新《会计档案管理办法》解读-新《会计档案管理办法》解读
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会计档案管理办法第一章总则第一条为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。
第二条公司必须加强对会计档案管理工作的管理,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第二章会计档案的概念第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。
具体包括:1.会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
2.会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
3.财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
4.其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,经济合同,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第四条公司每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
第三章会计档案的整理立卷第五条会计档案的整理立卷会计档案的整理一般采用"三统一"的办法,即:分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。
1.分类标准统一。
一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他。
2.档案形成统一。
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。
3.管理要求统一。
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
第四章会计档案的装订第六条会计档案的装订。
主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。
第七条会计凭证的装订。
一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
1.会计凭证装订前的准备工作:(1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;(2)按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;(3)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;(4)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。
2020年最新版本关于会计管理办法的解读会计档案管理办法是财政部国家档案局于1998年8月21日发布的有关会计档案的相关规定,会计档案管理办法将有利于加强会计档案管理,统一会计档案管理制度。
下文是关于2017年最新会计档案管理办法的全文,供大家阅读!2017年最新关于会计档案管理的办法新《会计档案管理办法》发布,自2016年1月1日起实行为规范会计档案管理工作,提高会计档案现代化管理水平,财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号,下称“原《管理办法》”)进行了修订,以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》(下称“新《管理办法》”),将于2016年1月1日起施行。
与原《管理办法》相比,新修订的《管理办法》主要做了以下调整:一是完善了会计档案的定义和范围;二是增加并明确了电子会计档案的管理要求;三是完善了会计档案的销毁程序;四是明确了会计档案出境的管理要求;五是调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,使得电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用,为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
除此之外,新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存,同时要求建立会计档案鉴定销毁制度,完善销毁流程,推动会计档案销毁工作有序开展。
这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本,减少社会资源耗费,推动节能减排,有利于形成绿色环保的生产方式。
会计从业考试指南《会计从业资格证书》是具有一定会计专业知识和技能的人员从事会计工作的资格证书,是从事会计工作必须具备的基本最低要求和前提条件,是证明能够从事会计工作的唯一合法凭证,是进入会计岗位的"准入证",是从事会计工作的必经之路。
【档案办法】会计档案管理办法【档案办法】会计档案管理办法一、背景介绍会计档案是企业会计工作中非常重要的组成部份,对于企业的财务管理和决策具有重要的参考作用。
为了规范会计档案的管理工作,提高会计工作的效率和准确性,制定本《会计档案管理办法》。
二、档案管理目标本办法的主要目标是规范会计档案的建立、保存、归档和销毁的管理,确保会计档案的真实、完整和可靠。
三、档案管理职责1. 会计部门- 负责会计档案的建立、整理和保存工作;- 确保会计档案的完整性和准确性;- 定期对会计档案进行检查和归档。
2. 档案管理部门- 负责制定和实施会计档案管理制度;- 监督会计部门的档案管理工作;- 定期对会计档案进行审查和评估。
3. 部门经理- 负责档案部门的管理工作;- 确保会计档案的安全和保密;- 协助会计部门进行档案的整理和归档。
四、档案管理流程1. 档案建立- 根据会计制度和会计政策,按照规定的科目和账户,建立会计档案;- 每一个账户必须有相应的档案,确保记录的准确性和完整性。
2. 档案保存- 档案部门负责对建立好的会计档案进行保存;- 按照时间顺序和科目分类,将档案进行整理和归档,确保档案的易查和保管。
3. 档案归档- 每月结束后,会计部门将当月的会计档案整理好,按照时间和科目的先后顺序归档;- 档案部门对归档的档案进行审查,确保档案的准确性和完整性。
4. 档案销毁- 对于已经归档的会计档案,根据规定的保管期限,可以进行销毁;- 档案管理部门负责对要销毁的档案进行审批,并按照规定的程序进行销毁。
五、档案管理措施1. 安全措施- 会计档案必须保存在安全的地方,确保防火、防水和防盗;- 档案室必须加装监控设备,防止非法侵入;- 档案门禁必须设置有效,并只限内部人员进入。
2. 保密措施- 会计档案中的信息必须严格保密,不得外泄;- 档案人员必须签署保密协议,确保档案的保密。
六、档案管理评估为了提高会计档案的管理质量,档案管理部门定期进行评估,具体包括:- 对会计档案的归档和销毁情况进行检查;- 对档案管理制度的执行情况进行评估;- 采集各部门的意见和建议,不断完善档案管理的措施。
中华人民共和国财政部国家档案局令第79号——会计档案管理办法《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,现将修订后的《会计档案管理办法》公布,自2016年1月1日起施行。
中华人民共和国财政部部长楼继伟国家档案局局长李明华2015年12月11日会计档案管理办法第一条为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。
单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条下列会计资料应当进行归档:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
2020版会计档案管理办法《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,现将修订后的《会计档案管理办法》公布,自20xx年1月1日起施行。
大家知道怎么有效进行会计档案管理吗?今天就让小雅来告诉你们把!会计档案管理办法相关规定最新版第一条为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。
单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条下列会计资料应当进行归档:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
财政部《会计档案管理办法》第一条为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。
第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括:(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第六条各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
