文字沟通分析培训课件

表达不清，内容缺乏全面考虑， 表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。 错别字和标点错误，废话连篇。
内容清晰，态度乐观，简明扼 内容清晰，态度乐观， 切中要害，。 要，切中要害，。
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文书沟通— 文书沟通—技法概要
掌握写作过程中每个环节的要点 掌握三种文字类型的特点和写作方式
文书沟通— 文书沟通—文字沟通分析
刘云端先生，您好： 刘云端先生，您好： 这是来自微软的信， 这是来自微软的信，继我 们上周的电话谈话后， 们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。 最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣， 新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。 会让您满意的。 期待您的回音， 期待您的回音，并期望很 快能和您会面。 快能和您会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日 年 月 日 只写了一页 暗示下一步应 采取的行动 表明积极的态 度 说明写信原因 知道此信发 给谁
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刘云端先生，您好： 刘云端先生，您好： 这是来自微软的信， 这是来自微软的信，继我们上周的 电话谈话后， 电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。 我公司的最新宣传册。 你曾表示过贵公司对安装新型计算 机软件感兴趣， 机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。 合你的要求，会让您满意的。 期待您的回音， 期待您的回音，并期望很快能和您 会面。 会面。 此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日 年 月 日
尊敬的主管： 您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。 我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮 助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛” 管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下： “6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法， 作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。 现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。 我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。 这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。 综上所述，希望您能够批准我的请求。 此致
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文书沟通— 文书沟通—文字沟通分析
三个问题
信涵、备忘录、报告、提议、记录、 信涵、备忘录、报告、提议、记录、
一、文字沟通的类型？ 文字沟通的类型？
和约、指示、议程、通知、规章、 和约、指示、议程、通知、规章、笔 记、计划、讨论文件 计！
公众沟通---文书沟通 公众沟通---文书沟通
学习目的
通过对目前的期望的文字沟通效果，确认改善的领域 通过对目前的期望的文字沟通效果， 通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。 通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的效果。 培养和发展文字沟通技能
判别两封信的高下，并说明原因 判别两封信的高下，
写信者不原 费神查明联 系人 亲爱的先生/女士： 亲爱的先生 女士： 女士 我已经间接获悉您在寻找 一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。 安装新电脑。我确信作为一 语意含糊 个完全能令人放心的公司， 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 语法错误与 错别字 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人， 个非常热请的人，对于与您 无关信息 相会的可能性， 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 我在周一、 下午不能拜访你处， 下午不能拜访你处，这是因 文书过长 为……
二、有效文字沟通的特点？ 有效文字沟通的特点？
A。传达必要的，精确的信息。 传达必要的，精确的信息。 B。文字的表述对特定的情况应是恰 如其分的。 如其分的。
三、文字沟通首要重点？ 文字沟通首要重点？
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文书沟通— 文书沟通—文字沟通分析
b尽量生动
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文书沟通— 文书沟通—文字沟通分析
练习 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟 分钟） 目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（ 分钟） 。（3 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
进入环节要点
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重温写作过程
整理写作思路， 整理写作思路，考 虑文书内容
文书沟通— 文书沟通—技法概要
准备 准备再 准备
目标:who,what,why 目标:who,what,why 提纲：结构、策略 提纲：结构、 整理：信息、需求 整理：信息、
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。 开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
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文书沟通— 文书沟通—模拟练习
创建文字沟通分析表
一封拒绝的 信
沟通联络卡
进入创建文字沟通分析表
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模拟练习— 模拟练习—文字沟通分析表
文字沟通分析表 主要受 信人 肯定？ 肯定？ 否定？ 否定？ 指示？ 指示？ 直接写 受信人 的？ 重要度 回复的？ 回复的？ 排序 写给受 信人的 困难程 度排序 加以何 备注 种注意
填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。 信件、 填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件 便条、备忘录等。 练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。 练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。 10分钟独自填写 分钟独自填写。 用10分钟独自填写。 填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表， 填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论 问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？ 问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？
1． 写作准备阶段： 写作准备阶段：
思考：写给谁？写什么？为 思考：写给谁？写什么？ 什么？ 什么？ 提纲：主要点， 提纲：主要点，使用索引卡 整理： 整理：按逻辑排列各要点的 位置，去掉无关信息。 位置，去掉无关信息。
3． 检查 是否表述准确。 ① 是否表述准确。 是否有不适当的描述。 ② 是否有不适当的描述。 有否文法、文字上的错误。 ③ 有否文法、文字上的错误。 关的和重复的内容
进入一封拒绝的信（钉书机） 天下广告—实效广告 资讯平台！
模拟练习— 模拟练习—一封拒绝的信
练习背景： 练习背景： 你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信， 你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进 修的要求，（内容见后） 而你必须写一封复信， ，（内容见后 修的要求，（内容见后） 而你必须写一封复信，信中你要拒绝他 的要求。 的要求。 •请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤） 请每个人用10分钟写完这封信 分钟写完这封信。
敬礼 王海宾 2002年10月9日 天下广告—实效广告 资讯平台！
进入研讨
模拟练习— 模拟练习—一封拒绝的信
研讨（20分钟） 分钟） 研讨（20分钟 •两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要 两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料， 求填“分析表” 。10分钟 求填“分析表” 10分钟 •团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出 团队内依次传阅每个人所写的信件， 一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上 一封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上 。（ 一步“分析表”中的意见）5分钟 一步“分析表”中的意见） •团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上，代表宣讲并 团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上 到陈述纸上， 给出综合评价。（陈述纸样板见后） 给出综合评价。（陈述纸样板见后） 5分钟 。（陈述纸样板见后
进入三种类型
文书沟通— 文书沟通—技法概要
类型
肯定 同意某种请示， 同意某种请示，提供 一个机会， 一个机会，或者是一 些好消息。 些好消息。
写作方式
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
否定 对要求的一种否定， 对要求的一种否定， 或者是一个坏消息。 或者是一个坏消息。
明确目的------我想利用这份文书做什么？ 明确目的------我想利用这份文书做什么？ 我想利用这份文书做什么
↓ 传递信息 ↓
↓ 下达指示 ↓
↓ 解释事情 ↓
↓ 事后补遗 ↓
制定语气和修辞策略
进入写作过程
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写作过程
整理写作思路， 整理写作思路， 考虑文书内容
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文字沟通分析
文书沟通
技法概要
模拟训练
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如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ 如果你写不出来，你也别指望你能说得好！ 文字沟通并没有高深的理论，其难度在于，你需要不断 文字沟通并没有高深的理论，其难度在于， 地训练自己，这一过程可能是漫长的。 地训练自己，这一过程可能是漫长的。 与其说你在训练写作技能， 与其说你在训练写作技能，不如说你在培养正确的写作 习惯。 习惯。 不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 不要相信模式，除非是大家共同制定的文字沟通模式， 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。 否则你会发现，这个模版本身就是沟通的阻碍。