基金管理有限公司行政制度
总则
为进一步规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。
第一章会议管理制度
一、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工大会、部门会议及临时会议等。
二、公司级会议的组织者为行政部。
三、会议由行政部提供服务，会议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录等各项服务，会议结束后，根据情况撰写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、投影等服务。如各营业部举办的客户答谢酒会、茶会等展业会议需要提供参会客户的个人详细信息（姓名、联系方式等），
四、会议通知形式主要为电子邮件下发具体通知，并电话通知，营业部总、总监、团队经理及以上人员应通知到本人，其他人员通知到部门，由各部门自行通知。
五、因故不能参加会议的，必须向行政部提交请假单并由营业部负责人签字。
六、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
七、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。
八、部门有关会议如需行政部协助的应提前通知行政部，以便做出统一安排。
九、会议迟到处罚规定
1.各会议由行政部进行考勤。部门会议由营业部总考勤，并上交行政部存档。
2.会议迟到或早退两次者或缺席一次者给予警告，两次警告按一次记过处理，凡有三次记过处分者，勒令退出本会。
3.因事不能到会者，须会前向总经理或部门主要负责人说明理由。并报行政部备案，未被批准而缺席会议者，按无故缺席处理。
4.对于会议迟到的部门,将在年终优秀部门评比中给予相应的处罚。
5.参加部门会议迟到或缺席的，对当事人罚款50元；参加公司级以上会议迟到或缺席的，对当事人罚款100元。
第二章办公电话管理制度
为了提高公司办事效率，节约办公经费，保证通讯联络，结合公司实际，特制定本规定：
一、公司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，禁止在电话中闲聊，严禁拨打声讯和信息电话。
二、各职能部门使用电信月租电话（2-3人/部），各营业部使用电信月租电话(3-4人/部)。
三、电话采购由行政部负责。每次需营业部填写《办公用品(设备)购置需求单》由营业部总签字后交行政部采购人员核价，由行政部负责人、总经理签字确认后交行政部采购人员购买，电话到货后到行政部进行登记领用，每部电话的本机号码均由行政部张贴与主机身。
四、安装管理电信月租电话后，不允许私接电话机通话，否则，将追究其直接责任人或部门负责人的责任，并依法追缴相应的电话费。
五、各部门负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管好、用好电话。
六、由行政部定期到电信局对各部门及部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布。
第三章公文收发传阅管理制度根据有关规定并结合公司实际情况，现就文件收发、传阅管理办法规定如下：
一、公文撰写
1、公文草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由行政部草拟，涉及各部门职责，需要由公司统一行文的，由部门草拟文稿。
2、公文审核。指对草拟文稿的审核，由行政部负责。审核的主要内容是：看是否的确需由公司统一行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求等。不需由公司统一行文的公文，由部门自行发文。
3、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是看：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
4、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签发，部门或某特定业务范围的行文，由各部门负责人签发。
5、公文的印刷、用印。经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按《印章管理办法》加盖公章。
二、公文发放
指将公文发放到相关部门。确定发文后，行政部发文人员要在《发文表》上编制发文编号，登记公文名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有部门相关人员签收。公司级文件发放时只发到处室及相关部门，各部门内部的传达由部门自行管理。部门收到文件后要签字确认。
三、公文的传阅
接收的文件需由多部门阅看时，经行政部营业部总、总经理在《文件批阅单》上审批后，原文件附《文件批阅单》交由相关部门阅看，阅看人员签字确认。
四、公文归档
公司发文由行政部及时归档，填写《文件归档登记表》。各部门、部室自行发放的文件，如有必要应及时报送行政部归档。
第四章办公用品管理制度
第一条为了提供优质高效的服务支持并加强管理，控制费用支出，特制定本条例。
第二条采购直接归属总经理，采购最高审批权由总经理履行。第三条易耗品仓管直接归属总经理，由总经理授权行政部负责人监督和履行相关程序及领用审批权限。
采购
（一）内部管理
1、采购范围
计算机及相关设备等固定资产、低值易耗品、办公用品等材料物资由采购计划统一购置。
固定资产：是指使用期限超过1年，且单位价值2000元及以上的生产经营用设备物品；或虽不属于生产经营物品的，但单位价值在2000元以上，且使用期限超过2年的。例如：计算机及相关设备、办公家具等。零用此类一律要登记《个人资产卡》，
入离职须交接。
低值易耗品：是指单件价值在2000元以下，或价值虽低，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的，例如：业务部门所涉及到的宣传彩页、提手纸袋、合同、展业用展板等物品。
办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、文具等。
2、购买
（1）各部门在每月最后5个工作日内，按本部门下月需求填写《办公用品（设备）购置需求单》，行政部在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总初审，并报总经理审批后，进行购买。
（2）物资购买后要及时入库（易耗品仓库），并填写《材料物资入库单》。对于市场缺货、价格波动加大、不易购买而未能采购到的物品，采购员要做出说明，并及时在适当时机购买。 3、购置管理
（1）定期报表管理：易耗品仓库仓管每月填写《材料物资出库汇总表》，统计出月度材料物资总耗费数。
（2）供应商信息：采购定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。
（二）外部管理：供应商管理
1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入《合格供应商名录库》进行管理。
