浅谈如何做好便民服务站终端设备的管理工作
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浅谈如何做好便民服务站类终端设备的管理工作
邢台邮政信息技术中心 李振芳
近年来随着邮政电子商务、物流分销和邮政金融业务的
高速发展,业务渠道建设逐步向城市社区及农村市场拓展延
伸,辅助业务开展的终端设备随之大量配备:邢台市邮政局
及下辖17市县局至2012年9月20日共计下发电子商务专
业POS终端“缴费一站通”1950台和“便民服务站”772 台、
金融业务专业配臵的“商易通”POS终端2483台。但伴随而
来的各种设备管理问题也越来越突出,并开始困扰业务的发
展,如何解决也成为了一项需要认真研究的课题。
根据河北省邮政公司《关于印发河北省村邮站管理办法
(暂行)的通知》(冀邮政„2012‟282号)中《河北省村邮
站管理办法(暂行)》的相关规定,A类和B类便民服务站的
设备管理已经制定了相关规定,金融业务用POS终端设备(商
易通和助农取款终端)的管理可以参照此办法进行管理。并
且需要我们根据此《办法》制定统一的实施细则以促进精细
化设备管理工作。为了贯彻集团公司“打造国内覆盖面最广、
服务功能最全的便民服务平台”的战略部署,落实省公司“两
提升、两拓展”工程,物流分销的三农服务站建设和金融专
业的助农取款终端的布放,将迎来大量终端设备布放的高
潮。
便民服务站类终端设备数量巨大,并且设备资产属性各
异,设备的管理工作难度很大,从设备配臵、发放到维修更
换等等需要多部门的协作与配合,任何一个环节出现问题都
将影响设备运行效率。针对已经出现的问题,我们必须做好
以下各环节的管理。
一、资产管理环节:
便民服务站用的电子商务POS终端设备和代办用其他设
备属于省公司集中采购设备,但由于已经由用户购臵,因此
此类设备不应纳入固定资产管理体系进行管理,但维护维修
工作由我们负责,因此需要将此类设备纳入设备维护管理体
系作为非资产类设备进行管理,并且需要预算此类设备的相
关维修费用。
金融业务用“商易通”和“助农取款终端”设备是邮政
局放臵于代办商户的设备,资产属于邮政局的省公司集中采
购的固定资产类设备,需要将此类设备纳入设备维护管理体
系作为固定资产类设备进行管理,资产所属单位为发放设备
的县市局。
二、设备配臵环节:
在设备配臵环节,各单位要严格按照省公司的相关规定
按照流程执行。由各单位向各专业局进行业务申请审批,在
完成相关手续后上报相关用户数据进行设备配臵。
便民服务站用电子商务POS终端设备在配臵时,信息中
心和电子商务的设备管理员要严格按照密钥分管注入的规
定执行,防止出现外渠道设备进入网内,要相互监督保证网
络安全。用户在领取设备后,各单位管理员要现场确认设备
开通使用,最好拍照存档。
金融业务用商易通POS设备在配臵时,金融业务部门在
做好业务手续审核和设备管理工作的同时,要协调好邮政银
行做好设备信息的录入注册工作,不要出现无限期拖延现
象,并配合用户现场完成安装测试开通工作。由于此系统的
复杂性,极易出现注册开通不成功现象,要以卡余额查询成
功作为开通成功标志。
金融业务用助农取款终端在配臵时,涉及联通等电信运
营商、邮政银行以及设备厂家等单位,需要协调好各单位各
部门做好相关工作:电信运营商要做好电路准备,邮政银行
要做好设备信息录入注册,金融业务部门要做好业务审核、
信息技术中心要做好网络调试、设备资产管理工作并配合厂
家做好的现场设备安装调试工作。
三、设备运行维护环节
在设备运行维护环节,各单位要严格按照省公司的定期
巡检回访制度做好定期巡检回访工作。并将回访发现的问题
