
| 18/07/2019

机构（问题）
年度 2007 保管期限 永久
机构（问题）
保管期限 永久
机构（问题）
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室 起 止 件 号
室
001 021
022 050
051 058
059
馆
盒号
馆
盒号
馆
盒号 盒号
馆
004
起 止 件 号001
002
003
005
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24 16.02.2019
（5）填写日期时，一般填写其形成 日期，在日无法考证时填写到年月，在 月份无法考证时，填写到年； （6）填写页数时，填该文件的总页 数，有效文字的页面都要统计在内； （7）备注栏的填写用以注明归档文 件的变化情况及盒号等；
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归 档文件目录
责 件 任 号 者
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6、盖归档章
归档文件应按分类、排列的次序逐 件编号，并在文件首页右上角空白处加 盖归档章，填写归档章项目时字迹材料 应符合存档要求。
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由档案室将归档章的各个项目依次填写； 全宗号：是指档案馆给立档单位编制的代号。 年度：是指文件形成年度，以4位阿拉伯数字 标注公元纪年，如“2000”。 保管期限：是指文件在归档时划定的保管期 限，直接标注“永久”、“30年”、“10年”。 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机 构（问题）名称或规范化简称。不设机构（问题） 的立档单位此项可不填。 件号：件号又分为室编件号和馆编件号两种。 室编件号按文件排列顺序按年逐件编流水号。 页数：是指每一件归档文件的有效页数。 填写归档章内项目时， 应使用碳素墨水等符 合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅 笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。

或 年度—期限
-
10
八、归档文件保管期限
文书保管期限分为永久、30年、10年 永久：
凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、 国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久 保管。（它主要包括：本机制定的属于法规政策性文件 ， 处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文 件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机 构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁 颁发的属于机关主管业务并贯彻执行的重要文件材料）
来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可 为一件。
请示经过若干层次形成的批复，各为一件，可作为同一事 由排列在一起；
计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出 的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发 文稿纸必须归档,且与正文合为一件；
-
6
五、归档文件的修整
对破损文件进行修裱；
-
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九、归档文件划分科室
以各个科室职责为准，来文时一般以批示意 见批到的科室为准，发文以发文稿纸批示意见批 到的科室为准。原则上以哪个机构名义发文的文 件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机 构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定； 有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出 的文件，则归入有关机构中。如果机关单位内设 置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的 归档文件归入该类保存。
等
本簿簿 员 、
））
花计
名划
-
3
三、归档文件归档时间
归档工作要求在次年 的五月底之前完成
确保按时完成一般运 用三种形式结合收集：
A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。
-
4
四、“件”概念

• 第四条 档案保管制度
• 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。
• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
• 8、重要档 由公司负责人审批。
档案的分类、编号及入库管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念
1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。

（印章） 的情况。如补归的 档案内容。 2.立卷人签名或盖章，检查人签名或盖章 3.填写立卷时间。
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教学档案样本
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二、纸制版教学档案归档质量要求
（一）归档文件材料收集齐全
依据《各单位立卷归档范围及保管期限表》（见校园网“首 都师范大学—学校办公室—档案科—业务指导”）要求，将应 归档文件材料收集齐全（一般是原件）。
卷内内容齐全完整，没有缺项
归档文件最好是原件，有签名，有单位印章
封底备考表上有说明，有 “立卷人”和“检查人”签 字， 并填写立卷时间
（二）案卷标题拟写完整，具备作者、时间、 问题、名称四要素
（三）卷内文件目录填写完整
1、“责任者”：指文件的形成单位或个人，应填 写全称或规范的简称。 2、“题名”部分，案卷内容涉及到全校的，卷内 目录填写细化到院系一级；案卷内容涉及到院系 的，卷内目录填写细化到个人。 3、“时间”：指文件的形成时间（落款时间）。 4、“页号”：填写每一份文件的总页数。
档案知识培训
一、教学档案立卷归档工作程序 二、纸制版学籍档案归档质量要求
一、教学档案立卷归档工作程序
（一）组卷
（二）案卷排列
（三）录入档案 目录（新系统）
（六）装订档案 成卷
（五）打印封面、 目录、填写备考表。
（四）审核程序
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（一）组卷
组卷是遵循档案材料的形成规律，将有机联系的相关内容， 组合成卷，每卷一般不超过200页。具体工作是根据本单位立卷 归档范围及保管期限表要求，将归档材料划分类别，组合成卷。 （本单位立卷归档范围及保管期限表见校办档案科业务指导） 不重要的文件材料不立卷。
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（二）案卷排列
案卷排列 1.每本档案的组卷材料排列要遵循文件的形成规律，保持内在有 机联。注意：归档范围的序号，不是档案组卷排列的序号。 2.每一部门的档案排列顺序按先排列机关单位的相关文件，后排 列院系学籍表、成绩单等；再分别按保管期限如：永久、长期、 短期及档案重要性排序。