第七条各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
新《会计档案管理办法》1.《会计档案管理办法》第一次修改是在1998年2.最新《会计档案管理办法》的施行时间是(2016年1月1日)。
3.最新《会计档案管理办法》的施行时间是(2016年1月1日)。
4.单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当如何处理(由原单位保管)。
5.会计凭证包括原始凭证和记账凭证。
6.会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计,审计,纪检监察等机构或人员共同进行。
7.单位负债人,档案管理机构负责人,会计管理机构负责人、档案管理机构经办人,会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
8..单位的会计档案及其复印件需要XIE带,寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。
9.会计档案的保管期限分为永久,定期两类,定期保管期限一般分为10年和30年。
10.会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
11.《会计档案管理办法》规定:会计档案的保管期限从何时算起(从所在会计年度终了后的第一天算起)。
12.会计档案交接完毕后,(交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章)。
13.会计凭证进行分开组卷的时间依据是(按月组卷)。
14.当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。
15.单位管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。
16.原始凭证保管期为30年。
17.销毁会计档案时,应当由(档案机构和会计机构)共同派员监销。
18.当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管(一年),期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本音位档案机构统一保管。
19.下列不属于会计账簿的是(会计档案保管清册)。
20.单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与(会计管理机构)共同派员监销。
21.因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过(三年)22.单位分立后原单位解散的,其会计档案应当如何处理(经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置)。
《会计档案管理办法》已经财政部部务会议、国家档案局局务会议修订通过,现将修订后的《会计档案管理办法》公布,自2016年1月1日起施行。
会计档案管理办法第一条为了加强会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规,制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称单位)管理会计档案适用本办法。
第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
第五条单位应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理机构)负责管理本单位的会计档案。
单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理会计档案。
第六条下列会计资料应当进行归档:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
会计档案管理办法为加强会计档案管理,使会计档案管理规范化、制度化,根据财政部《会计档案管理办法》,结合****档案管理工作特点,制定本管理办法。
一、会计档案管理部门1.会计档案由档案室和财务室共同管理。
档案室负责对会计档案工作的指导、监督、检查,以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。
财务室负责会计档案的立卷、归档、保管(移交档案室前)、查阅、销毁等项工作。
2.财务室负责建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
出纳人员不得兼管会计档案。
二、会计档案归档范围1.会计档案包括会计凭证、会计账簿和财务报告等,是记录和反映****经济业务的重要资料和证据。
以下会计文件应纳入归档范围:(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证。
(2)会计账簿:总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿。
(3)财务报告:月度、季度、年度财务报告及其审计报告。
(4)其他会计资料:银行对账单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,其他具有保存价值的会计信息记录。
2.原始凭证、年度财务报告及其审计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等具有永久保存价值的会计文件,必须以纸质形式保存。
3.财务室应按年度将属于归档范围的电子会计档案拷贝至光盘,与纸质会计档案一起移交档案室。
三、会计档案的整理会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。
各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。
1.会计凭证(1)记账凭证连同所附的原始凭证,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面。
(2)凭证装订要求每册厚薄基本均匀,并装入会计凭证盒,做到整齐、牢固、美观。
(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份和起讫号码。
由装订人在装订线封签处加盖名章。
2.会计账簿(1)每年会计账簿应在财政部门规定的报送当年决算报表的次月装订完毕。
新《会计档案管理办法》解读主讲老师李庆贺一、背景简介1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》,并于1998年对该办法进行了第一次修订。
《会计档案管理办法》实施10多年以来,对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。
近年来,随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用,会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化,1998版的《会计档案管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要。
为规范会计档案管理工作,提高会计档案现代化管理水平,财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号,以下简称原《管理办法》)进行了修订,以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称新《管理办法》),自2016年1月1日起施行。
二、修订原因探析(一)随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管,形成了大量电子会计档案,需要予以规范。
(二)随着我国会计法律法规的不断完善,以及国家档案管理规范、标准的制定或修订,原《管理办法》的有关表述已不再适用,会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善。
三、修订出台新《管理办法》的重大意义(一)有利于推动互联网创新经济的发展新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力,电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理,将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用,为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
