采购控制程序

1、目的明确相关部门职责，控制采购成本，保证采购质量，提高工作效率2、适用范围本程序适用于以下采购项目：1生产性物料采购：包含：a）竹片b）煤c）化工材料d）机械配件、五金、电器（如果达到固定资产标准，按照固定资产控制程序）e）外购桨板f）其他燃料：柴油、汽油等g）其他辅料: 维修用料、包装材料等生产用辅料2非生产性物料采购：包括：a) 劳保用品b) 办公用品c) 非生产用五金、电器d) 非生产用柴油、汽油等燃料3外包定制材料的采购4 机械设备等固定资产包括：a) 生产用机械设备b) 达到固定资产标准的机械配件c) 非生产用固定资产3、术语和定义采用GB/T19000—ISO9000：2005《质量管理体系基础和术语》和GB/T24001-ISO14001:2004《环境管理体系要求及使用指南》中的术语和定义4、职责4.1总经理、副总经理总经理对月采购额在5万及以上的采购进行最终审批。

副总经理对月采购额低于5万的进行审批4.2供应总监/副总监负责采购过程的管理：a) 不断开拓有价值的供应商b) 组织询价，不断寻找质优价廉的物料c) 对公司物料的价格成本负责d) 持续、有效降低采购成本e) 采购员必须严格按已批准的采购合同执行，并对采购产品的质量负责。

对不按规定采购的产品自行负责处理，并承担由此造成的损失4.3生产技术部：a) 负责制定物料质量、技术标准，制定、完善物料指标书b) 跟踪物料的使用效果，改善物料技术、质量指标c) 不断发展可替代性的低成本物料d) 对物料消耗成本负责4.4物料使用部门/车间a) 参与制定物料质量标准b) 跟踪、反馈物料的使用效果c) 提出物料使用建议d) 进行物料验收e) 对本部门的物料消耗成本负责4.5质管部a) 参与制定物料质量标准b) 负责原辅材料的检验c) 出具质检报告4.6 纤维原料开发部负责纤维原料的采购、市场开拓。

4.7库管部a) 与供应部、生技部共同对物料设置库存最低余额b) 提出采购申请c) 进行物料验收入库4.8财务部a) 审核付款资料是否齐备，签字是否齐全,审批程序是否齐备b) 审核付款是否符合相关合同规定c) 合理安排资金支付d) 对付款进度进行反馈4.9 审核督察部对采购流程进行整体监控，并对以下关键点进行审核：a) 对招标程序结果进行审核b) 对询价程序结果进行审核c) 进行付款前审核d) 对采购合同进行审核4.10 人力资源行政部a) 负责对非生产性物料进行控制b) 对公司公章进行管理，对签章合同进行初步审核c) 对办公用品成本进行负责d) 对各部门的职责履行情况进行监督5、生产性物料采购程序5.1.1初次及异常情况采购程序——生产性物料5.1.2 连续采购——生产性物料5.2 程序解释5.2.1初次及异常情况采购（更换供应商视同初次采购）——生产性物料1）物料需求审批——由生技部总监负责最终审批a) 物料需求可由生产相关部门提出，提出时应尽可能详细说明技术指标b) 由相关直接负责总监审批，生技部总监总监最终审批2）询价/寻找供应商——采购部负责应至少取得三家以上厂商的报价，如果无法取得三家以上供应商报价，应取得总经理审批3）取得样品/编号——采购部负责取得样品后，对所有样品进行编号。

相关部门只能根据编号进行检验、测试，以保证检验、试用过程中的公正4）检验/观察——质检部负责检验出具质检报告应避免相关人员与供应商的接触5）试用——生技部生技部在检验后，决定是否进行下一步的试用。

试用物料供应商应有三家以上，以便于价格成本的控制6）采购试用物料——采购部负责、审批样品应予以随机编号。

试用物料应有三家以上，以便于价格成本控制7）出具试用报告——生技部生技部根据相关部门的结论，出具试用报告8）确定供应商/签订合同——总经理/副总经理审批由总经理/副总经理根据生技部的结论、物料价格决定9）采购——供应部采购数量应取得生技部总监审批10）验收——质检部/使用部门库管部对数量等指标进行验收质检部及使用部门对质量指标进行验收11）入库——库管部库管部入库资料包含：验收单，送货单，采购审批单12）付款——财务部付款资料必须包含：入库单，送货单，验收单，采购审批单，发票*** 如果物料无需进行样品检验及测试，则程序中虚线部分可忽略。

5.2.2连续采购——生产性物料1)采购申请——库管部库管部根据物料库存限额向采购部提出申请2）申请审批——生技部生产总监对采购数量进行审批3)询价——供应部a) 每次采购必须进行询价b) 询价对象应在三个以上，否则应取得总经理审批4)价格审批/签订合同——总经理/副总经理a) 如果价格有变动，应进行价格审批b) 如果因为价格因素需要更换供应商，按照《首次采购》程序c) 如果价格无变动，则无需进行价格审批5）采购——供应部6) 验收——质管部及相关部门库管部对数量等指标进行验收质管部及相关部门对质量指标进行验收7) 入库——库管部所有生产性物料必须先入库、后领用8）付款——财务部a)凭证不齐不得付款b)付款凭证至少包括：入库单、采购申请单、发票注意：***生技部应制作物料质量指标书，并持续不断的予以完善。