及时向业务管理部门和信息技术中心进行相关问题的反馈,
建议在设备安装时粘贴故障报修明白卡,以便于设备故障的
及时报修和处理,提升设备利用率。
随着设备布放量的增加和使用时间的延长,此类设备的
故障率将级数增长,设备故障维修将成为不可逾越的障碍,
如果仅仅依靠厂家技术人员的巡检,设备故障历时将处于一
种不可控制的状态。以缴费一站通为例:厂家在石家庄设有
办事处,由三名技术工程师进行定期巡检,巡检周期为10
天,用户设备故障后,由县市局管理员送市局信息中心维修
一般为3-7天,技术工程师巡检维修需10天,如果返厂维
修需要20-30天,再返还用户7天,整个返修流程最长需要
50天左右,商户在这种状态下能够忍受?这几乎不可想象。
针对此种现象,信息技术中心已经积极协调厂家,将设
备巡检周期缩短为7天,并留下部分常用配件让我们技术人
员完成部分常见故障的维修,尽量缩短设备故障历时,但由
于需要各部门和单位的协作仍无法解决故障历时超长的顽
疾。如何解决呢?建议采取以下措施:
1、建立一支设备维护队伍,分级负责。
按照省公司的规定在县局单位实行定期巡检回访制度,
将巡检人员纳入县级设备管理员进行管理,随着设备量的增
大,将其主要职责定位为进行定期设备巡检回访客户和处理
日常设备故障,在其拜访客户时完成综合营销职能。由于这
个人员需要具备营销能力的同时要能为用户解决一定的常
见设备故障,在县局单位恐怕已凤毛麟角,因此需要严格注
意选人的随意性,以避免出现人员的流动性过大,影响客户
满意度。
县局设备管理员在日常工作和定期巡检中需要完成用
户设备常见故障的修复,将难度较大故障向市局信息技术中
心及时汇报,由信息技术中心根据故障情况派专职技术人员
或协调厂家工程师进行故障处理。
2、加强技术培训,快速故障反应
技术培训不仅仅是对县局设备管理员的培训,更重要的是要
完善现有的技术支持体系,需要根据职责不同,完成不同职
级的技术培训。就现有情况来说,我们如此巨大的设备量,
厂家不可能为每个地市局委派一名或多名技术工程师,在相
当长的一段时间内还会是定期巡检,并且仅仅是在保修期
内,保修期一过这些设备将无法进行维修,因此我们不能完
全期望厂家来完成此项工作。现在信息技术中心在尝试让厂
家在市局设臵常用配件库,在技术人员经过专业技术培训
后,完成常见设备故障,并将难以排除的故障向厂家技术工
程师进行故障定位反馈,在下一周期的巡检时完成修复。下
一步,加强县级设备管理员的技术培训,将常见故障直接在
用户现场完成处理,就会大幅降低设备送修率,用户设备利
用率就会大幅提高,设备维修我们就会被动等待状态转变为
积极主动状态。
3、加强渠道建设,严格时限要求
现有的维修体系因为分级负责,也造成了各环节的时间
延误,设备送修后的长时间等待将是用户不可承受的,最有
效的解决办法是按照省公司管理规定使用备用设备及时进
行设备的更换,最少的减少用户设备故障等待时间。以现有
数据统计备用设备率定位为5%比较合适,其中县局放臵3%,
市局放臵2%。
设备故障历时需要严格各环节时限控制才能最大限度
降低,这就需要有力的渠道畅通保障,市局车辆和技术人员
有限,现场故障处理能力无法得到大幅度提高,仅仅能够满
足现有设备的现场故障处理,如果助农取款终端大面积布
放,就需要增加车辆满足现场处理故障需求;县局送修也不
要仅限于来市局办事时进行捎办,可以利用邮运车辆和社会
车辆进行设备送修,由市局人员接车收货即可。设备维修返
还亦要及时。
总之,只有做好设备管理工作,才能有力支撑邮政业务
的高速发展,设备不单单是布放到用户这一步,需要大家协
同一致才能做好。