(二)有利于促进形成绿色、低碳的发展方式新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存,同时要求建立会计档案鉴定销毁制度,完善销毁流程,推动会计档案销毁工作有序开展。
(三)有利于推进国家治理能力现代化新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围,将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用,为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。
四、新《管理办法》的主要变化(一)将电子会计档案纳入了会计档案的范围原《管理办法》:第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
新《管理办法》:第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
(二)满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存新《管理办法》:第八条同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
【注意】外部接收的,需要满足第八条的六项规定和第九条的规定(也就是“6+1”)。
(三)增加了会计档案鉴定销毁的相关内容,并修改了监销的有关规定新《管理办法》:第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。
经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节,其中鉴定销毁工作是档案销毁的前提和基础。
原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序,要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”,但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任,这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。
在实际工作中,为避免可能发生的风险,对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案,单位负责人一般也不愿销毁,大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间,造成了资源浪费。
因此,新《管理办法》增加了鉴定销毁环节。
原《管理办法》:第十条(三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。
财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。
新《管理办法》:第十八条(三)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。
监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
(四)对会计档案的保管期限进行了调整近年来,国家档案局对机关和企业文件材料的定期保管期限进行了调整,《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局第10号令)分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。
1.调整方法2.调整的原因会计档案在很多民事案件中都作为重要证据,民事案件的诉讼时效最长为20年,但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。
为便于单位档案的统一管理,并结合会计档案的实际利用需求,对会计档案的定期保管期限进行了相应调整。
3.新《管理办法》与原《管理办法》管理年限的衔接(1)新《管理办法》与原《管理办法》规定的最低保管期限不一致的,按照新《管理办法》的规定执行。
(2)已到原《管理办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案,应按照新《管理办法》的规定组织销毁。
已到原《管理办法》规定的最低保管期限,并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案,应按照新《管理办法》确定继续保管期限。
最低继续保管期限=新《管理办法》规定的最低保管期限-已保管期限(3)已到原《管理办法》规定的最低保管期限,但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案,应按照新《管理办法》的规定进行鉴定,确定销毁或继续保管。
确定销毁的,应按照新《管理办法》的规定组织销毁;确定继续保管的,应按照新《管理办法》确定继续保管期限。
(4)未到原《管理办法》规定的最低保管期限的会计档案,应按照新《管理办法》的规定重新划定保管期限。
五、新《管理办法》的其他变化(一)明确了会计档案出境的管理要求新《管理办法》:第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照国家有关规定执行。
(二)延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限新《管理办法》:第十一条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管一年,再移交单位档案管理机构保管。
因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。
单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。
原《管理办法》:第六条当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。
(三)完善了会计档案的借出规定新《管理办法》:第十三条单位保存的会计档案一般不得对外借出。
确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
原《管理办法》:第七条各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
(四)明确了代理记账情况下会计档案的管理要求新《管理办法》:第二十六条单位委托中介机构代理记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理要求及相应责任。
六、新《管理办法》其他规定(一)适用对象新《管理办法》:第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织(以下统称“单位”)管理会计档案适用本办法。
第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户,其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
原《管理办法》:第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称“各单位”),应当依照本办法管理会计档案。
(二)管理部门新《管理办法》:第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作,共同制定全国统一的会计档案工作制度,对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民政府财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作,并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
(三)会计档案的归档1.责任人新《管理办法》:第十条单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称“单位会计管理机构”)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。
2.需要归档的会计档案新《管理办法》:第六条下列会计资料应当进行归档:(1)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(2)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(3)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(4)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
(四)会计档案的移交单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方(的单位)有关负责人负责监督。
交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。