***所有生产性物料必须先入库、后领用***供应部应对询价、报价资料予以保存*** 供方产品如出现严重的质量问题，由生技部、供应部商讨退货或者扣款，总经理负责审批*** 如果有特殊事项，必须取得总经理/副总经理批准6 非生产性物料采购程序6.1 采购程序6.2程序解释a) 申请审批——人力资源行政部总监审批相关部门向行政部提出申请行政部应对采购数量予以审批b) 询价——供应部（其中办公用品由行政部自行询价、采购）c) 价格审批——总经理/副总经理d) 采购——供应部e) 验收——由行政部及相关使用部门验收行政部对数量等指标进行验证使用部门对质量指标进行验收f) 入库——库管部a)办公用品无需办理入库，直接由行政部保管b) 库管部对数量等指标进行检验g) 付款——财务部付款至少应有以下凭证：申请审批单、验收单、入库单、发票7 外包定制材料1）属于生产性外包定制材料，按照生产性物料采购程序办理2）不属于生产性外包定制材料，按照非生产性物料采购程序办理8 固定资产采购8.1 程序8.2 程序解释1）采购申请由使用部门提出，或由使用部门和相关技术部门共同提出，并由相关部门负责总监签字2）采购申请审批a) 生产用资产采购申请由生产技术部总监、相关负责总监审批b) 非生产用资产采购申请由人力资源行政部总监审批c) 土建用资产采购申请由安全环保监察部总监审批d) 审批时应考虑相关设备的必要性、技术可行性负责，并考虑其经济性。

3）申请最终审批总经理/副总经理对采购申请做最终审批。

4）询价/确定供应商a) 供应部负责设备询价、采购工作。

供应商应有三家以上。

特殊情况应取得总经理审批b) 对于有关联人员推荐的供应商，应按照正常程序询价。

c) 如不能询价三家以上，应取得总经理（副总经理）批准5）价格审批由总经理（副总经理）进行审批6）验收a) 生产性资产由生技部技术部总监负责验收。

b) 其他资产相关审批部门负责验收7) 付款——财务部8 文件格式及要求8.1《采购需求计划》内容应包括：a) 产品名称、规格、型号；b) 采购数量；c) 质量要求；d) 交货时间e) 现有库存量f)库管部签字g)生技部总监、直接负责总监签字供应部对《采购需求计划》中的“供方、采购员、价格、交货时间”栏进行确认8.2《新材料试用情况表》该表需经车间、质检部、生技部负责人确认，由总经理审批8.3 采购合同a)签定时应详细注明产品名称、型号、规格、交货进度（具体时间）、价格、数量、计量单位、产品质量标准及要求、质量保证要求、验收方式、双方的责任划分等内容。

b)采购合同签订时应做到字迹清晰、规范，表意准确、完整，合同内容应符合《中华人民共和国经济合同法》和《安县纸业有限公司经营管理制度》。

c)合同审批后，交公司行政部，核准并加盖经济合同专用章，合同正式生效。

d)合同签订生效后，不论哪方出现异议，都应通知另一方协商，达成共识后进行修订，修订后应再次进行评审和审批。

e)采购合同需审批而总经理不在公司时，由供应部经理电话请示总经理，总经理同意后电话指示行政部办理，待总经理回公司后补签字。

8.4 采购信息主要包括：a）《采购需求计划》、《采购物资询价及审批表》、《外购、外协件明细表》等；b）采购产品的技术条件、工艺要求以及环境要求等文件；c）采购产品验收准则；9验收要求a)所有入库物料，保管员对采购产品的接收验证，首先需对采购产品的包装、标识、合格证和数量进行验证确认，具体可按《产品监视和测量控制程序》的有关“进货检验”的规定执行。

供方每一批原材料均需提供产品合格证明材料，由保管员将其与《进货物资验收通知单》一并送验证部门，否则，相关部门可以拒绝验收，并不得作正式入库。

b）经验证合格的产品，分类放入合格品区域，并做好“合格”标识，由保管员按规定填写《入库单》c）未经验证的产品，应挂上“待检”标识。

d）经保管员验证，判定为不合格品时，应按《不合格品、不符合项控制程序》的规定处理。

e)当顾客提出在供方的现场或在本公司的生产现场对供方提供的产品实施验证时，供应部应在采购合同中对验证的安排和产品放行的方法做出规定。

10 货款的承付a)采购员在材料验收合格入库后，凭发票及入库单出具《付款通知单》交分管领导审核。

其审核内容为：①价格；②产品质量；③产品数量；④金额；⑤让步接收额外增加的费用；⑥付款方式及时间。

b) 金额在5万元以上由总经理批准，总经理不在时，由供应部经理电话请示总经理，总经理同意后电话指示行政部和财务部，同时行政部书面通知财务部，待总经理回来后，由行政部将“付款通知单”交总经理补签。

d) 财务部凭《付款通知单》和《安县纸业有限公司物资验收登记表》及《产品验证合格证明》或《不合格品评审纪要》办理货款承付业务，否则应拒绝承付。

e) 因为采购物料、资产质量问题需要对付款金额进行协商、折算的，由部门最终审批总监、部门直接负责总监、供应部总监商定，后报总经理/副总经理审批。

审核督察部审核11、引用和支持性文件11.1 《产品监视和测量控制程序》11.2 《不合格、不符合项控制程序》11.3 《改进控制程序》11.4 《合同管理办法》11.5 《质量、环境管理监督与考核办法》12、记录12.1 《新材料试用情况表》12.2 《采购需求计划》12.3 《采购合同评审表》12.4 《外购、外协件明细表》12.5 《采购物资询价及审批表》12.6 《入库单》。

12.7 《安县纸业有限公司物资验收登记表》12.8《进货物资验收通知单》12.9《质量信息反馈单》13、附录13.1 《采购流程图》采购流程图。